Cashflow-Optimierung für KMU: Strategien & Chancen mit Microsoft Business Central

Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ist eine effiziente Cashflow-Optimierung oft eine besondere Herausforderung: Unregelmässige Zahlungseingänge, manuelle Fehler und fehlende Transparenz gefährden die Liquidität und schränken die Handlungsspielräume ein. Die Fähigkeit, finanzielle Engpässe vorherzusehen und strategische Entscheidungen zu treffen ist jedoch die Grundlage nachhaltigen Erfolgs.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie die typischen Stolpersteine im Cashflow-Management umgehen, wichtige Finanzkennzahlen überwachen und mit innovativen Strategien Ihre Liquidität sichern können.

Warum ist Cashflow-Management für Ihr Unternehmen wichtig?

Ein effektives Cashflow-Management ist das Fundament für die finanzielle Stabilität eines jeden Unternehmens – unabhängig von Grösse oder Branche. Doch insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) spielt die Überwachung und Steuerung des Cashflows eine zentrale Rolle. Warum? Weil der Cashflow die entscheidende Verbindung zwischen Liquidität, Rentabilität und Wachstum darstellt.

Zusammenhang zwischen Liquidität, Rentabilität und Wachstum

Liquidität bedeutet, dass ein Unternehmen jederzeit seine finanziellen Verpflichtungen erfüllen kann. Doch Liquidität allein reicht nicht: Sie muss mit Rentabilität im Einklang stehen. Ein profitables Geschäft ohne ausreichende Liquidität gerät schnell in Schwierigkeiten, wenn Zahlungen ausbleiben. Für KMU, die wachsen und wettbewerbsfähig bleiben wollen, ist die Balance entscheidend: sie müssen gleichermassen rentabel und liquide sein. Zudem erfordern Investitionen – für Wachstum – liquide Mittel, die nur durch ein gutes Cashflow-Management gesichert werden.

Risiko von Liquiditätsengpässen

Ausbleibende Zahlungen können bei KMU schnell zu finanziellen Engpässen führen. Lieferantenforderungen bleiben offen, Skonti werden verpasst, und Verbindlichkeiten können nicht beglichen werden, was das Vertrauen von Geschäftspartnern schwächt. Solche Engpässe blockieren Wachstumschancen und können trotz Profitabilität zur Insolvenz führen.

Ein Beispiel aus der Praxis: Erfolg und Misserfolg durch un-/professionelles Cashflow-Management

Betrachten wir zwei ähnliche KMU: Beide sind Dienstleister mit einer Jahresumsatzgrösse von etwa 2 Millionen Schweizer Franken. Unternehmen A setzt auf ein professionelles Cashflow-Management mithilfe digitaler Tools wie Microsoft Business Central, das automatisch offene Forderungen überwacht und Zahlungsströme optimiert. Dank einer klaren Übersicht über alle Ein- und Ausgaben kann Unternehmen A flexibel auf finanzielle Engpässe reagieren, Skonto nutzen und gezielt Wachstumschancen wahrnehmen.

Unternehmen B hingegen nutzt keine zentralisierte Lösung für die Finanzverwaltung. Es verlässt sich auf manuelle Prozesse, die fehleranfällig und zeitintensiv sind. Als mehrere Kundenzahlungen ausbleiben, gerät das Unternehmen in finanzielle Schwierigkeiten. Offene Lieferantenrechnungen stapeln sich, wichtige Investitionen müssen verschoben werden – das Geschäft stagniert und verliert langfristig an Wettbewerbsfähigkeit.

Das Beispiel zeigt: Professionelles Cashflow-Management ist keine Option, sondern eine Notwendigkeit. Tools wie Microsoft Business Central helfen KMU dabei, den Cashflow zu verbessern, indem Risiken minimiert und Potenziale genutzt werden.

Die häufigsten Stolpersteine im Cashflow-Management

Cashflow-Management klingt in der Theorie einfach: Einnahmen müssen rechtzeitig eingehen, um Ausgaben zu decken. Doch in der Praxis stehen viele KMU vor Herausforderungen, die oft durch vermeidbare Stolpersteine entstehen. Ein Blick auf diese Bereiche hilft, Strategien zur Optimierung zu entwickeln.

