7 Gründe für einen ERP-Wechsel

Was alle wachstumsorientierten Schweizer Unternehmen benötigen? Ein modernes ERP-System! Denn ohne würden Ihre Mitarbeiter sich immer noch mit dem Schreiben von Rechnungen aufhalten und wären dauerhaft damit beschäftigt Daten aus allen möglichen Systemen zusammenzutragen. Skalierung und Wachstum wären aus Zeitmangel gar nicht möglich. Da eine ERP-Software Ihnen diese und noch viel mehr Aufgaben abnimmt, hat sie ihren Preis.

Auch der Wechsel eines ERPs ist eine Investition, die gut durchdacht werden sollte. In diesem Artikel sprechen wir deswegen darüber, wann sich der Umzug zu einem neuen System lohnt, wie dieser abläuft und welche Chancen und Risiken Sie beachten sollten.

Woran scheitert die Nutzung eines ERP-Systems?

In der Regel scheitert die Nutzung einer ERP-Software daran, dass das System im Laufe der Zeit nicht mehr den Bedürfnissen des Unternehmens entspricht. Zu Beginn des Geschäftsbetriebs konnte es vielleicht alle Anforderungen erfüllen, doch irgendwann braucht das Unternehmen erweiterte Funktionen. Oder das Unternehmen schlägt einen neuen Kurs ein, sodass neue Funktionen gefordert sind.

An diesen Punkten scheitert die Nutzung von ERP-Systemen häufig in der Praxis:

Unzureichende Anpassungsfähigkeit

Ein häufiger Grund für das Scheitern ist die fehlende Anpassungsmöglichkeit bei wachsenden oder sich ändernden Geschäftsanforderungen. Unternehmen entwickeln sich weiter, ihre Prozesse werden komplexer.

Wenn das ERP nicht in der Lage ist, diese Veränderungen zu unterstützen, kann es schnell zu einem Hindernis werden, statt das Unternehmen in seiner Geschäftstätigkeit zu unterstützen.

Mangelhafte Integration

In der modernen IT-Landschaft ist die Integration von Systemen entscheidend. Eine ERP-Software muss reibungslos mit anderen Anwendungen und Datenquellen kommunizieren können. Wenn die Software jedoch nicht richtig integriert ist, entstehen Dateninseln, die den Informationsfluss behindern.

Dies führt zu ineffizienten Prozessen und erhöht das Risiko von Fehlern. Eine fehlende oder unzureichende Integration ist daher ein weiterer Hauptgrund, warum ERP-Systeme in der Anwendung scheitern.

Komplexität und Benutzerakzeptanz

Eine ERP-Software kann noch so leistungsfähig sein, wenn sie von den Mitarbeitern nicht richtig eingesetzt wird, ist sie zum Scheitern verurteilt. Hohe Komplexität und eine unzureichende Benutzerfreundlichkeit sind häufige Ursachen dafür, dass ein System nicht in vollem Umfang genutzt wird.

Benutzerfreundlichkeit und Akzeptanz durch die Nutzer sollten daher bei der Auswahl und Implementierung eines ERP-Systems oberste Priorität haben.

Veraltete Technologie

Technologie entwickelt sich rasant weiter. Eine ERP-Software, die vor einigen Jahren noch als state-of-the-art galt, kann heute bereits veraltet sein. Somit bieten sie möglicherweise nicht mehr die nötige Leistung, Sicherheit oder Kompatibilität, die moderne Unternehmen benötigen. 

Wenn Ihr aktuelles ERP-System auf veralteter Technologie basiert, ist es möglicherweise an der Zeit, ein Upgrade oder einen vollständigen Wechsel in Betracht zu ziehen.

7 Gründe für einen ERP-Wechsel

Langsame Prozesse, unzureichende Datenqualität, starkes Unternehmenswachstum und fehlende mobile Unterstützung können Gründe für die Einführung einer neuen Software sein. Am Ende dieses Artikels finden Sie zudem eine Checkliste, mit der Sie prüfen können, ob Ihre aktuelle Enterprise-Lösung noch Ihren Ansprüchen entspricht.

