ERP-Einführung gescheitert: Warum so viele Projekte schief gehen und wie Sie es besser machen

Einführungen von Enterprise-Ressource-Planning-Sytemen (ERP) gehören zu den größten und risikoreichsten IT-Vorhaben in Schweizer Unternehmen. Die Erwartungen sind hoch: bessere Organisation, effizientere Abläufe und langfristige Kostenersparnis. Doch die Realität sieht oft anders aus. Viele dieser Projekte scheitern und hinterlassen nicht nur hohe Kosten, sondern auch Frustration bei Mitarbeitern und Führungskräften. Doch warum gehen so viele dieser Vorhaben schief?

Warum scheitern so viele ERP-Einführungen?

Der Hauptgrund liegt oft darin, wie diese Projekte umgesetzt werden. Viele Unternehmen wählen einen traditionellen Ansatz, bei dem alles von Anfang an geplant wird: Erst werden die Anforderungen genau aufgeschrieben, dann die Software entwickelt und angepasst, schließlich wird sie getestet und am Ende eingeführt. Klingt logisch? Leider hat sich dieser Ansatz in der Praxis oft als problematisch erwiesen.

Denn in einem großen, starren Projekt, das über Monate oder sogar Jahre läuft, können viele unvorhergesehene Dinge passieren: Anforderungen ändern sich, die Technologien entwickeln sich weiter, und vor allem – die Menschen, die später mit der ERP-Software arbeiten, haben möglicherweise ganz andere Erwartungen, als am Anfang angenommen. Das führt dazu, dass die Nutzer oft erst am Ende des Projekts das fertige System zu sehen bekommen – und dann überrascht und überfordert sind.

Schritt für Schritt zum erfolgreichen ERP-System

Moderne Ansätze setzen daher auf Flexibilität: Schritt für Schritt wird das System aufgebaut, getestet und direkt von den späteren Nutzern ausprobiert. So lassen sich Probleme frühzeitig erkennen und beheben, bevor sie zu großen Hindernissen werden. Die Vorteile dieser Methode sind klar: Nutzerfeedback wird früh integriert, und Anpassungen können jederzeit vorgenommen werden.

Im Folgenden zeigen wir dir die fünf häufigsten Fehler bei ERP-Projekten und wie sie sich mit einem flexiblen, schrittweisen Ansatz vermeiden lassen.

Fehler 1: Keine klaren Ziele und zu viele Meinungen

ERP-Projekte beginnen oft mit ambitionierten Plänen: Die neue Software soll möglichst viele Bereiche des Unternehmens unterstützen und alte Systeme ersetzen. Dabei fehlt es jedoch oft an einer klaren Richtung.

Ein typisches Problem: Zu Beginn eines Projekts gibt es viele unterschiedliche Meinungen, was genau das System leisten soll. Die Geschäftsführung hat eine Vision, die IT-Abteilung hat eigene Prioritäten, und die Fachabteilungen wissen oft am besten, was sie wirklich brauchen. Das führt schnell zu widersprüchlichen Anforderungen und einem überladenen Projektplan. Jeder möchte, dass seine eigenen Bedürfnisse berücksichtigt werden, doch am Ende gibt es keinen klaren Fokus mehr.

Außerdem fehlt oft eine zentrale Person oder Gruppe, die die endgültige Entscheidung trifft. Stattdessen mischen sich viele ein, aber niemand trägt die volle Verantwortung. Das führt zu einer unklaren Strategie und häufigen Änderungen während des Projekts – was letztlich zu Verzögerungen und höheren Kosten führt.

Besser: Implementierung in überschaubaren Etappen

Ein schrittweiser Ansatz stellt sicher, dass nur die wichtigsten Ziele zuerst angegangen werden. Statt alles auf einmal zu wollen, wird das Projekt in kleinere Etappen unterteilt, die jeweils überschaubar sind und auf klaren, gemeinsamen Zielen basieren. So bleibt man flexibel und kann jederzeit Anpassungen vornehmen, ohne den Überblick zu verlieren. Wichtig ist, dass die Endnutzer schon früh einbezogen werden, damit ihre Bedürfnisse von Anfang an berücksichtigt werden.

Fehler 2: Übermäßige Anpassungen führen zu Kosten und Komplexität

Viele Unternehmen passen ihr ERP-System so stark an ihre eigenen Prozesse an, dass es am Ende kaum noch wie die Standardlösung funktioniert. Hierbei wird oft zwischen zwei Arten der Anpassung unterschieden: Konfigurationen, bei denen Einstellungen innerhalb des Systems vorgenommen werden, und spezielle Programmierungen – das sogenannte „Customizing“. Während Konfigurationen meist unproblematisch sind, wird es bei tiefgreifenden Programmierungen schnell kompliziert.

