ERP-Einführung in 8 Schritten: So gelingt die Implementierung

Sie wollen Ihre Geschäftsprozesse effizienter gestalten und Ihr Unternehmen skalieren? Sie wollen auf Echtzeit-Daten zugreifen, die den unterschiedlichen Abteilungen Ihres Unternehmens sofort zur Verfügung stehen und bessere Entscheidungen treffen? Dann ist es allerhöchste Zeit für ein ERP-System! Wahrscheinlich wissen Sie schon, dass Sie es brauchen, wir zeigen Ihnen wie.

Im Folgenden erfahren Sie, wer in die ERP-Einführung involviert werden muss, aus welchen einzelnen Phasen das Projekt besteht und welche häufigen Fehler Sie mit ausreichender Planung vermeiden können.

Wer sollte in die Planung der ERP-Einführung involviert werden?

Die Einführung eines ERP-Systems betrifft alle Abteilungen, weswegen nicht nur die Geschäftsleitung, sondern insbesondere die Abteilungsleiter in die Planung mit einbezogen werden sollten. Je besser die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Fachbereichen funktioniert, desto reibungsloser verläuft die Implementierung. Diese Personen(gruppen) spielen eine zentrale Rolle bei der ERP-Einführung:

Management und Geschäftsführung

Die Unterstützung des Managements und der Geschäftsführung ist entscheidend für den Projekterfolg. Sie sind dafür verantwortlich, die Gesamtstrategie festzulegen, die Ziele des Projekts zu definieren und sicherzustellen, dass ausreichend Ressourcen zur Verfügung stehen. Das Management muss außerdem bereit sein, Veränderungen im Unternehmen, wie die Einführung des ERP-Systems, aktiv voranzutreiben.

IT-Abteilung

Die IT des Unternehmens spielt eine zentrale Rolle bei der technischen ERP-Implementierung. Sie ist dafür verantwortlich, dass die ERP-Software in die bestehende IT-Infrastruktur integriert wird und reibungslos funktioniert. Sie muss vorab sicherstellen, dass die erforderliche Hardware und Software vorhanden sind und dass das System den Sicherheitsbestimmungen des Unternehmens entspricht.

Darüber hinaus arbeitet die IT eng mit dem Support des ERP-Anbieters und möglichen Implementierungspartnern zusammen, um technische Herausforderungen zu lösen.

Fachabteilungen und Key-User

Die Fachabteilungen sind die Hauptnutzer der ERP-Software und sollten daher frühzeitig in den Implementierungsprozess eingebunden werden. Die Mitarbeitenden dieser Abteilungen verfügen über das nötige Fachwissen, um die Anforderungen und Bedürfnisse ihres Fachbereichs zu definieren.

Insbesondere Key-User, also erfahrene Mitarbeiter aus den jeweiligen Abteilungen, sollten in die Auswahl und Konfiguration der ERP-Software einbezogen werden. Sie fungieren als Schnittstelle zwischen den Parteien, die die Software implementieren (IT-Ableitung und/oder Implementierungspartner) und den Endnutzern.

Externe Berater oder Implementierungspartner

Sie können die ERP-Einführung von Ihrem IT-Team umsetzen lassen, wenn dieses über das notwendige Know-how verfügt. Alternativ können Sie sich Unterstützung durch einen externen Berater oder Implementierungspartner einholen. Diese sind auf ERP-Systeme spezialisiert und bringen wertvolles Fachwissen mit. Sie können Ihr Unternehmen bei der Auswahl des richtigen ERP-Systems, der Konfiguration und Implementierung sowie bei der Schulung der Mitarbeitenden unterstützen.

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Wie führe ich ein ERP-System ein?

Um ein ERP-System erfolgreich in Ihrem Unternehmen einzuführen, brauchen Sie einen Projektplan, der alle Schritte der Implementierung umfasst. Die Einführung des ERP-Systems kann in verschiedene Phasen eingeteilt werden, die wir Ihnen im Folgenden vorstellen.

Schritt 1: Vorbereitungs- und Analysephase

Der erste Schritt bei der Einführung eines ERP-Systems ist die Analyse Ihrer aktuellen Geschäftsprozesse. Ziel dieser Phase ist es, die Schwachstellen in den bestehenden Abläufen zu identifizieren und Verbesserungspotenziale zu erkennen. Eine gründliche Ist-Analyse bildet die Grundlage für die Definition der Anforderungen an das neue ERP-System.