1. Langsame Prozesse und ineffiziente Abläufe

Einer der offensichtlichsten Indikatoren für eine veraltete oder ungeeignete ERP-Lösung sind langsame Prozesse und ineffiziente Abläufe. Wenn alltägliche Aufgaben länger dauern als notwendig oder häufig Fehler auftreten, ist dies ein deutliches Zeichen dafür, dass das System an seine Grenzen stößt.

Dies kann weitreichende Konsequenzen haben, da ineffiziente Prozesse die Produktivität und letztendlich auch den Gewinn beeinträchtigen.

2. Unzureichende Datenqualität und Berichterstattung

Ein weiteres Anzeichen dafür, dass eine neue ERP-Software erforderlich ist, sind Probleme bei der Datenqualität und Berichterstattung. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, genaue und aktuelle Daten für Berichte und Analysen abzurufen, könnte dies darauf hindeuten, dass Ihr System nicht in der Lage ist, die benötigten Informationen korrekt zu verarbeiten oder zu speichern. 

Letztlich kann dies zu schlechten Geschäftsentscheidungen führen und das Unternehmen auf lange Sicht schädigen.

3. Wachstum und Expansion

Unternehmen, die wachsen und expandieren, stehen oft vor der Herausforderung, dass ihre aktuelle Software nicht mehr mit den neuen Anforderungen Schritt halten kann. Ob durch die Eröffnung neuer Standorte, die Einführung neuer Produkte oder die Ausweitung auf internationale Märkte – ein ERP-System muss in der Lage sein, diese Veränderungen zu unterstützen. 

Wenn Ihre aktuelle Software nicht in der Lage ist, mit dem Wachstum Ihres Unternehmens Schritt zu halten, könnte ein Umstieg notwendig sein.

4. Fehlende mobile Unterstützung

Immer mehr Unternehmen setzen auf Remote Work. Deswegen ist entscheidend, dass Mitarbeiter von überall aus auf das ERP-System zugreifen können. Wenn Ihr aktuelles System keine mobile Unterstützung bietet oder nur eingeschränkte Funktionen für mobile Geräte hat, könnte dies ein weiterer Hinweis darauf sein, dass ein Wechsel erforderlich ist. 

Moderne ERP-Lösungen wie Microsoft Dynamics 365 Business Central bieten umfangreiche mobile Funktionen, die es den Mitarbeitern ermöglichen, auch unterwegs effizient zu arbeiten.

5. Steigende Wartungs- und Supportkosten

Ein klares Indiz dafür, dass Ihr ERP-System überholt ist, sind ständig steigende Wartungs- und Supportkosten. Ältere ERP-Systeme erfordern oft kostspielige Wartungsarbeiten, da die Technologie veraltet ist. Auch die Notwendigkeit, regelmäßig Updates durchzuführen, um Sicherheitslücken zu schließen, kann die Betriebskosten erhöhen. 

Wenn die Kosten für die Aufrechterhaltung des Systems unverhältnismäßig hoch sind, sollten Sie die Investition in ein moderneres, effizienteres ERP-System in Erwägung ziehen.

6. Fehlende Flexibilität für neue Geschäftsfelder

Wenn Ihr Unternehmen neue Geschäftsfelder oder Geschäftsmodelle erschließen möchte und Ihr aktuelles ERP-System nicht die nötige Flexibilität bietet, spricht dies ebenfalls für einen Umstieg. Viele ältere ERP-Systeme sind auf bestimmte Branchen oder Prozesse spezialisiert und bieten nur begrenzte Möglichkeiten zur Anpassung an neue Anforderungen. 

Ein modernes ERP-System wie Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet hingegen die Flexibilität, sich an wechselnde Geschäftsmodelle anzupassen, indem neue Funktionsbereiche einfach hinzugefügt werden können.