Diese speziellen Anpassungen mögen zunächst nach einer guten Idee klingen – schließlich möchte man, dass das System perfekt zur eigenen Arbeitsweise passt. Doch hier lauert ein großer Fehler: Übermäßiges Customizing macht die Software nicht nur komplizierter, sondern auch teurer. Je mehr individuelle Programmierungen vorgenommen werden, desto mehr Zeit und Ressourcen sind nötig – nicht nur in der Entwicklung, sondern auch bei der späteren Wartung. Außerdem wird das System schwerer zu aktualisieren, da jede Änderung wieder angepasst werden muss.

Schlimmer noch: Viele dieser Anpassungen basieren auf theoretischen Annahmen, wie die Prozesse in der Praxis ablaufen sollen. Erst nach der Einführung zeigt sich dann, ob die Anpassungen tatsächlich sinnvoll waren – oder ob sie unnötig verkomplizieren.

Besser: Standardprozesse statt teurer Sonderlösungen

Anstatt von Anfang an alles perfekt anpassen zu wollen, ist es sinnvoll, das System zunächst in einer einfachen, standardisierten Version zu implementieren. So können die Nutzer das System in der Praxis ausprobieren und früh Feedback dazu geben, was funktioniert und was nicht. Im Idealfall lassen sich Unternehmensprozesse sogar an die von der Software vorgesehenen Best Practices anpassen, was weitere Änderungen am System überflüssig macht.

Fehler 3: Die Nutzer werden nicht ausreichend eingebunden

Ein häufiger Grund, warum ERP-Projekte scheitern, ist, dass die Nutzer nicht ausreichend eingebunden werden. Oft erhalten sie nur Präsentationen oder das System wird ihnen vom Projektteam vorgeführt. Selbst ausprobieren können sie es jedoch nicht. So bleibt unklar, wie der zukünftige Arbeitsalltag aussehen wird.

Das führt zu Verunsicherung während des Projektes und und zur Ablehnung der späteren Einführung. Die Mitarbeiter fühlen sich überfordert und haben das Gefühl, dass ihre Bedürfnisse nicht berücksichtigt wurden. Im schlimmsten Fall wurde für viel Geld ein langwieriges IT-Projekt durchgeführt, an dessen Ende die Prozesse schlechter unterstützt werden als zuvor.

Dass Mitarbeiter regelmäßig nach ihren „Anforderungen“ gefragt werden hilft kaum, wissen die meisten Menschen doch nicht, was sie tatsächlich brauchen. Theorie und die Praxis gehen oft auseinander. Bevor wir eine Software produktiv nutzen, lässt sich nur schwer einschätzen, welche Funktionen wir tatsächlich benötigen, was uns fehlt und was überflüssig ist.

Besser: Nutzer aktiv einbinden und tatsächliche Bedürfnisse erkennen

Statt die Nutzer nur zu informieren oder nach ihren Anforderungen zu fragen, sollten sie frühzeitig und aktiv in den Prozess eingebunden werden. Das bedeutet: Sie müssen das System selbst ausprobieren und mit echten Arbeitsprozessen testen können. Dadurch lassen sich Probleme und umständliche Abläufe bereits im Entwicklungsprozess erkennen und beheben. Statt Wünsche zu erfüllen gilt es herauszufinden, was die Mitarbeiter wirklich brauchen, um ihre Arbeit effizienter zu gestalten.

Hier kommen Produktmanager ins Spiel. Sie helfen dabei, die tatsächlichen Bedürfnisse der Nutzer zu identifizieren und das System darauf abzustimmen. Das sorgt nicht nur für eine höhere Akzeptanz, sondern auch für ein besser funktionierendes System, das den täglichen Anforderungen gerecht wird.

Fehler 4: Schlechte Daten – ein Problem, das oft zu spät erkannt wird

Einer der größten Stolpersteine bei ERP-Projekten ist die Datenmigration – also die Übertragung der bestehenden Unternehmensdaten in das neue System. In vielen Fällen wird dieses Problem erst kurz vor dem geplanten Start des neuen Systems entdeckt, wenn die Daten auf einmal nicht wie erwartet ins neue System passen oder veraltet sind.

