So geht’s: Auftragsmanagement optimieren mit Microsoft Dynamics 365 Business Central

Von der Auftragserfassung über die Koordination mit Lager und Logistik bis hin zur termingerechten Lieferung – jeder Schritt des Auftragsmanagements wirkt sich direkt auf die Kundenzufriedenheit und die Rentabilität Ihres Unternehmens aus. Doch viele Unternehmen kämpfen immer noch mit manuellen Prozessen, fehlender Transparenz und einem fehleranfälligen System. Mit Dynamics 365 Business Central von Microsoft gibt es eine Lösung, die genau bei diesen Problemen ansetzt. Die ERP-Software hilft, die Komplexität der Auftragsabwicklung zu reduzieren, Prozesse zu automatisieren und den Überblick über alle Aufträge in Echtzeit zu behalten.

Dieser Blogartikel zeigt Ihnen, wie Sie mit Business Central Ihr Auftragsmanagement optimieren können, welche Herausforderungen es zu bewältigen gilt und welche Best Practices sich bewährt haben.

Was genau versteht man unter Auftragsmanagement?

Das Auftragsmanagement bildet die Grundlage für eine reibungslose Interaktion zwischen Unternehmen und Kunden und ist eng mit der Kundenzufriedenheit, der internen Effizienz und dem Unternehmenserfolg verknüpft. Die Auftragsabwicklung ist ein Teil des Auftragsmanagements und umfasst die operativen Schritte wie Bestellannahme, Lagerkoordination und Lieferung, während das Auftragsmanagement zusätzlich strategische und übergeordnete Aufgaben wie die Prozessoptimierung und Kundenkommunikation beinhaltet.

Das Auftragsmanagement hat einen grossen Einfluss auf die gesamte Wertschöpfungskette, weil es sicherstellt, dass alle Schritte – von der Bestellung bis zur Auslieferung – effizient und termingerecht ausgeführt werden.

Die Hauptziele des Auftragsmanagements sind:

• Kundenzufriedenheit steigern durch zuverlässige und termingerechte Lieferungen.
• Ressourcen wie Zeit, Personal und Material optimal nutzen und damit die Effizienz erhöhen.
• Fehler vermeiden, Prozesse automatisieren und Überbestände reduzieren und damit die Kosten senken.

Zu den zentralen Aufgaben gehören:

• Die Erfassung und Bearbeitung von Kundenaufträgen.
• Die Prüfung von Verfügbarkeiten und Beständen.
• Die Kommunikation mit Lieferanten und Kunden.
• Die Koordination von Lager und Logistik.
• Die Fakturierung und Überwachung von Zahlungseingängen.

Eine effiziente Abwicklung dieser Prozesse stellt gerade für Unternehmen mit begrenzten Ressourcen eine Herausforderung dar, da diese oftmals nicht über moderne Software verfügen.

Herausforderungen im klassischen Auftragsmanagement

Das klassische Auftragsmanagement, insbesondere in Unternehmen, die noch auf manuelle oder isolierte Prozesse setzen, birgt einige Hürden, die es zu überwinden gilt. Denn diese beeinträchtigen die Effizienz und führen langfristig zu hohen Kosten und unzufriedenen Kunden. Zu den häufigsten Problemen gehören:

• Verantwortlichkeiten nicht klar: Unklare Zuständigkeiten führen zu Verzögerungen und Fehlern im Prozess. Ein zentrales System mit klar definierten Rollen und Aufgaben sorgt für Effizienz und Transparenz.
• Fehleranfälligkeit durch manuelle Prozesse: Oft werden Aufträge in verschiedenen Systemen oder sogar in Excel-Tabellen erfasst und verarbeitet, die nicht miteinander verbunden sind. Das führt zu Fehlern und Verzögerungen.
• Mangelnde Transparenz: Wenn Daten in unterschiedlichen Systemen oder Abteilungen verstreut sind, fehlt oft der Überblick über den aktuellen Status der Bestellungen. Kundenanfragen, wie „Wann wird mein Auftrag geliefert?“, können nicht direkt beantwortet werden, was Kunden unruhig macht.
• Koordinationsprobleme zwischen Abteilungen: Die Abstimmung zwischen Vertrieb, Lager, Logistik und Buchhaltung ist schwierig, wenn keine zentrale Plattform existiert. Missverständnisse oder Verzögerungen können dazu führen, dass Aufträge nicht rechtzeitig bearbeitet oder falsch ausgeliefert werden.
• Fehlende Skalierbarkeit: Wachsende Auftragsvolumen oder komplexere Prozesse können bestehende Systeme an ihre Grenzen bringen, was zu Überlastung der Mitarbeiter und zu längeren Bearbeitungszeiten führt.
• Unflexibilität bei Änderungen: Kundenwünsche, wie kurzfristige Änderungen der Bestellung, können nur schwer oder gar nicht berücksichtigt werden, wenn die Systeme nicht flexibel darauf reagieren können.
• Mangelnde Flexibilität: Standardisierte Softwarelösungen lassen oft wenig Raum für individuelle Anpassungen, die für spezifische Branchenanforderungen notwendig sein könnten.
• Kein Feedback nach abgeschlossenen Aufträgen: Ohne Kundenfeedback gehen wertvolle Informationen für Verbesserungen verloren. Ein strukturierter Feedbackprozess steigert die Kundenzufriedenheit und Prozessqualität.

