Neun Gründe, warum Ihr Unternehmen ein ERP-System braucht

Um im heutigen Wettbewerb erfolgreich zu bestehen, muss Ihr Unternehmen nicht nur agil und effizient handeln, sondern auch Ihre Prozesse sollten nahtlos miteinander verknüpft sein. Hier kommen ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) ins Spiel: Sie schaffen eine zentrale Plattform, auf der sich sämtliche Geschäftsbereiche, von der Buchhaltung über die Produktion bis hin zum Kundenmanagement, steuern lassen. Doch wie bei jeder Technologie ist die Implementierung eines ERP-Systems kein einfacher Schritt und birgt nicht nur Chancen, sondern auch Herausforderungen.

Dieser Artikel beleuchtet die Vorteile und potenziellen Nachteile von ERP-Systemen und klärt auf, wann sich die Investition lohnt.

Wann macht ein ERP-System für Ihr Unternehmen Sinn?

Die Entscheidung für die Einführung einer ERP-Software hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab. Es gibt bestimmte Situationen, in denen ein Enterprise-Resource-Planning-System grosse Vorteile für Ihr Unternehmen haben kann:

1. Komplexe Geschäftsprozesse

Sobald die internen Abläufe Ihres Unternehmens komplexer werden, wird es immer schwieriger, diese effizient mit einfachen Tools wie Excel-Tabellen oder isolierten Softwarelösungen zu steuern. Insbesondere Unternehmen mit vielen Abteilungen, Filialen oder einer weitreichenden Lieferkette profitieren von der Integration, die eine ERP-Lösung bietet. Denn sie erlaubt eine zentrale Datensteuerung und die nahtlose Koordination verschiedener Geschäftsprozesse.

2. Unternehmen mit wachsendem Geschäft

Unternehmen, die stark wachsen, stossen oft schnell an die Grenzen ihrer bestehenden Systeme. Die Skalierbarkeit eines ERP-Systems erlaubt es, wachsende Datenmengen und neue Anforderungen zu bewältigen. Neue Niederlassungen, Märkte oder Produkte lassen sich durch eine ERP-Software problemlos integrieren, ohne die Geschäftsabläufe zu stören.

3. Branchenspezifische Anforderungen

In einigen Branchen, wie beispielsweise in der Fertigungsindustrie, im Handel oder in regulierten Branchen wie der Pharmaindustrie, sind spezielle Anforderungen an die Dokumentation und den Ablauf der Prozesse unumgänglich. ERP-Systeme ermöglichen es, diese Anforderungen zu erfüllen, indem sie Prozesse standardisieren und dabei helfen, gesetzliche Vorschriften einzuhalten.

4. Nutzung mehrerer isolierter Systeme

Viele Unternehmen arbeiten mit mehreren, nicht integrierten Softwarelösungen. Die Folge sind sogenannte „Dateninseln“, bei denen Informationen manuell zwischen verschiedenen Abteilungen und Systemen ausgetauscht werden müssen. Eine ERP-Software bricht diese Silos auf, indem sie eine zentrale Plattform schafft, auf die alle Abteilungen zugreifen können.

Was macht ein gutes ERP-System aus?

Nicht jede ERP-Lösung passt zu jedem Unternehmen. Die Wahl des richtigen Systems ist entscheidend für den langfristigen Erfolg nach der Einführung. Doch welche Merkmale zeichnen ein gutes ERP-System aus?

Modularität

Eine gute ERP-Software sollte modular aufgebaut sein, sodass Sie genau die Module auswählen können, die Sie benötigen. Dies ist zum Beispiel bei Microsoft Dynamics 365 der Fall, dort können Sie unter anderem die Komponenten Customer Insights oder Commerce nach Bedarf hinzufügen. Ein weiterer Vorteile hierbei ist, dass Sie nur die Module zahlen, die sie tatsächlich nutzen.

Benutzerfreundlichkeit

ERP-Systeme sind oft komplex und erfordern eine Einarbeitung. Ein gutes System sollte dennoch eine intuitive Benutzeroberfläche bieten, die den Schulungsaufwand minimiert und eine schnelle Akzeptanz bei den Mitarbeitenden ermöglicht. Denn letztlich führt ein einfach zu bedienendes System zu einer besseren Nutzung und somit zu einer höheren Effizienz.

Anpassungsfähigkeit

Kein Unternehmen gleicht dem anderen. Eine gute ERP-Lösung muss deshalb anpassbar sein, um den spezifischen Geschäftsprozessen des Unternehmens gerecht zu werden. Dies erfordert entweder eine hohe Flexibilität bei der Konfiguration oder die Möglichkeit, selbst individuelle Anpassungen vorzunehmen.

Integration mit anderen Systemen

In Ihrer Firma gibt es bestimmt schon bestehende Softwarelösungen, die Sie teilweise weiterhin verwenden wollen. Eine gute ERP-Software sollte Ihnen die Möglichkeit bieten, sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft zu integrieren, sei es durch Schnittstellen oder durch eine direkte Integration.

Lesetipp: Erfahren Sie hier, was Schweizer Firmen über ERP-Systeme wissen sollten.

