Microsoft Dynamics 365 Business Central vs Dynamics AX

Microsoft bietet mit Business Central und Dynamics AX (heute bekannt als Dynamics 365 Finance und Dynamics 365 Supply Chain Management) zwei ERP-Lösungen, die zwar ähnliche Grundfunktionen haben, aber völlig unterschiedliche Anforderungen abdecken.

In einem ausführlichen Vergleich erfahren Sie, worin sich die ERP-Systeme unterscheiden: Funktionen, Anpassungsmöglichkeiten, Kosten, Implementierung und Co. Zum Schluss erfahren Sie, welche Software für Ihr Unternehmen wohlmöglich besser geeignet ist.

Im Überblick: Microsoft Dynamics 365 Business Central & Finance/Supply Chain Management

Microsoft Business Central und Dynamics AX haben sich über die letzten Jahre zu zwei der führenden ERP-Systeme entwickelt. Business Central wurde 2018 in die Dynamics 365-Familie aufgenommen, ist eine Weiterentwicklung von Dynamics Navision und wird dieses ERP-System in naher Zukunft ablösen. Es richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen (KMU), die ein flexibles, leicht zu implementierendes ERP-System suchen.

Microsoft Dynamics AX wurde mit der Einführung von Dynamics 365 im Jahr 2016 in Dynamics 365 for Finance and Operations (F & O) umbenannt. Dies war Teil von Microsofts Initiative, verschiedene Dynamics-Produkte in eine integrierte Cloud-Plattform zu überführen. Das ERP-System adressierte grosse, komplexe Organisationen mit umfangreichen Anforderungen an Finanzmanagement, Supply Chain Management und Fertigung.

Im Oktober 2019 trennte Microsoft Finance and Operations in zwei spezifische Anwendungen, um spezialisierte Lösungen anzubieten und die Modularität zu fördern:

1. Dynamics 365 Finance – für Finanzmanagement.
2. Dynamics 365 Supply Chain Management – für Logistik und Produktionsprozesse.

Im Folgenden betrachten wir Dynamics 365 Finance/Supply Chain Management gemeinsam und vergleichen mit der ERP-Lösung Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Der Vergleich: Business Central vs. Finance/Supply Chain Management

In diesem Vergleich finden Sie Antworten auf alle Fragen, die Ihnen vielleicht gerade im Kopf herumschwirren. Welche Funktionen haben die ERP-Lösungen? Wie hoch sind die Kosten? Welche Möglichkeiten zur Erweiterung habe ich? Welche der Versionen passt besser zu meinem Unternehmen? Wir starten mit dem Herzstück einer ERP-Software: Den Funktionen.

Funktionsumfang und Module der ERP-Lösungen von Microsoft Dynamics 365

Microsoft Dynamics 365 Business Central (ehemals Dynamics Navision) ist speziell darauf ausgelegt, die Kernprozesse kleiner und mittelständischer Unternehmen effizient zu verwalten. Es bietet eine übersichtliche, leicht bedienbare Oberfläche, die den Einstieg selbst für weniger IT-affine Unternehmen einfach macht.

Dynamics 365 Finance/Supply Chain Management hingegen ist für Unternehmen konzipiert, die komplexe und umfangreiche Geschäftsprozesse abbilden müssen – von multinationalen Konzernen bis hin zu Branchenführern mit anspruchsvollen Anforderungen.

Dynamics 365 Business Central: Flexibel und budgetschonend

• Finanzmanagement: Präzise Buchhaltung mit Funktionen für Debitoren- und Kreditorenverwaltung, Budgetierung und Liquiditätsmanagement.
• Supply Chain Management: Basisfunktionen für Verwaltung von Lagerbeständen, Bestellungen.
• Vertrieb und CRM: Integrierte Tools zur Angebots- und Auftragsverwaltung.
• Fertigung: Grundfunktionen wie Produktionsplanung, Stücklisten und Kapazitätsmanagement.
• Erweiterungsmöglichkeiten: Standardisierte Add-Ons (Microsoft AppSource-Marktplatz), inidividualisierte Anpassungen durch API-Integration und/oder AL-Programmiersprache, Power Platform-Integration, E-Commerce- und Online-Shop-Anbindung, Erweiterung durch Drittanbieter-Tools
• Branchenlösungen: Lässt sich über Add-Ons an verschiedene Branchen anpassen.