Diese Herausforderungen zeigen, wie wichtig die Optimierung des Auftragsmanagements und der Auftragsabwicklung sind. Business Central bietet hier den entscheidenden Vorteil durch die Möglichkeiten der Automatisierung und Integration.

Wie lässt sich das Auftragsmanagement in Unternehmen optimieren?

Eine effiziente Auftragsabwicklung ist der Schlüssel für glückliche Kunden und optimierte Kosten. Zunächst sollten Sie mit einer gründlichen Analyse Ihrer aktuellen Auftragsmanagementprozesse starten. Dokumentieren Sie den gesamten Ablauf von der Auftragserfassung bis zur Auslieferung, um alle relevanten Schritte zu verstehen.

Führen Sie Gespräche mit den beteiligten Teams, um Einblicke in Herausforderungen und mögliche Engpässe zu gewinnen. Identifizieren Sie wiederkehrende Probleme, wie beispielsweise Verzögerungen, Kommunikationslücken zwischen Abteilungen oder Fehler in der Bestandsführung. Daraufhin können Sie Action Steps einleiten.

Darüber hinaus gibt es allgemeine Massnahmen, die für ein optimiertes Auftragsmanagement immer relevant sind:

1. Prozesse automatisieren: Die Automatisierung von Routinetätigkeiten, wie die Auftragserfassung oder Bestandsprüfung, ist ein Muss bei der Optimierung der Auftragsabwicklung. Sie sollten auch ganze Workflows automatisieren, damit Aufgaben nahtlos ineinandergreifen, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind.
2. Transparenz schaffen: Moderne Systeme wie Business Central ermöglichen einen sofortigen Überblick über den Status jedes Auftrags – von der Erfassung bis zur Lieferung. Dies erhöht nicht nur die Effizienz, sondern ermöglicht auch eine proaktive Kundenkommunikation, z. B. bei Verzögerungen.
3. Abteilungen vernetzen: Eine enge Integration von Vertrieb, Lager, Logistik und Buchhaltung sorgt für einen optimalen Informationsfluss. Dadurch stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten stets auf dem gleichen Stand sind.
4. Daten analysieren und nutzen: Durch die Auswertung von Auftragsdaten können Sie Muster und Trends erkennen, z. B. saisonale Nachfrageschwankungen. Sie können diese Erkenntnisse nutzen, um Ihre Prozesse vorausschauend zu planen und Engpässe zu vermeiden.

Die Umsetzung dieser Optimierungsmassnahmen erfordert ein leistungsstarkes System, das alle Anforderungen abdeckt. Business Central bietet hier eine umfassende Lösung, die Ihnen hilft, die Auftragsabwicklung nachhaltig zu verbessern.

Wie kann Microsoft Business Central dabei helfen?

Business Central ist eine ERP-Software, die darauf ausgelegt ist, komplexe Geschäftsprozesse in kleinen und mittelständischen Unternehmen zu vereinfachen und zu optimieren. Im Bereich der Auftragsabwicklung bietet die Software zahlreiche Funktionen, die Ihre Firma dabei unterstützen, effizienter zu arbeiten, Fehler zu minimieren und die Kundenzufriedenheit zu steigern. Hier sind die wichtigsten Vorteile im Überblick:

• Zentralisierte Auftragsverwaltung: Mit Business Central werden alle Daten – von der Auftragserfassung über die Bestandsverwaltung bis zur Rechnungsstellung – in einem System gebündelt. Dies schafft Transparenz und ermöglicht allen Abteilungen Zugriff auf aktuelle Informationen in Echtzeit.
• Automatisierung und Workflows: Die Software bietet integrierte Workflows, die wiederkehrende Prozesse automatisieren. So werden beispielsweise Lagerbestände automatisch geprüft, sobald ein Auftrag eingeht, oder Benachrichtigungen ausgelöst, wenn Lieferfristen drohen, überschritten zu werden. Dies spart Zeit und reduziert Fehler.
• Integration mit anderen Systemen: Business Central lässt sich nahtlos in bestehende Tools wie Outlook, Teams oder externe Systeme wie Lieferantenportale integrieren. Diese Verknüpfungen ermöglichen eine effiziente Zusammenarbeit und sorgen für einen nahtlosen Informationsfluss.
• Flexibilität und Skalierbarkeit: Ob ein kleines Unternehmen mit wenigen Bestellungen oder eine wachsende Organisation mit komplexen Prozessen – Business Central wächst mit. Die Lösung ist flexibel und passt sich individuellen Anforderungen an, sodass Sie stets zukunftssicher aufgestellt sind.
• Datenanalyse und Berichterstattung
  Mit integrierten Dashboards und Berichtsoptionen bietet Business Central Einblicke in alle Aspekte des Auftragsmanagements. Dadurch können Sie Engpässe frühzeitig erkennen, Leistung messen und datenbasierte Entscheidungen treffen.
• Automatisierte Feedbackdaten: Mit Business Central können Sie Kundenfeedback effizient sammeln, indem automatisierte Workflows eingerichtet werden, die nach Abschluss eines Auftrags Feedback-Anfragen versenden. Die Integration mit Tools wie Microsoft Forms oder Dynamics 365 ermöglicht es, Rückmeldungen direkt in den Kundenprofilen zu speichern und für zukünftige Optimierungen zu nutzen.

