Microsoft Dynamics 365 – Kosten im Überblick für Schweizer Unternehmen

Im Fokus von Microsoft Dynamics 365 stehen verschiedene CRM- und ERP-Anwendungen, die sich ergänzen oder zusätzlich zu anderen Microsoft Produkten genutzt werden können. Dies führt dazu, dass Sie nur für die Funktionen zahlen, die Sie auch tatsächlich benötigen. Zudem ermöglichen es die zahlreichen Optionen zu Lizenzierung und Kostenstruktur Ihrem Unternehmen, Ihre Softwareumgebung optimal an die eigenen Bedürfnisse anzupassen.

Im folgenden gehen wir darauf ein, wie sich die Kosten für Dynamics 365 zusammensetzen, was die einzelnen Module monatlich kosten und für wen die Geschäftsanwendungen von Microsoft geeignet sind.

Grundlagen der Lizenzierung

Dynamics 365 ist so aufgebaut, dass Sie nur die Module auswählen, die wirklich für Ihren Betrieb relevant sind. Wenn Ihr Unternehmen sich stark auf Vertrieb und Kundenbeziehungen fokussiert, benötigen Sie möglicherweise nur CRM-Module wie Dynamics 365 Sales und Customer Service, während ein Unternehmen mit komplexen Produktions- und Lieferkettenprozessen zusätzlich Module für Supply Chain Management oder Finance hinzunehmen kann.

Diese modulare Struktur gibt Ihnen die Flexibilität, die Kosten nach dem tatsächlichen Bedarf anzupassen und nur für die Funktionen zu zahlen, die Sie aktiv nutzen. Diese Möglichkeit ist besonders für Schweizer Unternehmen, die häufig von hohen Lohn- und Infrastrukturkosten betroffen sind, von Vorteil, denn: Die Lösung kann individuell skaliert und flexibel an Wachstumsziele angepasst werden.

Lizenzmodelle von Dynamics 365

Für Dynamics 365 stehen verschiedene Lizenzmodelle zur Verfügung. Besonders attraktiv ist das SaaS-Modell (Software as a Service), bei dem Ihr Unternehmen die Software über die Cloud nutzen und so eine hohe Flexibilität bei geringeren Infrastrukturkosten erreicht. Zusätzlich gibt es auch On-Premises-Lizenzen für Ihr Unternehmen, falls Sie Ihre Daten lokal hosten möchten – wodurch sie jedoch mit höheren Investitionen in Hardware und Wartung rechnen müssen.

Abonnement-basierte Lizenzen (SaaS-Modell)

Im SaaS-Modell zahlt Ihr Unternehmen monatlich oder jährlich für den Zugang zu den Dynamics-365-Modulen. Diese Form der Lizenzierung bietet den Vorteil, dass Kosten nur für die tatsächlich genutzten Dienste und Benutzer anfallen, was bei der Skalierung Ihres Unternehmens hilfreich ist.

On-Premises-Lizenzen

On-Premises-Lizenzen für Dynamics 365 ermöglichen Ihrem Unternehmen die Installation und Nutzung der Software auf Ihren eigenen Servern, wodurch Sie die vollständige Kontrolle über Ihre Daten und die zugrunde liegende Infrastruktur behalten. Diese Option der Lizenzen bietet mehr Anpassungsmöglichkeiten, erfordert jedoch auch einen höheren Aufwand an IT-Ressourcen für Wartung und Verwaltung im Vergleich zu Cloud-basierten Lösungen.

Kosten pro Benutzer und Anwendung

Die Lizenzen sind benutzerbasiert, was bedeutet, dass für jeden Mitarbeiter, der Zugriff auf bestimmte Funktionen benötigt, eine Lizenz erforderlich ist. Je nach Modul und Umfang der Nutzung schwanken die Preise für Benutzerlizenzen erheblich. Beispielsweise sind Vertriebs- und Marketing-Lizenzen günstiger als solche für ERP-Funktionen wie Finanzen oder Logistik.