• Fehlender Überblick über Finanzen: Ohne klare Übersicht über Forderungen und Verbindlichkeiten können Zahlungen übersehen oder falsch priorisiert werden.
• Unklare Zahlungsvereinbarungen: Ungenaue Bedingungen führen zu Verzögerungen bei Kundenzahlungen und verpassten Vorteilen wie verlängerten Zahlungszielen bei Lieferanten.
• Unzureichende Planung: Viele KMU unterschätzen saisonale Umsatzschwankungen oder unvorhersehbare Ereignisse.
• Schlechtes Forderungsmanagement: Verspätete Rechnungsstellung oder inkonsequentes Mahnwesen gefährden die Finanzkraft.

Wichtige Kennzahlen und Indikatoren

Ein erfolgreiches Cashflow-Management basiert auf der Analyse und Kontrolle relevanter Kennzahlen. Diese liefern wertvolle Einblicke in die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens und ermöglichen eine gezielte Steuerung der Liquidität, um somit den Cashflow zu verbessern.

Operativer Cashflow vs. Gewinn: Warum die Erfolgsrechnung nicht alles verrät

Der Gewinn eines Unternehmens sagt nicht unbedingt etwas über dessen finanzielle Stabilität aus. In die Erfolgsrechnung werden Erträge und Aufwendungen erfasst, unabhängig davon, ob tatsächliche Zahlungen stattgefunden haben. Das bedeutet: Ein Unternehmen kann auf dem Papier profitabel sein, aber dennoch Liquiditätsprobleme haben, wenn Kunden ihre Rechnungen verspätet zahlen.

Der operative Cashflow hingegen zeigt, wie viel Geld tatsächlich aus den operativen Tätigkeiten eines Unternehmens generiert wird. Diese Kennzahl ist entscheidend, um zu beurteilen, ob das Unternehmen in der Lage ist, laufende Verpflichtungen zu decken, ohne externe Finanzierungsquellen in Anspruch nehmen zu müssen.

Liquiditätsquote und Umsatz-Cashflow-Verhältnis

Die Liquiditätsquote misst, inwieweit ein Unternehmen in der Lage ist, seine kurzfristigen Verbindlichkeiten mit den vorhandenen liquiden Mitteln zu decken. Eine Quote von über 1 gilt als gesund, da sie signalisiert, dass das Unternehmen in der Lage ist, seine Verpflichtungen zu erfüllen.

Das Umsatz-Cashflow-Verhältnis zeigt, wie viel Prozent des Umsatzes tatsächlich als Cashflow generiert werden. Ein höherer Wert weist auf eine effiziente Liquiditätsnutzung hin. Diese Kennzahl ist besonders nützlich, um die Rentabilität und Effizienz des Cashflow-Managements zu bewerten.

Deckungsbeitrag und Break-Even-Analysen

Der Deckungsbeitrag zeigt, welchen Beitrag ein Produkt oder eine Dienstleistung zur Deckung der Fixkosten leistet. Er wird berechnet, indem die variablen Kosten vom Umsatz abgezogen werden. Diese Kennzahl ist essenziell, um profitable Produkte und Dienstleistungen zu identifizieren und unrentable Bereiche zu optimieren.

Die Break-Even-Analyse hilft Unternehmen, den Punkt zu bestimmen, an dem die Einnahmen die Kosten decken. Dieser sogenannte Break-even-Punkt ist eine wichtige Orientierung für die Preisgestaltung, Kostenkontrolle und strategische Entscheidungen.

Welche KPIs helfen konkret bei der Steuerung des Cashflows?

Um den Cashflow zu optimieren, sollten KMU die folgenden Key Performance Indicators (KPIs) kontinuierlich überwachen:

• Tage ausstehender Forderungen (DSO – Days Sales Outstanding): Gibt an, wie lange Kunden durchschnittlich benötigen, um Rechnungen zu bezahlen. Ein niedriger DSO-Wert deutet auf ein effizientes Forderungsmanagement hin.
• Zahlungsziel-Einhaltungsquote: Überwacht, wie viele Zahlungen innerhalb der vereinbarten Fristen eingehen.
• Cash Conversion Cycle (CCC): Zeigt, wie lange es dauert, bis investiertes Kapital wieder in Form von Zahlungsmitteln zurückfliesst.
• Free Cashflow: Zeigt den Betrag, der nach Abzug aller Investitionen und Betriebsausgaben verfügbar ist.
• Liquiditätsplanung: Prognosen über die Ein- und Auszahlungen der nächsten Monate helfen, Engpässe frühzeitig zu erkennen und gegenzusteuern.