7. Sicherheits- und Compliance-Anforderungen

Mit zunehmender Digitalisierung steigen auch die Anforderungen an die Datensicherheit und die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben (Compliance). Wenn Ihr ERP-System veraltete Sicherheitsprotokolle verwendet oder Schwierigkeiten hat, branchenspezifische oder internationale Compliance-Anforderungen zu erfüllen, kann dies nicht nur rechtliche Risiken, sondern auch Reputationsschäden für Ihr Unternehmen nach sich ziehen. 

Ein modernes ERP-System stellt sicher, dass Ihre Daten geschützt und die neuesten Compliance-Vorgaben automatisch umgesetzt werden.

Checkliste: Ist ein neues ERP-System notwendig?

Als Entscheidungshilfe für oder gegen eine neue ERP-Lösung dienen die folgenden Fragen:

• Gibt es regelmäßig Verzögerungen oder ineffiziente Prozesse im aktuellen ERP-System?
• Wird das System langsamer, je mehr Daten es verarbeiten muss?
• Ist das System nicht in der Lage, sich an veränderte Geschäftsprozesse oder Wachstumsanforderungen anzupassen?
• Stößt das ERP-System an seine Kapazitätsgrenzen, wenn neue Geschäftsfelder oder Standorte hinzugefügt werden?
• Nutzt das System veraltete Technologien, die schwer zu warten oder zu erweitern sind?
• Funktioniert die Integration des ERP-Systems mit anderen modernen Softwarelösungen (z. B. CRM, HR, E-Commerce) schlecht oder gar nicht?
• Gibt es häufig Probleme bei der Datenqualität, etwa durch doppelte Einträge oder fehlerhafte Datensätze?
• Ist es schwierig, präzise und aktuelle Berichte für wichtige Geschäftsentscheidungen zu erstellen?
• Sind die Wartungs- und Supportkosten des aktuellen Systems in den letzten Jahren erheblich gestiegen?
• Müssen ständig teure Upgrades oder Erweiterungen durchgeführt werden, um die Systemleistung zu verbessern?
• Erfüllt das aktuelle ERP-System nicht mehr die neuesten Sicherheitsstandards (z. B. Datensicherheit, Verschlüsselung)?
• Haben Sie Schwierigkeiten, gesetzliche Vorschriften oder Compliance-Anforderungen (z. B. durch das Datenschutzgesetz) mit dem bestehenden ERP-System zu erfüllen?
• Haben Mitarbeiter Schwierigkeiten, das ERP-System zu bedienen, und kommt es regelmäßig zu Frustrationen oder Fehlern?
• Sind für jede Anpassung oder Optimierung im ERP-System umfangreiche IT-Ressourcen nötig?
• Bietet das ERP-System keinen oder nur eingeschränkten mobilen Zugriff für Mitarbeiter, die von unterwegs arbeiten müssen?
• Fehlen moderne Funktionen wie cloudbasierte Nutzung, KI-gestützte Auswertungen oder automatisierte Workflows?

Wenn die meisten Fragen mit „Ja“ beantwortet wurden, deutet dies stark darauf hin, dass ein ERP-Umstieg notwendig ist und Ihr aktuelles System das Wachstum und die Effizienz Ihres Unternehmens behindert.

Haben Sie die meisten Fragen mit „Nein“ beantwortet wurden, erfüllt Ihr aktuelles ERP-System weitgehend die Anforderungen. Dennoch sollten Sie mögliche Verbesserungsfelder identifizieren und evaluieren, ob Optimierungen nötig sind.

Wie läuft ein ERP-Wechsel ab?

Still und heimlich haben Sie vielleicht schon die Entscheidung für eine neue ERP-Lösung getroffen. Im nächsten Schritt müssen Sie ein geeignetes System für Ihre Anforderungen finden und dieses anschließend integrieren. 