Lesetipp: „9 Gründe, wieso Ihr Unternehmen ein ERP-System braucht.“

Erfolgsfaktoren bei der Implementierung

Die erfolgreiche Einführung von Dynamics 365 Business Central zur Optimierung der Auftragsabwicklung beginnt mit einer gründlichen Analyse der bestehenden Prozesse. Legen Sie konkrete Ziele fest und definieren Sie, welche Herausforderungen Sie lösen möchten und welche Prozesse optimiert oder automatisiert werden können.

Eine ausführliche und ehrliche Betrachtung des Status Quo bildet die Grundlage für den Erfolg des Projekts. Es ist zudem entscheidend, alle relevanten Abteilungen wie Vertrieb, Logistik, Lager und Buchhaltung frühzeitig einzubinden, um deren Anforderungen zu berücksichtigen und die Akzeptanz für die neue Lösung zu fördern.

Schulung und schrittweise Einführung

Um das volle Potenzial von Business Central zu nutzen, sollten Sie in Schulungen investieren, damit alle Mitarbeiter die Funktionen und Workflows effektiv anwenden können. Zudem empfiehlt es sich, die Implementierung schrittweise durchzuführen, etwa mit einer Pilotphase, um potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und Anpassungen vorzunehmen. Mit einem Implementierungspartnern wie Nexova Dynamics an Ihrer Seite können Sie sicher sein, dass das ERP-System effizient und termingerecht eingeführt werden kann.

Best Practices und Tipps für ein optimiertes Auftragsmanagement

Sobald Sie Microsoft Business Central implementiert haben, stehen Ihnen zahlreiche Möglichkeiten offen, um Ihr Auftragsmanagement zu optimieren. Mit den folgenden Best Practices stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen die Vorteile von Microsoft Business Central vollständig ausschöpft und Ihre Auftragsabwicklung reibungslos funktioniert.

• Standard-Workflows nutzen und anpassen: Microsoft Business Central bietet eine Vielzahl vorkonfigurierter Workflows, die direkt einsatzbereit sind. Nutzen Sie diese als Ausgangspunkt und passen Sie die Workflows an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens an, um den Implementierungsaufwand zu minimieren.
• Proaktive Bestandsüberwachung: Verknüpfen Sie das Auftragsmanagement mit dem Lager, um Bestandsengpässe oder Überbestände zu vermeiden. Dank Echtzeitdaten können Sie frühzeitig Entscheidungen treffen und Lieferverzögerungen verhindern.
• Automatisierung von Benachrichtigungen: Richten Sie automatische Benachrichtigungen ein, um Mitarbeiter oder Kunden über Statusänderungen zu informieren. Zum Beispiel können Versandbenachrichtigungen oder Erinnerungen für offene Rechnungen automatisch generiert werden.
• Kundenorientierte Dashboards erstellen: Nutzen Sie die Reportingfunktion von Business Central, um kundenorientierte Dashboards zu erstellen. Diese helfen den Vertriebsmitarbeitern, auf einen Blick den Status von Kundenaufträgen zu überblicken und proaktiv auf Fragen oder Probleme zu reagieren.
• Regelmässige Prozessüberprüfung: Planen Sie regelmässige Audits ein, um sicherzustellen, dass alle Prozesse optimal laufen. Durch die Analyse von Daten und die Identifikation von Engpässen finden Sie heraus, ob weitere Automatisierungen oder Anpassungen sinnvoll sind.
• Schulungen für Key-User organisieren: Stelle sicher, dass die wichtigsten Nutzer in Ihrem Unternehmen – sogenannte Key-User – regelmässig geschult werden.
• Branchenspezifische Add-ons einsetzen: Über den Microsoft AppSource Marketplace stehen viele branchenspezifische Erweiterungen zur Verfügung, die Ihr Auftragsmanagement noch besser machen.