Dynamics 365 Finance/Supply Chain Management: Die Lösungen für komplexe Finanz- und Lieferkettenprozesse

• Finanzmanagement: Unterstützung für mehrere Währungen, internationale Steuerregelungen und fortschrittliche Finanzberichterstattung.
• Supply Chain Management und Logistik: Detaillierte Funktionen wie Echtzeitüberwachung der Lieferkette, Kapazitätsplanung und strategische Lieferantenbewertung.
• Fertigung und Produktionsmanagement: Produktionslinienplanung, Prozessfertigung, Lagerortsteuerung und Integration in MES (Manufacturing Execution Systems).
• Erweiterungsmöglichkeiten: Add-ons aus AppSource, Partnerlösungen, Power Platform-Integration, KI-gestützte Funktionen, E-Commerce- und IoT-Tools sowie individuelle Anpassungen über APIs und Visual Studio.
• Branchenlösungen: Bietet spezialisierte Lösungen für komplexe Branchen wie Fertigung, Bauwesen und Handel, unterstützt durch fortschrittliche Module für Projektmanagement, Echtzeit-Kostennachverfolgung, Lagerstrategien und E-Commerce-Integration.

Technische Architektur und Bereitstellungsoptionen

Sowohl die ERP-Lösung Business Central als auch Dynamics 365 Finance/Supply Chain Management verfolgen einen Cloud-First-Ansatz, zudem werden sie von Microsofts Cloud-Plattform Azure unterstützt. Das bedeutet, dass sie nahtlos mit anderen Microsoft-Diensten wie Power BI und Microsoft 365 integriert sind. Die Bereitstellung der beiden Systeme ist ähnlich, in puncto Skalierbarkeit gibt es Unterschiede. 

Dynamics 365 Business Central

Business Central ist eine flexible ERP-Lösung, die sowohl als Cloud-Version genutzt, aber auch lokal installiert werden kann. Eine Hybridlösung ist ebenfalls möglich. Die Software eignet sich ideal für Organisationen mit überschaubaren Prozessen und moderaten Datenvolumen und bietet eine solide Grundlage für Wachstum. Dank der horizontalen Skalierbarkeit können Unternehmen problemlos Benutzer hinzufügen oder Module integrieren.

Bei komplexeren Anforderungen, wie den Wechsel von regionalen zu internationalen Geschäftsprozessen, stösst Business Central jedoch an seine Grenzen, sodass Dynamics 365 Finance/Supply Chain Management eine geeignete Alternative sein kann.

Lesetipp: „Microsoft Dynamics 365 Business Central: Cloud vs. On-Premises“

Dynamics 365 Finance/Supply Chain Management

Obwohl die ERP-Software in der Cloud als auch On-Premises verfügbar ist, liegt der Fokus auf der Cloud, da nur dort fortschrittliche Funktionen wie KI-gestützte Analysen vollständig genutzt werden können. Das System zeichnet sich durch seine vertikale Skalierbarkeit aus, sodass Unternehmen nicht nur Benutzer und Module hinzufügen, sondern innerhalb der bestehenden Systemarchitektur zusätzliche Funktionen und komplexere Prozesse aktivieren können.

Zudem unterstützt die Software umfangreiche Datenmengen, Tausende von Benutzern und bietet flexible Optionen für eine internationale Expansion, wie die Einbindung mehrerer Sprachen, Währungen und Steuerregelungen.

Vergleich der Kosten: Lizenzen, Wartung, Support

Beide ERP-Systeme basieren auf einem Abonnementmodell, das Lizenzgebühren pro Benutzer und Monat verlangt. Doch die Unterschiede in den Kostenstrukturen sind signifikant, insbesondere bei den Wartungs- und Supportkosten.

Dynamics 365 Business Central

Unternehmen können zwischen verschiedenen Lizenztypen wählen, je nachdem, ob die Benutzer volle Zugriffsmöglichkeiten oder nur bestimmte Funktionen benötigen. Die Basis-Lizenz liegt bei CHF 62.70.

