8 Kriterien, die Sie bei der ERP-Auswahl beachten sollten

Zwischen 2018 und 2023 stieg der Umsatz von Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP) weltweit um dreißig Prozent. Analysten sagen, dass Unternehmen zunehmend ERP-Systeme einsetzen, da sie eine effiziente und integrierte Lösung für die Verwaltung verschiedener Geschäftsprozesse bieten. Wachstumsorientierte Firmen suchen nach Lösungen, die ihnen helfen, ihre betriebliche Effizienz zu verbessern, Kosten zu senken, die Kundenzufriedenheit zu steigern und die Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen. Ein gutes ERP-System macht all dies möglich. 

In diesem Artikel erfahren Sie, was eine hervorragende ERP-Software ausmacht, welche Arten von ERP-Lösungen es gibt und wie Sie die ERP-Auswahl für Ihr Business angehen können.

Die Basics: Wofür steht ERP?

ERP steht für Enterprise Resource Planning und beschreibt Softwarelösungen, die alle wichtigen Geschäftsprozesse eines Unternehmens integrieren und zentral steuern. Im Kern dienen ERP-Systeme dazu, die Verwaltung von Finanzen, Lieferketten, Personal, Produktion und Kundenmanagement zu optimieren. Sämtliche Daten und Abläufe werden konsolidiert, sodass jeder Bereich des Unternehmens auf Echtzeitinformationen zugreifen kann.

Das zentrale Ziel eines ERP-Systems ist es, Informationen nahtlos in allen Abteilungen verfügbar zu machen. Dies erhöht die Effizienz und verbessert die Entscheidungsfindung, da Sie als Führungskraft auf konsistente und aktuelle Daten zurückgreifen können.

Welche Arten von ERP-Systemen gibt es?

Je nach Größe, Branche und individuellen Anforderungen gibt es unterschiedliche Arten von ERP-Systemen. Die richtige Auswahl hängt davon ab, welche Anforderungen Ihr Unternehmen hat, welche Funktionen Sie benötigen und wie flexibel Sie die Software anpassen möchten. Es gibt drei Hauptarten von ERP-Systemen:

Branchenspezifische ERP-Systeme

Ein branchenspezifisches ERP-System ist dann sinnvoll, wenn Ihr Unternehmen spezialisierte Anforderungen hat. Beispielsweise benötigen produzierende Unternehmen oft eine Lösung, die Lagerbestände und Produktionsprozesse optimiert, während im Handel der Fokus eher auf Bestandsführung und Logistik liegt. Dienstleistungsunternehmen wiederum benötigen häufig Funktionen zur Verwaltung von Projekten und Ressourcen.

On-Premise-ERP

Traditionell wurde eine ERP-Software auf firmeneigenen Servern, also On Premise, installiert. Diese Möglichkeit bietet ein hohes Maß an Kontrolle über die Daten und kann individuell angepasst werden, jedoch sind die hohen Anfangsinvestitionen für Server und IT-Infrastruktur ein erheblicher Kostenfaktor. 

Zudem erfordert die Pflege und Wartung einer solchen Lösung häufig ein großes internes IT-Team, das sich um Software-Updates und Datensicherheit kümmert. Aus diesen Gründen werden heutzutage eher Cloud-ERP-Systeme bevorzugt.

Cloud-ERP

Cloud-ERP-Systeme bieten hingegen eine skalierbare, flexible und kostengünstigere Alternative. Die Software wird über das Internet bereitgestellt, was geringere Anfangsinvestitionen und eine einfachere Wartung bedeutet, da Updates und Sicherheitsmaßnahmen vom Anbieter übernommen werden. Der Zugriff auf die Software erfolgt standortunabhängig, was besonders für Unternehmen mit mehreren Standorten oder Remote-Unternehmen von Vorteil ist.

Wissenswertes zu Cloud-ERP-Systemen finden Sie in unserem Artikel „Die besten ERP-Cloud-Lösungen für Schweizer im Vergleich“

Wann brauche ich ein ERP-System?