Strategien zur Verbesserung des Cashflows

Ein positiver Cashflow ist kein Zufall, sondern das Ergebnis gezielter Massnahmen und Strategien. Eine zentrale Rolle spielt dabei das Forderungsmanagement, das den Zahlungsfluss im Unternehmen nachhaltig optimieren kann. Im Folgenden beleuchten wir die wichtigsten Ansätze, um den Cashflow zu stabilisieren und zu verbessern.

1. Forderungsmanagement optimieren

Das Forderungsmanagement umfasst alle Prozesse rund um die Erstellung, Überwachung und Einforderung von Rechnungen. Eine Optimierung dieses Bereichs kann erhebliche Auswirkungen auf die Liquidität eines Unternehmens und somit auf den Cashflow haben.

Kürzere Zahlungsziele und klare Zahlungsvereinbarungen

Viele Unternehmen gewähren ihren Kunden grosszügige Zahlungsziele, die oft zu einer Belastung der eigenen Liquidität führen. Kürzere Zahlungsfristen – etwa 14 statt 30 Tage – können helfen, den Cashflow zu beschleunigen. Dabei ist es wichtig, die Zahlungsziele klar und präzise in Verträgen und Rechnungen zu kommunizieren. Formulierungen wie „sofort fällig“ oder „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“ schaffen Transparenz und minimieren Missverständnisse.

Auch die Zahlungsvereinbarungen sollten regelmässig überprüft und angepasst werden. Beispielsweise können Anreize wie Skonto für frühzeitige Zahlungen eingeführt werden, um Kunden zur schnelleren Begleichung von Rechnungen zu motivieren.

Effektive Mahnprozesse und Automatisierung des Mahnwesens

Ein unstrukturiertes oder verspätetes Mahnwesen gefährdet die Liquidität und wird oft aus Sorge um Kundenbeziehungen vernachlässigt. Doch unbezahlte Rechnungen sollten konsequent verfolgt werden. Automatisierte Mahnprozesse sparen Zeit, reduzieren Fehler und sorgen für professionelle sowie kundenfreundliche Kommunikation, um die Geschäftsbeziehung zu wahren.

Einsatz von Factoring oder Skonto-Vereinbarungen

Factoring ist eine Möglichkeit, den Cashflow kurzfristig zu verbessern, indem offene Forderungen an eine Factoring-Gesellschaft verkauft werden. Der Vorteil: Unternehmen erhalten den Grossteil des Rechnungsbetrags sofort, während sich der Factor um das Einfordern der Zahlung kümmert. Dies reduziert nicht nur das Risiko von Zahlungsausfällen, sondern sorgt auch für ein positives Konto.

Eine weitere Strategie ist die gezielte Nutzung von Skonto-Vereinbarungen mit Lieferanten. Wenn ein Unternehmen Skonto – ein Preisnachlass bei frühzeitiger Zahlung – in Anspruch nimmt, lassen sich Kosten reduzieren und langfristig Einsparungen erzielen. Voraussetzung hierfür ist jedoch eine ausreichende Liquidität, um frühzeitige Zahlungen leisten zu können.

2. Verbindlichkeiten effizient steuern

Neben der Optimierung von Forderungen spielt auch die effiziente Steuerung von Verbindlichkeiten eine entscheidende Rolle für das Cashflow-Management. Durch strategisches Vorgehen können KMU ihre Liquidität schonen und finanzielle Spielräume erweitern.

Günstige Lieferantenkonditionen verhandeln

Lieferantenbeziehungen sind ein wichtiger Hebel bei der Verbesserung des Cashflows. Unternehmen sollten stets die Konditionen mit ihren Lieferanten überprüfen und nachverhandeln. Rabatte bei höheren Abnahmemengen, verlängerte Zahlungsziele oder flexible Liefervereinbarungen können die finanzielle Situation positiv beeinflussen.