Unterschiedliche Lizenztypen

Microsoft Dynamics 365 bietet zwei Haupttypen von Benutzerlizenzen:

• Full User: Die Benutzer haben Zugriff auf die gesamte Funktionspalette des Systems, was sie ideal für Manager und Mitarbeiter in Schlüsselpositionen macht. Full User haben Zugriff auf komplexe Funktionen wie Analysewerkzeuge und Finanzmanagement, während Team Members nur Basisaufgaben wie Dateneingabe und einfache Berichte durchführen können.
• Team Member: Diese Lizenz ist für Mitarbeiter gedacht, die nur gelegentlich auf das System zugreifen und somit nur Basisfunktionen benötigen. Durch diese Differenzierung kann Ihr Unternehmen erhebliche Kosten sparen. Die Lizenzkosten für Team Member sind erheblich günstiger, was Unternehmen mit vielen Benutzern eine preiswerte Möglichkeit zur Integration bietet.

Preise der Dynamics 365 Module im Überblick

Die ERP- und CRM-Module in Microsoft Dynamics 365 unterscheiden sich nicht nur in den angebotenen Funktionen, sondern auch in den Preisen. Die meisten CRM-Module, wie z.B. Sales und Customer Service, sind tendenziell günstiger als die ERP-Module, da sie weniger umfassende Verwaltungs- und Planungsfunktionen bieten. Das Modul Dynamics 365 Business Central vereint ein CRM-System mit ERP-Funktionen für kleine- und mittelständische Unternehmen, die Preise sind individuell.

Preise für CRM-Module

Das CRM-Angebot umfasst Module wie Microsoft Dynamics 365 Sales oder Customer Service. Diese Module sind für Unternehmen gedacht, die primär Kundenbeziehungen pflegen und verbessern möchten. Hier finden Sie eine Übersicht der aktuellen Preise (Stand: November 2024):

Kundenbetreuung:

• Dynamics 365 Sales ab CHF 58.20 pro Benutzer/Monat
• Dyamics 365 Customer Insights ab CHF 895.50 pro Benutzer/Monat, wenn bereits eine andere Dyamics 365 Anwendung genutzt wird, ansonsten CHF 1’522.40 pro Benutzer/Monat

Service:

• Dyamics 365 Customer Service ab CHF 44.80 pro Benutzer/Monat
• Dynamics 365 Contact Center ab CHF 98.50 pro Benutzer/Monat
• Dynamics 365 Field Service ab CHF 94.00 pro Benutzer/Monat

Preise für ERP-Module

ERP-Module wie Finance und Supply Chain Management bieten umfassende Funktionen zur Verwaltung von Geschäftsabläufen und sind damit ideal für grössere Unternehmen mit komplexen Anforderungen. Zu den ERP-Modulen zählen:

• Dynamics 365 Supply Chain Management ab CHF 188.10 pro Benutzer/Monat
• Dynamics 365 Finance ab CHF 188.10 pro Benutzer/Monat
• Dynamics 365 Project Operations ab CHF 120.90 pro Benutzer/Monat
• Dynamics 365 Human Resources ab CHF 120.90 pro Benutzer/Monat

Weitere Module und ihre Preise

Dynamics 365 Guides ist eine Anwendung von Microsoft Dynamics 365, die speziell für die Erstellung interaktiver und visueller Anleitungen entwickelt wurde, hauptsächlich im Bereich Augmented Reality (AR). Die Funktion hilft Mitarbeitenden, Arbeitsanweisungen und Prozessschritte in Echtzeit durch HoloLens oder andere AR-Geräte zu verfolgen.

• Dynamics 365 Guides ab CHF 58.20 pro Benutzer/Monat

Dynamics 365 Commerce bietet eine integrierte Plattform für nahtlose Kundenerlebnisse im Einzelhandel, von E-Commerce bis POS, und kann eigenständig oder als Teil eines ERP-Systems genutzt werden.

• Dynamics 365 Retail ab CHF 188.10 pro Benutzer/Monat
• Dynamics 365 Commerce ab CHF 3’582.10 pro Benutzer/Monat

Dynamics 365 Remote Assist ist eine Mixed-Reality-Anwendung, die es Mitarbeitern ermöglicht, durch Echtzeit-Remote-Unterstützung von Experten technische Probleme vor Ort effizient zu lösen. Die Lösung funktioniert über HoloLens oder Mobilgeräte und erleichtert so Wartungs- und Reparaturarbeiten.