Wann der richtige Zeitpunkt für die Einführung eines ERP-Systems in Ihrem Unternehmen ist, hängt von mehreren Faktoren ab. Hier sind einige typische Anzeichen, die dafür sprechen:

Unternehmenswachstum und Skalierungsprobleme

Wenn Ihr Unternehmen wächst, steigt die Komplexität der Geschäftsprozesse. Die Verwaltung von Bestellungen, Lagerbeständen, Finanzen und Personal wird zu einer Herausforderung, da Prozesse, die manuell oder über mehrere getrennte Systeme abgewickelt werden, fehleranfällig sind. Ein ERP-System ermöglicht es Ihnen, alle Daten in einem zentralen System zu bündeln, was die Verwaltung vereinfacht und Fehler minimiert.

Verteilung auf mehrere Standorte

Sobald ein Unternehmen auf mehrere Standorte oder Abteilungen verteilt ist, steigt der Bedarf an einem zentralen System, das alle Bereiche effizient miteinander vernetzt. Eine ERP-Software ermöglichen es Ihnen, standortübergreifend Daten in Echtzeit zu verwalten und die Zusammenarbeit zu verbessern.

Steigende Anforderungen an Compliance und Reporting

Regulatorische Anforderungen wie das Datenschutzgesetz oder branchenspezifische Vorschriften verlangen immer häufiger, dass Unternehmen detaillierte Berichte und Nachweise über ihre Abläufe vorlegen können. Eine ERP-Software sorgt dafür, dass diese Anforderungen automatisch und lückenlos erfüllt werden, indem es alle relevanten Daten zentral erfasst und Berichte automatisch generiert.

Was macht ein gutes ERP-System aus?

Eine gutes ERP zeichnet durch seine Funktionsvielfalt aus und durch die Art und Weise, wie es sich an die Bedürfnisse eines Unternehmens anpassen lässt. Hier ist eine Auswahl der wichtigsten Merkmale, die eine hochwertige ERP-Lösung bieten sollte:

Integrierte Daten und Echtzeitinformationen

Die Möglichkeit, alle Unternehmensdaten in einem System zu bündeln und in Echtzeit darauf zugreifen zu können, ist eine der größten Stärken eines ERP-Systems. Die Finanzabteilung kann beispielsweise sofort sehen, wie viele offene Rechnungen vorliegen, während der Vertrieb erkennt, welche Produkte verfügbar sind.

Skalierbarkeit

Ihre ERP-Software sollte mithalten können, wenn Ihr Unternehmen wächst, weil Sie beispielsweise einen zweiten Standort eröffnen. Cloud-basierte Lösungen wie Microsoft Dynamics 365 Business Central sind hier ideal, da sie eine flexible Infrastruktur bieten, die sich schnell an veränderte Anforderungen anpassen lässt.

Mobile Zugänglichkeit

In unserer digital vernetzten Welt ist der Zugriff auf Unternehmensdaten von überall ein Muss. Mobile ERP-Lösungen ermöglichen es Mitarbeitern, auf Kunden- und Auftragsdaten zuzugreifen, unabhängig davon, ob sie im Büro, im Homeoffice oder Remote arbeiten.

Schnittstellen und API-Integrationen

Eine moderne ERP-Software sollte in der Lage sein, sich nahtlos in andere Tools wie CRM-Systeme, E-Commerce-Plattformen oder Buchhaltungssoftware zu integrieren. Dies geschieht meist über APIs, die eine problemlose Kommunikation zwischen den verschiedenen Systemen ermöglichen.

Zukunftssichere Technologie

Ein ERP-System sollte auf zukunftssicheren Technologien basieren, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Dies bedeutet insbesondere, dass es cloudfähig ist und neue Technologien wie künstliche Intelligenz oder Automatisierung unterstützt.

Beispiele für ERP-Systeme

Verschiedene ERP-Systeme haben sich in unterschiedlichen Märkten und Branchen bewährt. Hier sind einige der bekanntesten Beispiele:

SAP

SAP ist einer der größten Anbieter von ERP-Software weltweit und richtet sich mit SAP/4HANA Cloud hauptsächlich an große Unternehmen mit komplexen Geschäftsprozessen, hat mit SAP Business One jedoch auch eine Lösung für KMUs entwickelt. SAP bietet umfassende Funktionen, die auf die Bedürfnisse von Branchen wie Fertigung, Finanzen und Einzelhandel zugeschnitten sind.