Zahlungsziele sinnvoll nutzen (ohne Skonto-Vorteile zu verlieren)

Die Nutzung von Zahlungszielen ist ein bewährtes Mittel, um Liquiditätsengpässe zu vermeiden. Unternehmen sollten dabei darauf achten, die Fristen voll auszuschöpfen, ohne Skonto-Vorteile zu verlieren. Denn Skonto kann oft mehr finanzielle Vorteile bringen als das reine Ausschöpfen eines langen Zahlungsziels.

Lagerbestände optimieren, um Kapitalbindung zu reduzieren

Ein weiterer zentraler Ansatz zur Steuerung von Verbindlichkeiten ist die Optimierung der Lagerbestände. Hohe Lagerbestände binden Kapital, das ansonsten für andere betriebliche Zwecke genutzt werden könnte. Gleichzeitig erhöhen sie die Gefahr von Überalterung oder Wertverlust, was letztlich den Cashflow belastet.

Durch ein gezieltes Bestandsmanagement können Unternehmen ihre Lagerhaltung an den tatsächlichen Bedarf anpassen. „Just-in-Time“-Lieferungen oder kleinere, aber häufigere Bestellungen sind Optionen, um die Lagerkosten zu senken.

3. Liquiditätsplanung und Budgetierung

Eine präzise Liquiditätsplanung und Budgetierung sind essenziell, um finanzielle Engpässe frühzeitig zu erkennen und ihnen gezielt entgegenzuwirken. Gerade in KMU, die häufig von Schwankungen im Zahlungsfluss betroffen sind, bietet ein strukturiertes Vorgehen die nötige Sicherheit.

Aufbau eines rollierenden Liquiditätsplans

Ein rollierender Liquiditätsplan ist ein dynamisches Instrument, das regelmässig aktualisiert wird und so eine kontinuierliche Übersicht über die verfügbaren liquiden Mittel bietet. Dabei werden erwartete Einzahlungen und geplante Ausgaben gegenübergestellt. Der Vorteil dieses Ansatzes liegt in der Flexibilität: Neue Informationen, wie unerwartete Einnahmen oder zusätzliche Kosten, können laufend eingearbeitet werden.

Ein solcher Plan sollte mindestens eine Vorschau von drei bis sechs Monaten umfassen. So können KMU sicherstellen, dass genügend finanzielle Mittel für die laufenden Verpflichtungen zur Verfügung stehen.

Berücksichtigung saisonaler Schwankungen und Krisenpläne

Viele Branchen, insbesondere der Handel oder das Gastgewerbe, sind von saisonalen Schwankungen betroffen. In umsatzstarken Phasen entsteht oft ein Liquiditätsüberschuss, während in schwächeren Perioden Engpässe auftreten können. Eine vorausschauende Liquiditätsplanung berücksichtigt diese Zyklen und stellt sicher, dass in der Hochsaison Rücklagen gebildet werden, um die Nebensaison zu überbrücken.

Szenarioplanung: Best, Worst, Most Likely

Die Szenarioplanung ist ein weiterer wichtiger Bestandteil der Liquiditätsplanung. Indem Unternehmen verschiedene Szenarien durchspielen, können sie besser auf unsichere oder volatile Marktbedingungen reagieren.

1. Best-Case-Szenario: Optimistische Annahmen, wie z. B. eine Umsatzsteigerung oder ein schneller Zahlungseingang.
2. Worst-Case-Szenario: Pessimistische Annahmen, wie Zahlungsausfälle, plötzliche Kostensteigerungen oder ein drastischer Umsatzrückgang.
3. Most-Likely-Szenario: Realistische Einschätzungen basierend auf historischen Daten und aktuellen Marktbedingungen.

Durch die Betrachtung dieser Szenarien können Unternehmen ihre finanziellen Risiken besser abschätzen und vorbereitende Massnahmen entwickeln, um auch im Worst-Case handlungsfähig zu bleiben. 