• Dynamics 365 Remote Assist ab CHF 58.20 pro Benutzer/Monat

Preise von Dynamics 365 Business Central

Dynamics 365 Business Central ist eine cloudbasierte ERP-Lösung von Microsoft, die speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt wurde. Sie bietet umfassende Funktionen für Finanzmanagement, Projektmanagement, Verkaufs- und Einkaufsprozesse sowie Lagerverwaltung. Business Central ermöglicht es Ihrem Unternehmen, Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu optimieren, indem es Daten in Echtzeit bereitstellt und eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen fördert.

Das ERP-System Dynamics 365 Business Central kann um weitere Module, wie Dynamics 365 Sales oder Customer Service, ergänzt werden. Somit haben Sie ein individuelles ERP- und CRM-System, dass die Geschäftsprozesse Ihrer Firma ideal unterstützt.

Lesetipp: „Business Central vs. Navision – Wieso sich das Upgrade für Ihr Unternehmen lohnt.“

Die Kosten für Dynamics 365 Business Central sind variabel und richten sich nach den Anforderungen und der Grösse Ihres Unternehmens. Das System basiert auf einem Abonnementmodell, pro Nutzer wird eine Lizenz benötigt. Bei der Kalkulation der Gesamtkosten für Ihr Unternehmen kann Sie Nexova Dynamics beraten.

Aktuelle Preise für Dynamics 365 Business Central:

• Essential-Lizenz ab CHF 62.70 pro Nutzer und Monat
• Premium-Lizenz ab CHF 89.60 pro Nutzer und Monat
• Team Member ab CHF 7.20 pro Nutzer und Monat

Sie wollen mehr erfahren? Einen umfassenden Überblick über die Implementierungs- und Betriebskosten von Business Central finden Sie in diesem Artikel.

Einflussfaktoren auf die Kosten

Es gibt drei Hauptfaktoren, die sich auf die Kosten für die Nutzung von Dynamics 365 auswirken:

• Unternehmensgrösse: Die Anzahl der Benutzer und die Komplexität der Anforderungen bestimmen die Gesamtinvestition. Grössere Firmen benötigen in der Regel umfassendere Module und Support-Optionen.
• Einsatzart (Cloud vs. On-Premises): Cloud-Lösungen sind in der Regel kostengünstiger und flexibler, während On-Premises-Lösungen höhere Anfangsinvestitionen und laufende Wartung erfordern.
• Add-On-Dienste und Zusatzfunktionen: Zusatzdienste wie Power BI oder Automate bringen wertvolle Funktionen, sind jedoch mit Zusatzkosten verbunden.

Implementierungs- und Anpassungskosten

Zu den Kosten zählen nicht nur die Aufwendungen für Lizenzen, sondern auch die Kosten für Implementierung, Anpassungen, Beratung und möglicherweise weitere Apps, die integriert werden soll. Auch hier entscheidet die Grösse Ihres Unternehmens und die Komplexität der Geschäftsprozesse massgeblich über die Gesamtkosten.

• Einmalige Implementierungskosten: Hierzu zählen die grundlegenden Einrichtungskosten, Anpassungen an die spezifischen Geschäftsprozesse und die initiale Systemkonfiguration. Implementierungskosten entstehen indirekt, wenn Sie interne Ressourcen dafür nutzen. Je nach Aufwand empfiehlt es sich jedoch einen Dienstleister mit der Einführung von Dynamics 365 zu beauftragen.
• Kundenspezifische Anpassungen und Integrationen: Wenn massgeschneiderte Lösungen oder Integrationen mit anderen Systemen (wie SAP oder spezielle Buchhaltungstools) erforderlich sind, kann dies die Implementierungskosten erhöhen.
• Kosten für die Einführung, Beratung und Konfiguration: Nach der initialen Einrichtung und Anpassung der Software fallen manchmal weitere Aufwände für die Schulung und Unterstützung während des gesamten Einführungsprozesses an. Möglich sind zudem fortlaufende Beratungsleistungen und Anpassungen, die möglicherweise nach der ersten Implementierung notwendig werden.
• Integration von Microsoft AppSource: Microsoft AppSource ist eine Online-Plattform, die eine Vielzahl von Anwendungen und Lösungen bietet, die speziell für Microsoft-Produkte wie Dynamics 365 entwickelt wurden. Sie können branchenspezifische Apps hinzufügen, was sich auf die einmaligen und laufenden Kosten auswirkt.