Oft sind die Daten inkonsistent, unvollständig oder veraltet. Das liegt daran, dass sie über Jahre in unterschiedlichen Systemen gepflegt wurden und niemand die Verantwortung für ihre Qualität übernommen hat. In der Hektik des Projekts wird dieses Problem häufig übersehen – bis es zu spät ist.

Besser: Schrittweise Datenmigration verhindert böse Überraschungen

Daten sollten von Anfang an als zentrale Aufgabe des Projekts betrachtet werden. Anstatt die gesamte Datenmigration erst am Ende des Projekts vorzunehmen, sollten die Daten schrittweise ins neue System überführt und dort getestet werden. So lassen sich Probleme frühzeitig erkennen und beheben. Außerdem ist es wichtig, klare Verantwortlichkeiten für die Datenqualität zu definieren, damit das Thema nicht unter den Tisch fällt.

Fehler 5: Vernachlässigung der letzten Projektphasen

In vielen ERP-Projekten liegt der Fokus auf den frühen Phasen: Planung, Design und Entwicklung. Die späteren, entscheidenden Phasen wie Tests und Schulungen werden oft vernachlässigt. Schließlich wird die Zeit knapp und der Druck, das System live zu schalten, steigt. Erst dann stellt sich heraus, dass gründliche Tests fehlen und die Mitarbeiter das System nicht beherrschen. Ein holpriger Start mit unnötigen Fehlern und überforderten Nutzern ist vorprogrammiert.

Besser: Schrittweise Einführung und begleitende, gezielte Schulungen

Anstatt das gesamte System auf einmal einzuführen, sollte es schrittweise implementiert werden. Dadurch können die Mitarbeiter das System in kleineren, überschaubaren Schritten kennenlernen und sich schneller darauf einstellen. Schulungen können dabei ebenfalls in mehreren Etappen stattfinden. Da die Änderungen jeweils nur geringfügig sind, reichen kurze, gezielte Trainings, die den Nutzern genau das vermitteln, was sie gerade brauchen.

Durch die begleitende Einführung wird das System in der Praxis getestet, und mögliche Fehler oder Probleme können sofort behoben werden. Das spart nicht nur Zeit bei den Schulungen, sondern sorgt auch für ein reibungsloseres Arbeiten mit dem neuen System.

Fazit: Flexibilität und eine frühe Einbindung der Nutzer sind der Schlüssel zum Erfolg

Der Schlüssel zu einem erfolgreichen ERP-Projekt liegt in einem flexiblen, schrittweisen Ansatz, bei dem das System nach und nach in die Praxis eingeführt wird. Anstatt das gesamte Projekt in einem großen „Go-Live“ auf einmal abzuschließen, erfolgt die Einführung in kleinen, handhabbaren Etappen. Diese Vorgehensweise erlaubt es den Mitarbeitern, das System schon während der Entwicklung in ihrer alltäglichen Arbeit produktiv zu nutzen, anstatt nur in isolierten Testphasen.

Ein großer Vorteil dabei ist, dass die Nutzer von Anfang an aktiv in den Prozess eingebunden werden. Das System wird nicht nur theoretisch getestet, sondern direkt in echten Arbeitsprozessen angewendet. Das führt dazu, dass mögliche Probleme oder umständliche Arbeitsabläufe sofort sichtbar werden. Dadurch können sie frühzeitig korrigiert werden, bevor sie sich zu größeren Hindernissen entwickeln.

Mit einem schrittweisen Ansatz wird auch der Übergang ins neue System reibungsloser gestaltet. Die Mitarbeiter lernen das System nach und nach kennen, anstatt plötzlich mit einer völlig neuen Arbeitsweise konfrontiert zu werden. Durch kontinuierliche Schulungen, die parallel zur Einführung stattfinden, haben sie ausreichend Zeit, sich an das neue System zu gewöhnen. Das sorgt nicht nur für weniger Frustration, sondern auch für eine höhere Akzeptanz und letztendlich für eine effizientere Nutzung des Systems.

Eine weitere Stärke dieses Ansatzes ist die kontinuierliche Optimierung. Während das System schrittweise eingeführt wird, können Anpassungen auf Basis des echten Feedbacks der Nutzer vorgenommen werden. So stellen Sie sicher, dass das System am Ende nicht nur technisch funktioniert, sondern auch die tatsächlichen Bedürfnisse der Mitarbeiter erfüllt. Diese Art von flexibler Implementierung vermeidet die typischen Probleme, die bei starren Projekten auftreten – zum Beispiel, dass Nutzer erst im Nachhinein feststellen, dass das System ihre Arbeitsabläufe nicht optimal unterstützt.