Der ERP-Wechsel ist ein komplexes Projekt, das sorgfältig geplant und durchgeführt werden muss, um erfolgreich zu sein. Hier sind die wichtigsten Schritte, die Sie beachten sollten:

Bedarfsanalyse

Der erste Schritt bei einem Software-Wechsel ist die Durchführung einer umfassenden Bedarfsanalyse. Hierbei werden die Anforderungen und Ziele des neuen Systems definiert. Die folgenden Fragen helfen Ihnen dabei, die Bedürfnisse Ihres Unternehmens besser zu verstehen und zu konkretisieren:

• Welche spezifischen Geschäftsprozesse müssen durch das neue System unterstützt werden?
• Welche Probleme und Herausforderungen bestehen mit der aktuellen Software?
• Wie sehen Ihre langfristigen Geschäftsziele aus, und wie kann eine neue ERP-Lösung diese unterstützen?
• Welche spezifischen Funktionen und Module sind für Ihr Unternehmen unerlässlich? 
• Welche Integrationen müssen berücksichtigt werden?
• Wie hoch ist Ihr Budget?
• Wie sind meine Mitarbeiter im Umgang mit ERP-Systemen geschult und wie wichtig ist Benutzerfreundlichkeit des neuen Systems?
• Welche rechtlichen und regulatorischen Anforderungen muss die neue Software erfüllen?

Diese Fragen bilden die Grundlage für die Auswahl eines geeigneten Systems und die Planung der Implementierung.

Auswahlprozess

Sobald die Anforderungen definiert sind, beginnt der Auswahlprozess. In diesem Schritt werden verschiedene Anbieter und -Systeme evaluiert, um die beste Lösung für das Unternehmen zu finden. Berücksichtigen Sie nicht nur die technischen Aspekte, sondern auch die Benutzerfreundlichkeit, den Support und die Kosten. Pilotprojekte oder Testinstallationen können ebenfalls hilfreich sein, um das System in der eigenen Umgebung zu testen, bevor eine endgültige Entscheidung getroffen wird.

Sehen Sie hierzu auch: Schweizer ERP Systeme im Vergleich.

Datenmigration

Die Datenmigration ist einer der kritischsten Schritte bei einem ERP-Wechsel. Hierbei müssen bestehende Datenbestände in das neue System übertragen werden. Dies erfordert nicht nur die Übertragung der Daten, sondern auch deren Bereinigung und Anpassung an das neue System. Eine sorgfältige Planung und Durchführung der Datenmigration sind entscheidend, um Datenverlust oder -korruption zu vermeiden.

Testphase

Bevor das neue ERP-System live geschaltet wird, sollte eine umfassende Testphase durchgeführt werden. In dieser Phase werden alle Funktionen getestet, um sicherzustellen, dass sie wie gewünscht funktionieren und korrekt integriert sind. Auch die Mitarbeiter, die mit dem System arbeiten, sollten in dieser Phase eingebunden werden, um ihre Akzeptanz und das Verständnis zu fördern.

Schulung und Change Management

Ein erfolgreicher ERP-Wechsel hängt maßgeblich von der Akzeptanz und dem Verständnis der Benutzer ab. Daher ist eine umfassende Schulung der Mitarbeiter unerlässlich. Zusätzlich sollte ein Change-Management-Prozess implementiert werden, der die Mitarbeiter durch den Veränderungsprozess begleitet und mögliche Widerstände frühzeitig erkennt und adressiert. 

Go-Live und Nachbetreuung

Der Go-Live ist der Zeitpunkt, an dem das neue ERP-System in den regulären Betrieb übergeht. Dieser Schritt sollte sorgfältig geplant werden, um Betriebsunterbrechungen zu minimieren. Stellen Sie sicher, dass Sie ausreichend Ressourcen für die Nachbetreuung zur Verfügung stehen haben, um auftretende Probleme schnell zu beheben und die Benutzer weiterhin zu unterstützen.

Nexova Dynamics unterstützt Ihr Unternehmen beim reibungslosen Wechsel zu Dynamics 365 Business Central. Sprechen Sie uns an.

Chancen und Risiken beim ERP-Wechsel

Ein ERP-Wechsel bietet viele Chancen, birgt aber auch Risiken. Vor allem dann, wenn Sie den Umstieg ohne entsprechendes Know-how oder fehlende zeitliche Ressourcen durchführen wollen.