Lesetipp: „ERP-Einführung in 8 Schritten: So gelingt die Implementierung.“

Wartung und Betriebskosten

Sobald Dynamics 365 in Ihrem Unternehmen erfolgreich integriert ist, gibt es laufende Betriebskosten, die sie im Blick behalten sollten. Dazu zählen regelmässige Updates, Support und Wartung. Microsoft bietet verschiedene Support-Optionen an, die den individuellen Bedürfnissen Ihres Business angepasst sind. Die Betriebskosten unterscheiden sich je nach gewähltem Bereitstellungsmodell – Cloud oder On-Premises.

Wartungskosten

Cloud-Lösungen

Bei Cloud-basierten Dynamics-365-Lösungen übernimmt Microsoft die Wartung und Aktualisierung der Software vollständig. Dadurch entfallen die internen Betriebskosten für Updates und Systemwartungen. Sie profitieren von regelmässigen und automatischen Updates, die neue Funktionen und Sicherheitsverbesserungen integrieren, ohne zusätzlichen Aufwand zu verursachen.

Auch Backups und Patches werden automatisch von Microsoft bereitgestellt, sodass das interne IT-Team entlastet wird. Die Cloud-Option bietet somit eine klare Kostenkontrolle und höhere Sicherheit durch die zentrale Verwaltung.

On-Premise-Lösungen

Bei einer On-Premises-Implementierung verbleibt die Wartungs- und Updateverantwortung bei Ihnen. Das bedeutet, dass interne IT-Ressourcen oder externe Dienstleister für die Systemwartung, Sicherheits-Patches und Softwareaktualisierungen sorgen müssen. Die Betriebskosten für On-Premises-Lösungen beinhalten somit nicht nur die Anschaffung und Pflege von Serverhardware, sondern auch die Kosten für regelmässige Updates, Sicherheitspatches und Backups.

Zudem sind Sie für die Verwaltung und Einhaltung von Sicherheitsstandards verantwortlich, was die laufenden Kosten erhöht. Vor allem in Unternehmen mit umfangreicher IT-Infrastruktur kann dies zu höheren Betriebskosten führen.

Preise für Support-Optionen

Microsoft bietet für Dynamics 365 verschiedene Support-Optionen: Der Basis-Support ist im Lizenzpreis enthalten, während die Support-Pakete „Professional Direct“ und „Unified Enterprise“ für Unternehmen mit höheren Serviceanforderungen kostenpflichtig sind. Der „Professional Direct“-Support für Dynamics 365 Produkte ist ab $9.00 pro Monat/Benutzer (mindestens 20 Benutzer) verfügbar.

Die Premium-Option „Unified Enterprise“ umfasst bevorzugte Anfragenbearbeitung, dedizierten Support und proaktive Beratungen zur Systemoptimierung und gilt für alle Microsoft-Produkte. Der Preis ist nur auf Anfrage verfügbar.

Support-Optionen im Überblick:

• „Unified Enterprise“-Support: Preis auf Anfrage
• Kostenloser Basis-Support
• Support-Option „Professional Direct“ ab $9.00 pro Monat/Benutzer

Wer nutzt Microsoft Dynamics 365?

Aufgrund der Flexibilität, der Möglichkeit Dynamics 365 mit anderen Microsoft Produkten zu verbinden und den zahlreichen (modularen) Funktionen, wird die Geschäftsanwendung von einer Vielzahl von Unternehmen und Organisationen unterschiedlicher Grösse und Branchen genutzt. Klein- und mittelständische Unternehmen (KMU) profitieren besonders von der Flexibilität und Skalierbarkeit der Lösung, die es ihnen ermöglicht, Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu optimieren, ohne in komplexe IT-Infrastrukturen investieren zu müssen.

Grosse Unternehmen setzen Dynamics 365 ein, um komplexen Geschäftsabläufe zu integrieren und Echtzeitdaten für fundierte Entscheidungen zu nutzen. Branchen wie Einzelhandel, Fertigung, Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen und professionelle Dienstleistungen finden in Dynamics 365 massgeschneiderte Lösungen, die speziell auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.