Welche Aufgabe hat ein ERP-System?

Die zentrale Aufgabe eines ERP-Systems ist es, alle relevanten Geschäftsprozesse in einer integrierten Softwarelösung zu vereinen. Dies umfasst:

• Finanz- und Rechnungswesen: Eine ERP-Software verwaltet alle finanzrelevanten Informationen Ihres Unternehmens – von der Buchhaltung über die Budgetplanung bis hin zur Finanzberichterstattung. Dadurch lassen sich finanzielle Prozesse automatisieren und die Buchhaltung effizienter gestalten.
• Supply Chain Management: In produzierenden und handelnden Unternehmen spielt das Supply-Chain-Management eine zentrale Rolle. Eine ERP-Lösung hilft dabei, den Warenfluss zu überwachen und Bestandsmengen optimal zu steuern.
• Human Resource Management: Ein ERP-System verwaltet zudem die Daten Ihrer Mitarbeiter, einschliesslich Gehaltsabrechnungen, Urlaubstagen und Schulungen. Dadurch können HR-Prozesse effizient organisiert und automatisiert werden.
• Kundenbeziehungsmanagement: Eine ERP-Software, wie z. B. das Cloud-ERP-System Dynamics 365 Business Central, kann auch CRM-Funktionen beinhalten. So können Kundenbeziehungen effizient zu verwaltet und gepflegt werden.

Was sind die Ziele einer ERP-Software?

Die Einführung einer ERP-Software verfolgt verschiedene Ziele, die je nach Branche und Unternehmensgrösse variieren können. Dennoch lassen sich einige übergeordnete Ziele definieren, die fast jeder Firma mit einem ERP-System anstrebt.

• Compliance und Risiko-Management: Viele Unternehmen müssen strenge regulatorische Anforderungen erfüllen. Ein ERP-System ermöglicht die lückenlose Dokumentation und Nachverfolgbarkeit von Prozessen, was die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erleichtert und Risiken minimiert.
• Effizienzsteigerung: Das Hauptziel eines ERP-Systems ist die Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Durch die nahtlose Integration verschiedener Abteilungen und die zentrale Verwaltung von Daten wird der manuelle Aufwand reduziert und die Effizienz gesteigert.
• Kostensenkung: Durch die Automatisierung von Prozessen und die Reduzierung von Doppelarbeit kann ein ERP-System dazu beitragen, Kosten zu senken. Dies gilt besonders für grössere Unternehmen, bei denen ineffiziente Prozesse schnell zu erheblichen Kosten führen können.

9 Vorteile von ERP Systemen

Vorteile von ERP-Systemen sind die zentrale Verwaltung von Daten, die Prozessoptimierung, Skalierbarkeit und Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit. Im Folgenden schlüsseln wir die wichtigsten Vorteile für Sie auf.

Daten zentral verwalten

Eine ERP-Software ermöglicht die zentrale Verwaltung aller Unternehmensdaten, was Ihnen einen umfassenden Überblick über die Geschäftsprozesse bietet. Abteilungen wie Vertrieb, Produktion und Finanzwesen greifen auf dieselben, aktuellen Daten zu, was Fehler durch manuelle Datenübertragungen reduziert. Dies fördert zudem die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und verbessert die Kommunikation, da alle Mitarbeiter Zugang zu den benötigten Informationen haben.

Geschäftsprozesse optimieren

ERP-Systeme helfen Ihnen, Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu standardisieren. Manuelle Aufgaben werden durch automatisierte Workflows ersetzt, was zu höherer Effizienz führt. Diese Standardisierung gewährleistet eine gleichbleibende Qualität auf allen Ebenen, was die Zufriedenheit von Mitarbeitern aber auch Kunden steigert.

Datenanalyse und Berichterstattung verbessern

Die Business-Software bietet umfassende Analyse- und Berichtsfunktionen, mit denen Sie wertvolle Einblicke in die Leistung und Prozesse Ihres Unternehmens gewinnen. Durch die Zusammenführung von Daten aus verschiedenen Abteilungen erkennen Sie Trends und Muster, die zur Optimierung Ihrer Geschäftsstrategien beitragen.

Fundiert Entscheidungen treffen

Die Möglichkeit, benutzerdefinierte Berichte zu erstellen und Daten in Echtzeit zu analysieren, unterstützt die strategische Planung und hilft, fundierte Entscheidungen zu treffen. Diese datengetriebene Entscheidungsfindung verbessert nicht nur die Effizienz, sondern macht Ihre Firma wettbewerbsfähiger.

Unternehmen skalieren und flexibel agieren

Ein gutes ERP-System wächst mit Ihrem Unternehmen und lässt sich leicht anpassen, wenn neue Märkte erschlossen oder Produkte eingeführt werden. Diese Flexibilität ermöglicht es, schnell auf Veränderungen im Geschäftsumfeld zu reagieren, ohne dass eine vollständige Neuimplementierung erforderlich ist, was die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens stärkt und gleichzeitig das Budget im Zaum hält.