In dieser Phase sollten die relevanten Abteilungen eingebunden werden, damit alle wichtigen Prozesse berücksichtigt werden. Wenn in dieser Phase keine gründliche Analyse erfolgt, kann dies in späteren Phasen zu Problemen führen und es stellt sich möglicherweise heraus, dass das ausgewählte System doch nicht zu den Anforderungen passt.

Schritt 2: Anforderungen definieren

Nachdem Sie die Ist-Analyse abgeschlossen haben, können Sie die genauen Anforderungen an das ERP-System definieren. Dabei sollten Sie sowohl funktionale Aspekte, wie beispielsweise die Unterstützung bestimmter Geschäftsprozesse als auch technische Aspekte, wie Schnittstellen zu anderen Systemen oder spezifische Sicherheitsanforderungen, mit einbeziehen.

Formulieren Sie die Anforderungen klar und präzise in Ihrem ERP-Lastenheft, damit Ihr zukünftiges ERP-System alle notwendigen Funktionen abdeckt. Eine ungenaue Anforderungsdefinition kann im nach der Implementierung zu teuren Anpassungen führen.

Schritt 3: Auswahl des passenden ERP-Systems

Bevor Sie ein System implementieren können, müssen Sie sich zunächst für eines entscheiden. Sie haben den Ist-Zustand analysiert und Anforderungen definiert. Nun müssen Sie sich verschiedene Anbieter und deren ERP-Lösungen vergleichen. Es gibt viele verschiedene Softwares auf dem Markt, die unterschiedliche Lösungen für verschiedene Branchen und Unternehmensgrößen anbieten. Bei der Auswahl eines Systems sollten Sie die folgenden Faktoren berücksichtigen:

• Funktionalität: Deckt das System alle erforderlichen Geschäftsprozesse ab?
• Benutzerfreundlichkeit: Ist das System intuitiv und einfach zu bedienen?
• Skalierbarkeit: Kann das System mit dem Unternehmen wachsen?
• Kosten: Wie hoch sind die Lizenz-, Implementierungs- und Wartungskosten?

Weitere Hilfen zur Auswahl des ERP-Systems bieten unsere Artikel Die Auswahl des richtigen ERP-Systems und 10 beliebte ERP-Systeme in der Schweiz.

Schritt 4: Konfigurations- und Anpassungsphase

Sobald Sie sich für ein ERP-System entschieden haben, beginnt die Phase der Konfiguration und Anpassung. In dieser Phase wird das System an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens angepasst. Das kann die Anpassung von Standardmodulen oder die Entwicklung neuer Funktionen umfassen.

In dieser Phase ist es wichtig eng mit den Key-Usern zusammenzuarbeiten, um sicherzustellen, dass das System den Anforderungen der Endnutzer entspricht. Eine unzureichende Anpassung kann dazu führen, dass das System ineffizient oder schlecht bedienbar ist.

Schritt 5: Schulung der Mitarbeiter

Über Erfolg oder Misserfolg eines ERP-Projekts entscheiden die Mitarbeitenden. Können Sie das System effizient nutzen, dann ist die ERP-Einführung gelungen. Die Nutzbarkeit stellen Sie durch ausreichende Schulung Ihrer Mitarbeiter sicher. Diese sollte frühzeitig beginnen und alle relevanten Personen mit einbeziehen. Neben der Schulung der Endnutzer sollten auch Key-User und IT-Mitarbeiter spezielle Schulungen erhalten, damit sie das System bei Bedarf eigenständig anpassen und optimieren können.

Schritt 6: Testphase und Datenmigration

Bevor die ERP-Software live geschaltet wird, ist eine umfassende Testphase erforderlich. Ziel dieser Phase ist es, zu prüfen, dass alle Funktionen wie gewünscht arbeiten und keine Fehler im System vorhanden sind. Testen Sie dabei verschiedene Szenarien und Ausnahmefälle, um auf der sicheren Seite zu sein.

Parallel zur Testphase findet die Migration der Altdaten in das neue System statt. Die Datenmigration ist ein kritischer Schritt, da fehlerhafte oder unvollständige Daten zu Problemen im Betrieb führen können. Die Daten müssen sorgfältig überprüft und bereinigt werden, bevor sie in das neue System importiert werden.

Schritt 7: Rollout und Go-live

Der Rollout ist der eigentliche Start der ERP-Einführung. In dieser Phase werden alle Geschäftsprozesse auf das neue System umgestellt, und Ihr Unternehmen fängt an, das ERP-System im Tagesgeschäft zu nutzen. Der Go-live ist neben der Datenmigration eine weitere kritische Phase der Einführung, da Fehler oder Probleme sofortige Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb haben können.

