Dynamics 365 Business Central: Kosten im Detail erklärt

Dynamics 365 Business Central ist ein beliebtes ERP-System für kleine und mittelständische Unternehmen in der Schweiz. Es bietet mehr als nur Verwaltungsfunktionen, sondern hilft Ihnen dabei, Prozesse einheitlich und effizient zu gestalten und kann ein echter Wachstumsbeschleuniger sein. Wir erläutern in diesem Artikel, wie sich die verschiedenen Kostenbestandteile von Business Central, wie Lizenzen, Implementierung und laufende Wartungskosten, zusammensetzen.

Egal, ob Sie sich bereits für Dynamics 365 Business Central entschieden haben oder noch in der Überlegungsphase sind – hier finden Sie alles, was Sie zu den Kosten wissen müssen, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Was ist Dynamics 365 Business Central?

Dynamics 365 Business Central ist ein umfassendes ERP-System von Microsoft, aus der Microsoft Dynamics 365-Reihe. Es ist speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt worden und ermöglicht die zentrale Verwaltung von Finanzwesen, Verkauf, Service und Betriebsabläufen. Zudem kann es nahtlos mit anderen Microsoft-365-Anwendungen integriert werden. 

Business Central basiert auf dem Code des ERP-Systems Dynamics NAV (Navision) und wird dieses bis spätestens Ende 2028 vollständig ablösen. Es bietet seinen Nutzern moderne, cloudbasierte Funktionen und regelmässige Updates, die eine höhere Flexibilität und Skalierbarkeit ermöglichen.

Hier erfahren Sie alles über Dynamics 365 Business Central.

Lizenzierungsmodelle und Kosten von Dynamics 365 Business Central

Microsoft bietet Dynamics 365 Business Central sowohl als Cloud-Lösung als auch als On-Premise-Variante an. Welche Version für Ihr Unternehmen besser geeignet ist, hängt von Ihren individuellen Bedürfnissen ab. Die Höhe der Gesamtkosten ist ebenfalls individuell und richtet sich nach Art und Umfang der Lizenzierung. 

Business Central Cloud (Software as a Service, SaaS)

Bei der Cloud-Variante wird das ERP-System in Microsofts Rechenzentren – Microsoft Azure – gehostet. Als Nutzer zahlen Sie eine monatliche Abonnementgebühr, die neben der Lizenz auch die Kosten für Hosting, regelmässige Updates und Wartung umfasst. Diese Gebühren decken die kontinuierliche Weiterentwicklung und den Basis-Support durch Microsoft ab. Die Gesamtkosten variieren je nach Lizenztyp und Anzahl der Abonnements.

Business Central On-Premise

Bei der On-Premise Variante von Business Central können Sie selbst entscheiden, ob Sie das ERP-System auf ihren eigenen Servern oder auf Servern von Drittanbietern betreiben. Die Lizenzen können entweder als einmaliger Kauf (Perpetual Licensing) oder im Abonnement (Subscription Licensing) erworben werden. 

Ab dem 1. April 2025 plant Microsoft keine neuen Perpetual-Lizenzen für die On-Premises-Version mehr anzubieten. Bestehende Kunden mit aktiven Wartungsverträgen sind davon jedoch nicht betroffen.

Neben dem Erwerb der Lizenzen ist ein jährlicher Enhancement Plan obligatorisch. Dieser Wartungsvertrag umfasst Updates, Funktionserweiterungen und grundlegenden technischen Support. Die Kosten betragen 19 % des Lizenzpreises.

Preisgestaltung der Lizenzen

Dynamics 365 Business Central basiert auf einem monatlichen Lizenzierungsmodell, dessen Preis sich nach den gewählten Benutzerlizenzen richtet. Lizenzen in Business Central werden als „Named User“ vergeben, d.h. jeder Benutzer benötigt eine eigene Benutzerlizenz. Die Lizenzkosten sind in Schweizer Franken verfügbar und können daher ohne Wechselkursschwankungen budgetiert werden.

Es gibt drei Lizenztypen: 

1. Essential License ab CHF 62.70 pro Nutzer und Monat: Diese Lizenz deckt die grundlegenden ERP-Funktionen für die Unternehmensverwaltung und -steuerung mittelständischer Unternehmen ab.
2. Premium License ab CHF 89.60 pro Nutzer und Monat: Der Hauptunterschied zwischen Essentials und Premium besteht in den Zusatzmodulen Fertigung und Servicemanagement. Daher ist die Premium-Version, insbesondere für Unternehmen im Bereich Produktion und Servicedienstleister interessant. 
3. Team Member ab CHF 7.20 pro Nutzer und Monat: Zusätzlich gibt es Team Members-Lizenzen zu einem niedrigeren Preis, die für Mitarbeiter gedacht sind, die nur gelegentlich auf das System zugreifen.