Microsoft Dynamics 365

Microsoft Dynamics 365 bietet in seiner Produktpalette ebenfalls verschiedene ERP-Lösungen, wie Business Central und Finance. Ersteres ist speziell auf KMUs ausgerichtet und bietet den Nutzenden eine vollumfängliche, skalierbare und cloudbasierte Plattform. Das ERP-System Finance richtet sich ebenfalls an kleine- und mittelständische Unternehmen, hat jedoch den Schwerpunkt Finanzmanagement.

Nexova Dynamics ist Ihr spezialisierter ERP-Partner, der Sie bei der Implementierung von Microsoft Dynamics 365 Business Central unterstützt und sicherstellt, dass Sie die Software optimal für Ihr Business einsetzen können.

Oracle ERP-Cloud

Oracle bietet eine leistungsstarke ERP-Lösung für große Unternehmen mit komplexen Anforderungen. Die Cloud-basierte Software ermöglicht es, Prozesse von Finanzen über Personal bis hin zu Beschaffung und Lieferkettenmanagement zu verwalten.

In unserem Artikel „10 beliebte ERP-Systeme in der Schweiz im Vergleich“ finden Sie einen Überblick über die bekanntesten ERP-Systeme sowie deren Vor- und Nachteile.

Wie finde ich das richtige ERP-System?

Nachdem Sie nun wissen, wann sich eine ERP-Software für Ihr Unternehmen lohnt und was ein gutes ERP ausmacht, geht es an Auswahl des passenden Systems. Es gibt einige Punkte, die Sie beachten sollten, da es eine wahre Optionsflut auf dem Markt gibt. Die Optionen erscheinen alle gleich gut, aber sind nicht zwangsläufig für Ihr Unternehmen geeignet.  

Mit einer strukturierten Herangehensweise finden Sie die beste Lösung für Ihr Unternehmen. Dafür sollten Sie Ihre Probleme, Anforderungen und Ihr Budget kennen und dann verschiedene Anbieter miteinander vergleichen. Zunächst es an die Grundlagen des ERP-Auswahlprozesses.

Analyse der Unternehmensbedürfnisse

Im ersten Schritt der ERP-Auswahl ermitteln Sie die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens. Welche Abteilungen müssen abgedeckt werden? Welche Prozesse sind besonders zeitaufwändig oder fehleranfällig? Welche Ziele wollen Sie mit der ERP-Software erreichen? Dies sind entscheidende Fragen, die Sie sich beantworten müssen, um herauszufinden, was Ihr ERP-System abdecken muss. Notieren Sie sich die Anforderungen in Ihrem ERP-Lastenheft.

Budgetierung und Ressourcenplanung

Ein ERP-System ist eine Investition, mit der Sie vorausschauend planen sollten. Neben den Lizenzkosten sollten Sie auch die Aufwände für Implementierung, Schulung und laufende Wartung berücksichtigen. Cloud-ERP-Systeme bieten hier den Vorteil, dass keine teure Hardware oder eine hohe Anfangsinvestition erforderlich ist sowie Updates und Wartung vom Anbieter übernommen werden.

Anbieter vergleichen

Sie sollten sich verschiedene ERP-Lösungen raussuchen und deren Leistungen vergleichen. Neben den Funktionen und Kosten, berücksichtigen Sie ebenfalls den Support und die Erfahrungsberichte anderer Unternehmen.

8 Kriterien für die Auswahl der passenden ERP-Software

Nachdem Sie Ihre Anforderungen definiert haben, Ihre Ziele sowie Ihr Budget kennen, können Sie konkreter bei der Auswahl werden: Was ist Ihnen bei einer ERP-Lösung besonders wichtig? Support, Flexibilität oder die Benutzerfreundlichkeit? Möchten Sie ein branchenspezifisches System oder ein cloudbasiertes ERP? Je konkreter Sie werden, desto passender wird Ihre Lösung sein.