Alle Mitarbeiter sollten durch die vorherigen Schulungen gut vorbereitet sein und es sollte einen klaren Plan für den Umgang mit möglichen Problemen während der Go-Live-Phase bestehen. Ein enger Kontakt zu Ihrem externen Berater oder Implementierungspartner kann in dieser Phase hilfreich sein, um schnell auf auftretende Probleme reagieren zu können.

Schritt 8: Nachbetreuung und Support

Nach dem Go-live ist die Arbeit noch nicht abgeschlossen. Meistens sind nach der Einführung einer ERP-Software kleinere Anpassungen oder Fehlerkorrekturen erforderlich. In der Nachbetreuungsphase werden diese Probleme behoben, und das System wird kontinuierlich überwacht und optimiert.

Ein langfristiger Supportvertrag mit dem ERP-Anbieter oder Implementierungspartner ist empfehlenswert, damit das System regelmäßig aktualisiert und gewartet wird. Der Support ist besonders wichtig, wenn das Unternehmen wächst oder sich die Geschäftsprozesse verändern. Viele ERP-Anbieter bieten als Standard kostenlosen Support an.

Flexibilität während der Einführung: Warum ein schrittweises Vorgehen vorteilhaft ist

Nachdem das ERP-System ausgewählt wurde, bietet es sich an, die Einführung in kleineren, handhabbaren Schritten durchzuführen. Statt das gesamte System auf einmal zu implementieren, profitieren viele Unternehmen davon, die Software schrittweise einzuführen und von den Nutzern direktes Feedback einzuholen.

Durch diese flexible Vorgehensweise können Sie sicherstellen, dass die tatsächlichen Arbeitsprozesse Ihrer Mitarbeiter frühzeitig berücksichtigt werden. Eventuelle Anpassungen oder Verbesserungen lassen sich schnell umsetzen, bevor das gesamte System in Betrieb geht. Dieser Ansatz minimiert das Risiko von Fehlern, die sonst erst nach der kompletten Einführung sichtbar würden, und führt zu einer höheren Akzeptanz bei den Nutzern, da diese schrittweise an die neuen Arbeitsabläufe herangeführt werden.

Es gibt allerdings Situationen, in denen eine schrittweise Einführung aufgrund technischer oder organisatorischer Einschränkungen schwieriger ist. In solchen Fällen finden wir gemeinsam mit Ihnen den besten Weg, um die Einführung so flexibel und reibungslos wie möglich zu gestalten.

Lassen Sie uns darüber sprechen, wie wir die Einführung in Ihrem Unternehmen optimal planen können. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Beratungsgespräch – wir helfen Ihnen, die ideale Lösung für Ihre Bedürfnisse zu finden.

Wie lange dauert die ERP-Einführung?

Die Größe des Unternehmens, die Anzahl der beteiligten Abteilungen und die Komplexität der Geschäftsprozesse haben einen erheblichen Einfluss auf die Dauer der Einführung. Ein kleines Unternehmen mit einfachen Prozessen und wenigen Abteilungen kann eine ERP-Lösung in wenigen Monaten implementieren, während größere Unternehmen mit komplexeren Anforderungen oft sogar ein bis zwei Jahre benötigen.

Zusätzlich spielen externe Faktoren wie die Verfügbarkeit von Ressourcen, die Geschwindigkeit der Entscheidungsfindung und die Bereitschaft zur Anpassung bestehender Prozesse eine Rolle.

Die Dauer der ERP-Implementierung variiert also je nach Projektumfang und Unternehmensstruktur. Eine enge Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen und eine klare Kommunikation können jedoch dazu beitragen, den Prozess zu beschleunigen.

Was kostet die ERP-Einführung?

Die Kosten für die Einführung einer ERP-Lösung können, genauso wie die Dauer des Projekts, stark variieren und hängen von ähnlich vielen Faktoren ab: der Größe des Unternehmens, der Komplexität des Systems und der Anzahl der benötigten Anpassungen.

Kosten für Software und Lizenzen

Bei einem ERP-Projekt hängen die Kosten für die Software und Lizenzen von der Anzahl der Nutzer, dem Funktionsumfang des Systems und dem gewählten Lizenzmodell ab. Viele ERP-Anbieter bieten sowohl Kauf- als auch Mietlizenzen an. Während Kaufmodelle oft hohe Anfangsinvestitionen erfordern, bieten Mietlizenzen, wie bei Cloud-basierten ERP-Lösungen, eine geringere Anfangsinvestition, dafür aber laufende monatliche Kosten.