Kundenzufriedenheit steigern

Ein ERP-System verbessert die Kundenzufriedenheit, indem es eine schnellere und präzisere Auftragsabwicklung ermöglicht. Durch die Automatisierung von Prozessen wie Auftragsverfolgung, Rechnungsstellung und Kundenkommunikation stellen sicher, dass Ihre Kunden zeitnah informiert und zuverlässig bedient werden.

Kosten einsparen

Ein ERP-System ermöglicht Ihnen signifikante Kosteneinsparungen, indem es ineffiziente Prozesse identifiziert und beseitigt. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben und die Reduzierung von Fehlern verringern sich die Betriebskosten. Zudem ermöglicht die bessere Ressourcenplanung eine optimale Nutzung von Materialien und Personal, was zu einer weiteren Senkung der Kosten beiträgt. Langfristig führen diese Einsparungen zu einer Verbesserung der Gesamtprofitabilität Ihres Unternehmens.

Compliance und Risiken managen

Viele ERP-Systeme bieten Funktionen zur Unterstützung von Compliance und Risikomanagement. So lassen sich gesetzliche Anforderungen einfacher einhalten und Risiken, wie etwa Lieferengpässe oder finanzielle Unregelmässigkeiten, besser kontrollieren.

Verwaltung des Geschäfts von überall aus

Cloud-ERP-Systeme bieten Ihrem Unternehmen maximale Flexibilität in Sachen Prozessoptimierung, da sie ortsunabhängigen Zugriff auf alle wichtigen Daten ermöglichen. Dadurch können Teams von verschiedenen Standorten oder im Homeoffice effizient arbeiten. Zudem entfallen hohe Investitionskosten für eigene IT-Infrastrukturen und die Skalierbarkeit solcher Systeme erlaubt es, bei wachsendem Bedarf schnell zusätzliche Funktionen oder Kapazitäten hinzuzufügen.

Nachteile einer ERP-Software

Trotz der vielen Vorteile eines ERP-Systems, gibt es auch Nachteile bzw. mögliche Risiken, die Sie bei der Entscheidung berücksichtigen müssen.

Hohe Kosten

Die Implementierung einer ERP-Software kann mit erheblichen finanziellen Aufwendungen verbunden sein. Neben den Lizenzkosten müssen Sie auch Ausgaben für die Implementierung, Schulungen und laufende Wartung einkalkulieren. Für kleine und mittelständische Unternehmen kann dies eine erhebliche Belastung darstellen, die im Budget sorgfältig berücksichtigt werden muss. Es ist wichtig, eine detaillierte Kosten-Nutzen-Analyse durchzuführen, um sicherzustellen, dass die Investition gerechtfertigt ist.

Lange Implementierungszeiten

Die Einführung einer ERP-Software ist ein komplexer Prozess, der Monate oder sogar Jahre in Anspruch nehmen kann, abhängig von der Grösse und den spezifischen Anforderungen des Unternehmens. Während dieser Zeit können bestehende Geschäftsprozesse gestört oder verlangsamt werden, was zu Produktivitätsverlusten führen kann. Um die Übergangszeit zu minimieren, ist es ratsam, dass Sie Projektpläne und Meilensteine definieren.

Wussten Sie schon? Nexova Dynamics unterstützt Sie bei der schnellen Implementierung des ERP-Systems Dynamics 365 Business Central.

Anpassungsbedarf

Kein ERP-System ist von Haus aus perfekt auf die individuellen Anforderungen jedes Unternehmens abgestimmt. Oft sind Anpassungen nötig, um das System an spezifische Geschäftsprozesse oder branchenspezifische Anforderungen anzupassen. Diese Anpassungen können nicht nur den Implementierungsprozess verlängern, sondern auch zusätzliche Kosten verursachen. Sie sollten daher vor der Auswahl einer ERP-Lösung sorgfältig prüfen, wie gut es sich an Ihre Bedürfnisse anpassen lässt.

Schulungsaufwand und Akzeptanz

Die Einführung eines ERP-Systems erfordert umfangreiche Schulungen für Ihre Mitarbeiter, da diese Systeme in der Regel komplex sind und ein gewisses Mass an technischer Affinität verlangen. Damit die Einarbeitung weniger zeitaufwendig wird, sollten Sie alle Personen, die zukünftig mit dem System arbeiten von Beginn an in den Prozess der Implementierung einbinden und Sie von den Vorteilen der Nutzung überzeugen. Gut zu wissen: Dynamics 365 bietet eine Reihe von kostenlosen Schulungen und Lernressourcen an, die an verschiedene Zielgruppen richten.

Abhängigkeit vom Anbieter

Nach der Implementierung eines ERP-Systems kann eine Abhängigkeit vom Anbieter entstehen, insbesondere in Bezug auf technischen Support und zukünftige Updates. Ein Wechsel zu einem anderen System kann oft mit hohen Kosten und erheblichem Aufwand verbunden sein. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass sie einen vertrauenswürdigen Anbieter wählen, der langfristige Unterstützung und kontinuierliche Systemanpassungen bietet.

Cloud-ERP-Systeme, wie Dynamics 365 Business Central, bieten kostenlosen Support und kümmern sich um kontinuierliche Wartung, sodass Sie sich komplett auf die Optimierung Ihrer Prozesse konzentrieren können.