Es ist wichtig, beide Aspekte genau zu betrachten und abzuwägen, um eine fundierte Entscheidung zu treffen: Ist ein Wechsel wirklich notwendig oder sollten wir bei unserer alten ERP-Lösung bleiben?

Chancen

• Optimierung der Geschäftsprozesse: Ein neues ERP-System bietet die Möglichkeit, bestehende Geschäftsprozesse zu überdenken und zu optimieren. Dies kann zu effizienteren Abläufen, geringeren Kosten und einer höheren Produktivität führen.
• Bessere Datenintegration: Moderne ERP-Lösungen bieten verbesserte Integrationsmöglichkeiten, die es ermöglichen, verschiedene Systeme und Datenquellen nahtlos zu verknüpfen. Dies führt zu einer besseren Datenqualität und ermöglicht fundierte Geschäftsentscheidungen.
• Skalierbarkeit und Flexibilität: Ein neues ERP-System wie Microsoft Dynamics 365 Business Central ist skalierbar und kann sich an die wachsenden Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen. Es bietet die Flexibilität, neue Module oder Funktionen hinzuzufügen, wenn sich Ihre Geschäftsanforderungen ändern.
• Erhöhte Kundenzufriedenheit: Durch die Verbesserung der internen Abläufe und der Datenqualität können Sie die Kundenserviceprozesse optimieren und so die Zufriedenheit Ihrer Kunden steigern. Dies kann sich positiv auf die Kundenbindung und den Umsatz auswirken.
• Wettbewerbsvorteil: Der Einsatz eines modernen ERP-Systems kann Ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen, da Sie in der Lage sind, schneller auf Marktveränderungen zu reagieren, innovativer zu arbeiten und bessere Entscheidungen zu treffen.

Risiken 

• Kostenüberschreitung: Ein häufiges Risiko bei ERP-Wechseln sind unvorhergesehene Kosten, die das Budget sprengen. Diese können durch ungenaue Planung, zusätzliche Anpassungen oder unerwartete technische Herausforderungen entstehen.
• Betriebsunterbrechungen: Während des Wechsels kann es zu Betriebsunterbrechungen kommen, die zu wirtschaftlichen Verlusten führen können. Es ist wichtig, einen detaillierten Plan zu erstellen, um diese Unterbrechungen so gering wie möglich zu halten.
• Benutzerakzeptanz: Ein neues System kann auf Widerstand bei den Mitarbeitern stoßen, insbesondere wenn die Benutzerfreundlichkeit nicht gewährleistet ist oder die Mitarbeiter an dem alten System festhalten wollen. Ein gut durchdachtes Change Management und umfassende Schulungen sind entscheidend, um dieses Risiko zu minimieren.
• Datenverluste: Bei der Migration von Daten kann es zu Verlusten oder Beschädigungen kommen, was zu erheblichen Problemen führen kann. Eine sorgfältige Planung und Durchführung der Datenmigration sind unerlässlich, um dieses Risiko zu verringern.
• Unterschätzung des Aufwands: Der Zeit- und Ressourcenaufwand für einen ERP-Wechsel wird häufig unterschätzt. Dies kann zu Verzögerungen und zusätzlichen Kosten führen. Es ist wichtig, realistische Zeitpläne und Budgets zu erstellen und Puffer für unvorhergesehene Ereignisse einzuplanen.

Ein ERP-Wechsel ist mit einem erheblichen Zeitaufwand verbunden und erfordert Expertenwissen. Bei Nexova Dynamics sind wir auf die Implementierung von Dynamics 365 Business Central spezialisiert, sodass Sie als Unternehmer keine Risiken durch Betriebsunterbrechungen, Datenverluste oder Kostenüberschreitungen fürchten müssen.

Welches ERP-System passt zu meinem Unternehmen?