Implementierungskosten

Die Implementierungskosten setzen sich aus den Beratungs- und Anpassungskosten sowie den Kosten für die Integration des Systems in die bestehende IT-Landschaft zusammen. Die Beratungskosten variieren je nach Projektumfang und Komplexität der Anpassungen. Unternehmen sollten diese Aufwände nicht unterschätzen, da eine unzureichende Beratung oder Anpassung zu späteren Problemen führen kann.

Schulungskosten

Die Schulung der Mitarbeitenden ist ein weiterer wichtiger Kostenfaktor. Je nach Größe des Unternehmens und Anzahl der Nutzer kann die Schulung mehrere Wochen dauern und sollte als wesentlicher Teil des Implementierungsprozesses angesehen werden.

Laufende Wartung und Support

Nach der Einführung der ERP-Lösung fallen gegebenenfalls Kosten für Wartung und Updates an. Diese sind wichtig, um sicherzustellen, dass das System auch in Zukunft reibungslos funktioniert und an veränderte Geschäftsanforderungen angepasst werden kann. Bei cloudbasierten ERP-Lösungen fallen diese Kosten weg, da der Anbieter Wartung und Updates übernimmt.

Auch Gebühren für den Support können anfallen. Aber Achtung, hier gibt es gravierende Unterschiede zwischen den Anbietern. Viele ERP-Softwares bieten Ihren Nutzern kostenlosen Support an.

Kostenfallen und versteckte Aufwände

Bei der Kostenkalkulation sollten Sie auch mögliche versteckte Aufwände berücksichtigen und als Puffer einplanen. Dazu gehören unvorhergesehene Anpassungen, zusätzliche Schulungen oder Supportleistungen. Eine detaillierte und realistische Kostenplanung ist entscheidend, um Budgetüberschreitungen zu vermeiden. Wenn Sie häufige Fehler, die wir Ihnen gleich vorstellen, von vornherein vermeiden, werden Sie unnötige Kosten sparen.

Häufige Fehler bei der ERP-Einführung vermeiden

Ein ERP-Projekt ist komplex und bringt einige Herausforderungen mit sich. Es gibt jedoch Fehler, die immer wieder vorkommen, aber vermieden werden können – damit Sie im Zeitplan und im Budget bleiben.

Fehlender Support nach Go-live: Mit dem Go-live endet das Projekt nicht. Sie benötigen nun einen strukturierten Supportprozess, um auf Probleme schnell zu reagieren und den laufenden Betrieb nicht zu gefährden. Besprechen Sie schon vor der Einführung der Software die Supportmöglichkeiten durch den ERP-Anbieter.

Unklare Zielsetzungen und Anforderungen: Einer der häufigsten Fehler bei der ERP-Einführung ist das Fehlen klar definierter Ziele und Anforderungen. Ohne klare Ziele wissen Sie nicht, ob das System den Bedürfnissen des Unternehmens entspricht und können den Erfolg des Projekts nicht messen. Ihre Anforderungen und Ziele sollten Sie klar definieren und in einem ERP-Lastenheft dokumentieren.

Unzureichende Kommunikation und Mitarbeiterintegration: Der Projekterfolg hängt von der Zusammenarbeit aller Abteilungen ab. Wenn Mitarbeitende nicht ausreichend in die ERP-Einführung eingebunden werden oder die Kommunikation zwischen den Abteilungen unzureichend ist, kann dies zu Problemen führen. Informieren Sie alle relevanten Stakeholder deshalb regelmäßig über den Fortschritt des Projekts.

Falsche ERP-Auswahl: Wenn Sie nach der ERP-Einführung feststellen, dass die Software gar nicht geeignet für Ihr Unternehmen ist, führt dies zu hohen Kosten und ineffizienten Prozessen. Auch hier ist entscheidend, dass Sie vor dem Projekt eine gründliche Analyse Ihrer Anforderungen durchführen und verschiedene Anbieter und Systeme vergleichen, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Bei der Entscheidungsfindung kann Ihnen ein externer Berater helfen.

Unterschätzung der Anpassungs- und Testphase: Eine unvollständige Anpassung kann dazu führen, dass das ERP-System nicht optimal genutzt wird und unzureichende Tests können später zu schwerwiegenden Problemen im Betrieb führen. Planen Sie also ausreichend Zeit und Ressourcen für diese Phasen ein.