Was kostet die Implementierung von Microsoft Dynamics 365 Business Central?

Die Implementierung von Dynamics 365 Business Central ist ein umfassender Prozess, der die Planung, Anpassung und Integration des ERP-Systems umfasst. Hier kommt Nexova Dynamics ins Spiel: Als erfahrener Partner übernimmt Nexova Dynamics die komplette Implementierung, von der ersten Systemeinrichtung über die Migration bei einer bestehenden ERP-Software bis hin zur Schulung der Mitarbeitenden.

Ersteinrichtung ab CHF 7’900

Nexova Dynamics bietet die Implementierung, also die Grundeinrichtung von Business Central ab CHF 7’900 an. Die Ersteinrichtung beinhaltet alle wichtigen Bausteine, unter anderem: Grundkonfiguration, Einrichtung der Mehrwertsteuer, Erstellung von individuellen Rechnungstemplates und Implementierung von SwissSalary. 

Migration ab CHF 12’900

Die Kosten für die Einrichtung von Business Central inklusive Datenmigration und Konfiguration starten bei CHF 12’900. Die Preise variieren stark und können bei komplexen Branchenlösungen, welche weitreichende Anpassungen der Software erfordern, über 150’000 CHF reichen.

Ablauf der Implementierung

Damit Sie eine Vorstellung davon bekommen, wie umfangreich die Einrichtung der ERP-Software Business Central ist, geben wir Ihnen einen groben Einblick in den typischen Projektablauf: 

1. Planung und Beratung: Nexova Dynamics berät Ihr Unternehmen im Voraus zu Business Central und prüft, ob die ERP-Software Ihren Anforderungen und Bedürfnissen entspricht und wenn ja, welche Variante (On-Premise oder Cloud) und welche Lizenztypen Sie benötigen.
2. Anpassungen und Customizing: Die Lösung wird eingerichtet und auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst. Hierbei hilft Nexova Dynamics, spezifische Anforderungen zu erfüllen und die Benutzeroberfläche zu optimieren.
3. Integration und Datenmigration: Zusätzlich wird Business Central in bestehende Systeme wie CRM oder Lohnbuchhaltung integriert. Nutzen Sie bereits ein ERP-System, erfolgt die nahtlose Migration bestehender Daten.
4. Testen und Schulung: Anschliessend erfolgt eine Testphase des ERP-Systems, in der alle Prozesse geprüft und die Mitarbeitenden geschult werden.

Kostenfaktoren bei der Implementierung und Migration

Die Kosten für die Implementierung hängen vom Umfang der Anpassungen und Integrationen ab. Typische Faktoren sind:

• Grundkonfiguration: Die Einrichtung der Standardprozesse und -funktionen in Dynamics 365 Business Central, um die grundlegenden Anforderungen des Unternehmens abzubilden.
• Projektmanagement: Umfasst die Planung und Koordination des Implementierungsprojekts, um sicherzustellen, dass Zeit- und Budgetrahmen eingehalten werden.
• Anpassungen: Je nach individuellen Unternehmensanforderungen können spezielle Anpassungen notwendig sein, die die Implementierungskosten erhöhen.
• Schulung: Mitarbeiterschulungen für den effektiven Umgang mit Dynamics 365, um einen reibungslosen Übergang in den laufenden Betrieb sicherzustellen.

Zusätzliche Kostenfaktoren bei der Migration von einem anderen ERP-System:

• Datentransfer: Die Übertragung von Stammdaten, historischen Daten und anderen wichtigen Informationen aus dem alten System in Dynamics 365, was zusätzlichen Aufwand und spezifische Tools erfordern kann.“
• Schnittstellen: Die Integration und Anpassung von Schnittstellen zu bestehenden Systemen wie CRM, E-Commerce-Plattformen oder Buchhaltungstools, um eine nahtlose Kommunikation zwischen Dynamics 365 und anderen Systemen zu gewährleisten, kann ebenfalls Kosten verursachen.

Lesetipp: „Wann lohnt sich die Investition in ein ERP-System?“

Laufende Betriebskosten des ERP-Systems Business Central

Zusätzlich zu den oben genannten Kosten fallen laufende Betriebskosten an, die Sie in Ihrer Kalkulation mit einplanen sollten. Dazu zählen:

Lizenzgebühren und Abonnements

Wie bereits im oberen Abschnitt erwähnt, basiert Business Central auf einem monatlichen oder jährlichen Lizenzierungs- und Abonnementmodell. Diese Kosten machen den grössten Teil der laufenden Betriebsaufwände aus. 