Wenn Sie die Entscheidung getroffen haben, Ihr System zu wechseln, müssen Sie ein geeignetes System finden. Um die passende Lösung zu finden, empfehlen wir folgende Schritte:

1. Anforderungen und Prioritäten definieren:

Welche Anforderungen und Prioritäten für Ihr Unternehmen wichtig sind. Welche Funktionen sind unverzichtbar? Welche spezifischen Herausforderungen müssen gelöst werden?

2. Marktübersicht erstellen

Welche ERP-Anbieter und -Systeme sind auf dem Markt verfügbar? Es ist ratsam, mehrere Optionen in Betracht zu ziehen und eine umfassende Evaluierung durchzuführen. Dazu gehören die Analyse von Funktionen, Benutzerfreundlichkeit, Kosten und Support.

In unserem Artikel “10 in der Schweiz beliebte ERP-Systeme im Vergleich” finden Sie eine ausführliche Übersicht.

3. Referenzen und Fallstudien ansehen

Erfolgsberichte und Erfahrungswerte können wertvolle Einblicke in die Stärken und Schwächen eines Systems bieten. Viele Unternehmen haben gute Erfahrungen mit Microsoft Dynamics 365 Business Central gemacht, einer ERP-Lösung, die sich durch hohe Flexibilität und Leistungsfähigkeit auszeichnet.

Hier stellen wir Ihnen Microsoft Dynamics 365 Business Central vor.

4. Pilotprojekte oder Testinstallationen durchführen

Einige Anbieter von ERP-Systemen bieten die Möglichkeit, ein Pilotprojekt oder eine Testinstallation durchzuführen, bevor Sie sich endgültig für eine Lösung entscheiden. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, das System in Ihrer eigenen Umgebung zu testen und zu sehen, wie gut es zu Ihrem Unternehmen passt.

Was kostet der ERP-Wechsel?

Eine ERP-Lösung ist eine große Investition für Ihr Unternehmen, sie bietet jedoch zahlreiche Vorteile, die entscheidend für Ihren Geschäftserfolg sind. Auch der Wechsel Ihres ERP-Systems ist mit Kosten verbunden. Daher sollte der Umzug sorgfältig geplant werden, um diese im Griff zu behalten.

Es gibt verschiedene Kosten, die Sie berücksichtigen müssen:

Lizenzkosten

Die Lizenzkosten sind einer der größten Posten bei einem ERP-Wechsel. Die Ausgaben hierfür variieren je nach Anbieter und Modell (z. B. Kauf, Miete, cloud-basiert). Es ist wichtig, dass Sie die langfristigen Lizenzkosten im Auge behalten und sicherstellen, dass sie in das Budget des Unternehmens passen.

Implementierungskosten

Kosten für die Implementierung umfassen die Ausgaben für die Anpassung, Konfiguration und Integration des neuen ERP-Systems. Diese Kosten können je nach Komplexität des Projekts erheblich variieren. Es ist wichtig, einen realistischen Implementierungsplan zu erstellen, der alle notwendigen Anpassungen und Integrationen umfasst.

Schulungskosten

Mitarbeiterschulungen sind ein unverzichtbarer Bestandteil eines ERP-Wechsels, denn ein neues System, das niemand bedienen kann, nützt niemandem etwas. Die Kosten für Schulungen können variieren, je nachdem, wie umfangreich die Schulungen sind und wie viele Mitarbeiter geschult werden müssen. Einige ERP-Anbieter geben auch kostenlose Schulungen.

Betriebsunterbrechungen

Während des ERP-Wechsels kann es zu Betriebsunterbrechungen kommen, die wirtschaftliche Verluste verursachen können. Diese indirekten Kosten sollten ebenfalls in die Budgetplanung einfließen. Die Unterstützung durch einen Experten für ERP-Wechsel trägt dazu bei, das Risiko für Unterbrechungen zu minimieren.

Langfristige Wartung und Support

Bei einigen ERP-Systemen fallen nach der Implementierung laufende Kosten für Wartung und Support an. Diese Kosten sollten von Anfang an eingeplant werden, um sicherzustellen, dass das System langfristig zuverlässig funktioniert und auf dem neuesten Stand bleibt.