Hier sind einige der wichtigsten Kriterien, an denen Sie sich entlanghangeln können, um die ERP-Auswahl zu erleichtern:

1. Software-Art: Definieren Sie zu Beginn, welche Art von ERP-Software Ihr Unternehmen benötigt. Benötigen Sie eine branchenspezifische Lösung, ein klassisches On-Premise-System oder setzen Sie auf flexible Cloud-ERP-Software?
2. Funktionalität: Überlegen Sie, welche Funktionen Ihr Unternehmen benötigt und welche Fachbereiche es unterstützen muss. Kann das ERP-System Ihrer Wahl alle Geschäftsprozesse abdecken?
3. Anpassbarkeit: Ein gutes ERP-System sollte sich flexibel an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen lassen. Beachten Sie bei der ERP-Auswahl, welche Möglichkeiten zur Anpassung es gibt.
4. Benutzerfreundlichkeit: Die Benutzeroberfläche des ERP-Systems sollte intuitiv und einfach zu bedienen sein, um die Schulungszeit zu minimieren und die Akzeptanz bei den Mitarbeitern zu erhöhen. Eine Software, die niemand effizient nutzen kann, wird Ihre Produktivität eher behindern als steigern. Viele ERP-Anbieter liefern eine kostenlose Demo-Version, damit Sie die Benutzeroberfläche auf Herz und Niere prüfen können.
5. Kosten-Nutzen-Verhältnis: Berücksichtigen Sie neben den Lizenzkosten auch die einmaligen Implementierungskosten und den langfristige Wartungsaufwand. Dabei sollten Sie sicherstellen, dass das System Ihrer Wahl Ihnen langfristig ein gutes Kosten-Nutzen-Verhältnis bietet.
6. Support und Wartung: Der technische Support ist ein entscheidender Faktor bei der ERP-Auswahl. Der ERP-Anbieter sollte zuverlässige und schnelle Unterstützung bieten, insbesondere während der Implementierungsphase. Hier sind Referenzen besonders hilfreich. Empfehlenswert ist zudem das Angebot eines kostenlosen Supports, damit keine unvorhergesehenen Kosten auf Sie zukommen.
7. Datensicherheit und Compliance: Die ERP-Software muss den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, insbesondere dem Datenschutzgesetz. Darüber hinaus sollte sie über fortschrittliche Sicherheitsfunktionen wie Datenverschlüsselung und Zugriffskontrollen verfügen, um Ihre Unternehmensdaten zu schützen. Dies ist besonders bei cloudbasierten Lösungen wichtig.
8. Zukunftssicherheit und Flexibilität: Denken Sie bei der Auswahl eines ERP-Systems nicht nur an die jetzigen Anforderungen, sondern auch an die Zukunft. Wohin soll sich Ihr Unternehmen in den nächsten Jahren entwickeln? Hat Ihr favorisiertes ERP-System alle Funktionen, die Sie dafür benötigen oder lässt sich die Software einfach um diese erweitern? Die ideale ERP-Software sollte auch zukünftige Anforderungen erfüllen und mit Ihnen wachsen.

ERP-Auswahl-Checkliste

Da es unzählige Systeme auf dem Markt gibt, kann die ERP-Auswahl auf den ersten Blick, wie ein riesiger Entscheidungsberg erscheinen. Unser Tipp: Konzentrieren Sie sich bei der Auswahl zunächst auf die bekanntesten Anbieter und definieren Sie die wichtigsten Krieterien, die für Ihr Unternehmen relevant sind.

Gehen Sie bei der ERP-Auswahl folgende Checkliste durch und Sie kommen in 5 Schritten zur perfekten Software:

Demo-Phase: Wenn Sie sich für eine Software entschieden haben, testen Sie die Software in einer Demo-Umgebung, um sicherzustellen, dass sie Ihren Anforderungen entspricht.

Herausforderungen: Notieren Sie Ihre Herausforderungen und gleichen Sie diese mit dem gewünschten ERP-System ab.

Bedarf: Definieren Sie klar die Anforderungen und Prozesse, die das ERP-System abdecken soll.

Budget: Berücksichtigen Sie die einmaligen und laufenden Kosten für Implementierung, Lizenzierung und Wartung.

Bewertungen: Prüfen Sie die Erfahrung des Anbieters, die Qualität des Supports und die Referenzen anderer Kunden.