Die Wartungskosten sind vergleichsweise niedrig, da das System weniger komplex ist und in der Regel weniger Anpassungen erfordert. Bei der cloudbasierten Lösung übernimmt Microsoft die Sicherheitsupdates, Plattform-Optimierungen und Systemaktualisierungen.

Dynamics 365 Finance/Supply Chain Management

Die Kosten für Dynamics 365 Finance/Supply Chain Management liegen für eine Lizenz pro Monat und Nutzer bei CHF 376.20. Pro Modul sind es CHF 188.10. Bei der cloudbasierten Version dieser ERP-Lösung werden Updates und Systemaktualisierungen übernommen, die Wartungskosten sind in der Regel jedoch trotzdem höher als bei Business Central.

Dies liegt daran, dass das System eine grössere Komplexität aufweist und oft massgeschneiderte Anpassungen vorgenommen werden. Solche Anpassungen können zusätzliche IT-Ressourcen oder externe Experten erforderlich machen.

Für Unternehmen mit On-Premises-Installation fallen zusätzliche Kosten für Hardware-Wartung und IT-Management an, dies ist bei beiden Systemen der Fall.

Supportoptionen für Dynamics 365 Produkte

• Basissupport: Ist im Lizenzpreis beider ERP-Lösungen enthalten.
• Professional Direct: Erweiterter Support ist ab CHF 8.10 pro Benutzer und Monat bei einer Mindestanzahl von 20 Benutzern verfügbar.
• Unified Enterprise: Umfangreiches Support-Paket für alle Microsoft-Produkte. Preis ist nur auf Anfrage verfügbar.

In der Regel benötigen Nutzer von Dynamics 365 Finance/Supply Chain Management den Enterprise-Support, da die Anforderungen und Prozesse anspruchsvoller sind. Aus diesem Grund sind die Supportkosten bei dieser ERP-Lösung höher als bei Business Central.

Implementierung

Sowohl Microsoft Business Central als auch Dynamics 365 Finance/Supply Chain Management haben spezifische Anforderungen, die unterschiedliche Ressourcen sowie Zeit- und Kostenaufwand erfordern. Hier erfahren Sie, womit Sie bei der Implementierung eines der beiden Systeme rechnen müssen.

Dynamics 365 Business Central

Business Central ist so konzipiert, dass es schnell einsatzbereit ist. Projekte können innerhalb von zwei bis sechs Monaten abgeschlossen werden. Insbesondere, wenn Sie bereits Microsoft-Produkte wie Microsoft 365, Power BI, Azure oder Teams verwenden, ist die Integration mit Business Central unkompliziert. Business Central bietet aber auch eine Vielzahl von APIs und Webservices, die es ermöglichen, Daten mit anderen Systemen auszutauschen.

Die Standardfunktionen minimieren den Anpassungsaufwand, und die Integration mit Microsoft 365 sowie die intuitive Benutzeroberfläche ermöglichen eine schnelle Einarbeitung ohne umfangreiche Schulungen.

Wenn Ihnen keine internen IT-Ressourcen zur Verfügung stehen, können Sie auf externe Implementierungspartner, wie Nexova Dynamics zurückgreifen, die sich um die Einführung des Systems in Ihrem Unternehmen kümmern.

Dynamics 365 Finance/Supply Chain Management

Die Implementierung von Dynamics 365 Finance/Supply Chain Management ist komplex und kann zwischen sechs und 18 Monaten dauern. Wenn Sie bereits Microsoft-Produkte nutzen, läuft die Integration meistens reibungsloser ab, denn Dynamics 365 ist für eine nahtlose Zusammenarbeit mit diesen Tools optimiert und bietet vorgefertigte Integrationen.

Ein höherer Ressourcenbedarf und intensivere Schulungen sind jedoch meist notwendig, um Mitarbeiter auf die Arbeit mit komplexen Modulen vorzubereiten. Die Unterstützung durch erfahrene Implementierungspartner ist entscheidend, damit die Integration effizient und fehlerfrei verläuft, insbesondere bei komplexen Systemlandschaften oder internationalen Anforderungen.

Lesetipp: „Woran ERP-Projekte regelmässig scheitern & wie es besser geht“

Benutzerfreundlichkeit

Business Central punktet mit einer einfachen, benutzerfreundlichen Oberfläche, die stark an Microsoft Office angelehnt ist. Dadurch finden sich Nutzer schnell zurecht, und der Schulungsaufwand bleibt gering. Mit geringem technischem Aufwand kann die Software angepasst werden, was besonders für KMU wichtig ist.