Support und kontinuierliche Optimierung

Dynamics 365 Business Central bietet verschiedene Supportoptionen an. Der Basissupport ist im Lizenzpreis enthalten. Professional Direct Support ist ab CHF 8.10 pro Benutzer und Monat bei einer Mindestanzahl von 20 Benutzern verfügbar. Das Supportpaket Unified Enterprise bezieht sich auf alle Microsoft-Produkte und bietet den besten Support, der Preis ist nur auf Anfrage verfügbar.

Technischer Support wird in der Regel über den Business Central-Partner bereitgestellt, bei dem Sie das Produkt erworben haben. Der Support für Wartung, Sicherheit und Prozessoptimierung beläuft sich bei Nexova Dynamics auf CHF 210 pro Stunde.

Schulungen

Die laufende Schulung der Mitarbeiten ist ein weiterer Kostenfaktor, der jedoch für eine optimale Nutzung des Systems unerlässlich ist. Microsoft bietet auf der Plattform Microsoft Learn kostenlose Online-Schulungen für Dynamics 365 Business Central an, die Sie in Ihrem eigenen Tempo absolvieren können.

Zudem gibt es in der Schweiz autorisierte Schulungsanbieter, die Präsenzschulungen und Workshops anbieten. Beispielsweise bietet die CT Academy den Kurs „Microsoft Dynamics 365 Business Central – Essentials“ an. Ein weiterer Anbieter ist PC-COLLEGE, der ebenfalls Schulungen in der Schweiz durchführt. Die Preise für diese Schulungen variieren je nach Anbieter, Kursinhalt und Dauer. 

Zusatzkosten und mögliche Kostenfallen

Auch, wenn Business Central alle grundlegenden ERP-Funktionen für kleine und mittelständische Unternehmen abdeckt, kann es sein, dass speziell für Ihr Unternehmen weitere Funktionen nötig sind. Ausserdem sollten Sie schon heute einen Blick in die Zukunft wagen: Wo will Ihr Unternehmen hin und welche Funktionen könnte Ihr ERP-System dann benötigen?

Um spätere Überraschungen zu vermeiden, sollten Sie mögliche Zusatzkosten bereits im Vorfeld in Ihre Kalkulation aufnehmen.

Add-Ons und Erweiterungen

Add-Ons sind zusätzliche Funktionen, die aus dem Microsoft AppSource-Store oder von Partnerunternehmen erhältlich sind. Zu typischen Add-Ons gehören:

• Branchenmodule: Zum Beispiel Erweiterungen für den Einzelhandel, die eine tiefergehende Lagerverwaltung oder Kassensystemintegration bieten. Ein Beispiel ist LS Central, das auf Einzelhandelsunternehmen zugeschnitten ist und Funktionen wie POS-Management und Filialmanagement ergänzt.
• Produktionsmodule: Unternehmen in der Fertigung benötigen oft spezielle Module für Produktionsplanung und -steuerung, die die Basisversion von Dynamics 365 Business Central nicht vollständig abdeckt. 
• Spezialisierte Funktionen: Unternehmen, die hohe Anforderungen an Datenanalyse und Reporting haben, nutzen oft Add-Ons wie Power BI-Erweiterungen für dynamische Berichte oder Document Automation-Module, um manuelle Dokumentenprozesse zu digitalisieren.

Individuelle Anforderungen

Wenn Ihr Unternehmen sehr spezifische Anforderungen hat, die sich durch Standardfunktionen und Add-Ons nicht abdecken lassen, sind individuelle Anpassungen erforderlich. Diese Anpassungen können sich jedoch stark auf die Kosten auswirken, da sie umfassende Entwicklung und häufig auch kontinuierlichen Support erfordern.

• Sonderprogrammierung: Individuelle Entwicklungen werden oft notwendig, wenn es um die Integration mit Drittsystemen geht, etwa um ein bestehendes CRM oder ein spezielles Logistiksystem. Diese Entwicklungen müssen zudem mit jeder neuen Dynamics-Version überprüft und eventuell aktualisiert werden, was laufende Kosten verursachen kann.
• Schnittstellenentwicklung: Die Verbindung mit externen Systemen, die nicht nativ unterstützt werden, ist ein häufiger Grund für individuelle Anpassungen. Jede Schnittstelle muss regelmässig auf Funktionalität überprüft und an Updates angepasst werden.