Der Faktor Digitalisierung im Cashflow-Management

Bei begrenzten Ressourcen ist die Digitalisierung der Schlüssel in der Cashflow-Optimierung. Sie ermöglicht durch automatisierte Datenerfassung, Echtzeit-Reporting und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit eine effizientere Finanzverwaltung. Automatisierte Prozesse sparen Zeit, reduzieren Fehler und schaffen Transparenz, während Echtzeitauswertungen fundierte Entscheidungen erleichtern. Individuell anpassbare Dashboards und optimierte Workflows fördern eine reibungslose Kollaboration zwischen Abteilungen, sodass Unternehmen Engpässe frühzeitig erkennen und strategisch handeln können.

Positiver Cashflow dank Microsoft Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central ist eine ERP-Lösung, die speziell darauf ausgelegt ist, KMU bei der Optimierung ihres Cashflow-Managements und der allgemeinen Unternehmensführung zu unterstützen. Durch eine Kombination aus zentralisierter Datenhaltung, Echtzeiteinblicken und automatisierten Workflows bietet das System eine umfassende Plattform, um finanzielle Prozesse effizient zu gestalten und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Zentralisierte Datenhaltung

Mit Microsoft Business Central können alle wichtigen Unternehmens- und Finanzdaten in einem zentralen System erfasst und verwaltet werden. Ob offene Forderungen, Verbindlichkeiten, Lagerbestände oder Einnahmen und Ausgaben – alle Informationen stehen in einer einzigen, übersichtlichen Plattform zur Verfügung.

Dadurch entfällt das manuelle Abgleichen von Daten aus unterschiedlichen Systemen, und Abteilungen wie Buchhaltung, Einkauf und Vertrieb können problemlos zusammenarbeiten. Diese zentralisierte Datenbasis schafft Transparenz und verbessert die Abstimmung innerhalb des Unternehmens.

Echtzeiteinblicke

Eine besondere Stärke von Business Central ist die Möglichkeit, Finanzdaten in Echtzeit zu analysieren und visuell aufzubereiten. Automatisierte Reports und individuell anpassbare Dashboards liefern präzise Einblicke in den aktuellen Cashflow, die Liquidität und andere wichtige Kennzahlen.

Dank dieser Funktion können KMU schneller auf Veränderungen reagieren und Entscheidungen treffen, die auf aktuellen Daten basieren. So ist es beispielsweise möglich, Engpässe frühzeitig zu erkennen, offene Rechnungen gezielt zu priorisieren oder saisonale Schwankungen zu berücksichtigen.

Automatisierte Workflows

Microsoft Business Central ermöglicht die Automatisierung zahlreicher Prozesse, die direkt oder indirekt den Cashflow beeinflussen:

• Mahnprozesse: Automatisierte Erinnerungen sorgen dafür, dass Kunden rechtzeitig zahlen und offene Forderungen systematisch verfolgt werden.
• Zahlungsabwicklung: Zahlungen können automatisiert gebucht und Zahlungsziele effizient verwaltet werden.
• Einkauf: Bedarfsgerechte Nachbestellungen und flexible Lieferantenkonditionen helfen, Liquidität zu schonen.
• Lagerverwaltung: Echtzeitdaten zu Lagerbeständen ermöglichen eine optimale Kapitalbindung und verhindern Überbestände.

Diese integrierten Workflows reduzieren manuelle Eingriffe und minimieren das Risiko von Fehlern, während sie gleichzeitig die Effizienz steigern.

Konkrete Beispiele aus der Praxis

• Forderungsmanagement: Ein mittelständisches Handelsunternehmen automatisierte mithilfe von Business Central seinen Mahnprozess. Dadurch konnte die durchschnittliche Zeit bis zum Zahlungseingang um 15 Prozent verkürzt werden.
• Einkaufsoptimierung: Ein Fertigungsbetrieb implementierte automatisierte Einkaufsworkflows, wodurch er seine Lagerbestände um 20 Prozent senken und dennoch die Lieferfähigkeit verbessern konnte.
• Echtzeitreports: Ein Dienstleistungsunternehmen nutzte die Dashboards von Business Central, um saisonale Umsatzschwankungen besser vorherzusehen und Rücklagen gezielter zu bilden.