Dynamics 365 Finance/Supply Chain Management bietet eine leistungsfähigere, aber auch komplexere Benutzeroberfläche. Die Lernkurve ist steiler, da die Module und Funktionen auf Grossunternehmen mit spezialisierten Teams ausgerichtet sind. Anpassungen sind ebenfalls möglich, erfordern jedoch oft tiefere IT-Kenntnisse.

Sicherheit und Compliance

Business Central bietet grundlegende Sicherheitsmassnahmen wie Datenverschlüsselung und rollenbasierte Zugriffskontrollen. Die Integration mit Azure sorgt für automatische Updates und hohen Schutz vor Sicherheitslücken. Es erfüllt die internationale Datenschutzgesetze wie die DSGVO (EU) und das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und ist ideal für KMU mit weniger komplexen Compliance-Bedürfnissen.

Dynamics 365 Finance/Supply Chain Management erweitert die Sicherheitsstandards durch KI-gestützte Bedrohungserkennung, globale Datenverschlüsselung und detaillierte rollenbasierte Zugriffssteuerungen. Es unterstützt internationale Vorschriften wie IFRS oder GAAP und ist auf Unternehmen mit globalen und branchenspezifischen Compliance-Anforderungen ausgelegt.

Welches ERP-System ist besser für mein Unternehmen geeignet?

Microsoft Dynamics Business Central ist ideal für KMU, die eine leistungsstarke, aber unkomplizierte Lösung suchen. Mit seiner Benutzerfreundlichkeit, den erschwinglichen Lizenzkosten und der leichten Implementierung eignet es sich besonders für Unternehmen mit begrenzten Ressourcen. Das ERP-System bietet eine All-in-One-Lösung für Buchhaltung, Finanzen, Vertrieb, Einkauf, Lagerverwaltung und Fertigung, die flexibel in andere Microsoft Produkte integriert werden kann.

Dynamics 365 Finance/Supply Chain Management hingegen ist für grosse, multinationale Unternehmen ausgelegt. Die Software konzentriert sich auf Finanz- und Lieferkettenprozesse und bietet umfassende Funktionen für Finanzmanagement, globale Compliance und komplexe Fertigungsprozesse. Seine Fähigkeit, grosse Datenmengen zu verarbeiten und internationale Anforderungen zu erfüllen, macht es zur bevorzugten Wahl für Unternehmen mit mehreren Standorten und komplexen Workflows.

Hier haben wir die wichtigsten Punkte des Vergleichs für Sie zusammengefasst:

Dynamics 365 Business Central

• Zielgruppe: Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU).
• Funktionen: Standardfunktionen für Finanzen, Vertrieb, Einkauf, Lagerhaltung und Fertigung.
• Skalierbarkeit: Geeignet für moderate Geschäftsprozesse und geringen Anpassungsbedarf.
• Einsatzbereich: Ideal für Unternehmen mit überschaubaren Anforderungen und lokalem Fokus.
• Kosten: Günstiger in der Lizenz und Implementierung.
• Implementierung: Schnell und ressourcenschonend mit weniger Anpassungen.
• Eignung: Ideal für Unternehmen mit kleinerem Budget und weniger komplexen Anforderungen.

Dynamics 365 Finance/Supply Chain Management

• Zielgruppe: Grosse Unternehmen oder solche mit komplexen Anforderungen.
• Funktionen: Erweiterte Funktionen für globale Finanzprozesse, Supply Chain Management, Produktionsplanung, Echtzeit-Datenanalysen.
• Skalierbarkeit: Hohe Skalierbarkeit für internationale Märkte und grössere Benutzerzahlen.
• Einsatzbereich: Ideal für globale Unternehmen oder solche mit multinationalen Geschäftsprozessen.
• Kosten: Teurer in Lizenzgebühren und Implementierung.
• Implementierung: Langwieriger und erfordert mehr Ressourcen, speziell bei globalen Implementierungen.
• Eignung: Besser für Unternehmen mit grösserem Budget und komplexeren Geschäftsanforderungen.