ERP-Kosten: Wann lohnt sich die Investition?

Die Einführung eines ERP-Systems (Enterprise Resource Planning) zählt zu den grössten Investitionen, die Ihr Unternehmen im Bereich der IT und Prozessoptimierung tätigen kann. Es kann jedoch auch eines der grössten Wachstumsbeschleuniger sein. Da die Gesamtkosten von den Anforderungen, der Unternehmensgrösse und spezifischen Gegebenheiten abhängen, ist eine detaillierte Planung unerlässlich.

Dieser Leitfaden gibt einen strukturierten Überblick über die wichtigsten Kostenfaktoren, von der Implementierung, über Wartungs- und Personalkosten. Ausserdem erklären wir, wann sich die Investition in eine ERP-Software amortisiert hat und wie sie bei der Kostenplanung vorgehen.

Was kostet ein ERP-System? Überblick über die Kosten

Die Kosten für eine ERP-Lösung setzen sich aus mehreren Teilen zusammen: von Lizenzgebühren über Implementierung bis hin zu langfristigen Wartungskosten. Um die Investition richtig einordnen zu können, sollten Sie „Total Cost of Ownership“ (TCO), also die „Gesamtkosten des Besitzes“ kennen.

Die TCO beziehen sich auf die Summe aller Kosten, die im Zusammenhang mit der Investition anfallen – nicht nur auf die anfänglichen Anschaffungskosten, sondern auch auf alle direkten und indirekten Betriebskosten über die gesamte Nutzungsdauer eines Systems.

Lizenzkosten: Ein wesentlicher Bestandteil der Total Cost of Ownership

Die Lizenzkosten für ein ERP-System sind die direkten Kosten, die für den Erwerb oder die Nutzungslizenz des Systems anfallen. Sie sind oft der erste und sichtbarste Kostenfaktor, aber ihre Struktur und Höhe variieren, je nachdem, welches Lizenzmodell Sie wählen. Für die richtige Auswahl müssen Sie verstehen, wie verschiedene Lizenzierungsmodelle funktionieren und welche langfristigen Auswirkungen sie auf die Gesamtkosten haben können.

Einmalige Lizenzgebühr (On-Premises)

Bei diesem Modell zahlt das Unternehmen eine einmalige Gebühr für die Nutzung der ERP-Software und erwirbt damit eine dauerhafte Lizenz, die auf den eigenen Servern installiert und betrieben wird. Diese On-Premises-Lizenzierung ist häufig mit höheren Anfangsinvestitionen verbunden, da die Software vollständig erworben wird. Zudem fallen in diesem Modell meist zusätzliche Kosten für Hardware, IT-Support und regelmässige Updates an.

Abonnementmodell (Cloud-basiert)

Bei einer Cloud-ERP-Lösung zahlen Unternehmen eine monatliche oder jährliche Nutzungsgebühr für den Zugriff auf das ERP-System. Diese Abonnementgebühren umfassen typischerweise Wartung, Updates und teilweise sogar Supportkosten. Dieses Modell erfordert keine grossen Anfangsinvestitionen, sondern verteilt die Lizenzkosten über die gesamte Nutzungsdauer des Systems hinweg. Cloud-basierte ERP-Systeme bieten oft eine höhere Flexibilität, da sie je nach Bedarf zusätzliche Nutzer oder Module integrieren können.

Nutzerbasierte Lizenzierung

Bei einigen ERP-Anbietern werden die Lizenzkosten abhängig von der Anzahl der Nutzer berechnet, die auf die ERP-Software zugreifen. In solchen Fällen zahlen Unternehmen pro Anwender eine Gebühr, die entweder einmalig (bei On-Premises) oder wiederkehrend (bei Cloud-ERP) anfallen kann. Dieses Modell ist für Unternehmen interessant, die mit einer kleinen Nutzerzahl starten und nur bei wachsendem Bedarf zusätzliche Lizenzen erwerben möchten. Jedoch steigt die TCO proportional zur Nutzerzahl, sodass dieses Modell langfristig teuer werden kann, wenn die Nutzerbasis wächst.

Modulare Lizenzierung

Einige ERP-Anbieter bieten modulare Lizenzen an, bei denen das Unternehmen nur für die benötigten Funktionen und Module zahlt. Beispielsweise könnten Einkauf, Lagerverwaltung und Finanzen als separate Module lizenziert werden, während das Unternehmen nur die tatsächlich genutzten Bereiche bezahlt. Das kann die TCO für Unternehmen mit spezifischen Anforderungen reduzieren.

Kosten für die Implementierung eines ERP-Systems

Die Implementierung einer ERP-Software ist der zweitgrösste Kostenpunkt nach der Lizenzierung. Die Ausgaben für das Projekt sind höchst individuell und hängen von mehreren Faktoren ab, wie der Unternehmensgrösse, der Komplexität der Prozesse und den spezifischen Anforderungen.

Mit diesen Kosten müssen Sie bei der Implementierung des ERP-Systems rechnen:

Datenmigration und Integration

Wesentliche Aufwände entstehen durch die Migration historischer Daten in die neue ERP-Software. Zusätzlich fallen Integrationskosten an, wenn das ERP-System mit Drittanbieter-Lösungen wie CRM-, Buchhaltungs- oder Logistiksoftware verbunden werden sollen. Diese Schnittstellen (APIs) erfordern oft spezifische Anpassungen, die den Aufwand und die Kosten steigern.

Customizing und Anpassungen

Jedes Unternehmen hat individuelle Prozesse und Anforderungen, die oft Anpassungen am Standard-ERP erfordern. Branchen- oder unternehmensspezifisches Customizing sorgt dafür, dass die Software optimal zu Ihrer Unternehmensstruktur passt, erfordert jedoch zusätzlichen Aufwand.

Versteckte Implementierungskosten

Während des Implementierungsprozesses können unerwartete Kosten anfallen, zum Beispiel für zusätzliche Hardware oder Software zur Unterstützung der Datenmigration.

Folgekosten für Wartung und Updates von ERP-Systemen

Die laufenden Kosten nach der Einführung eines ERP-Systems spielen eine wichtige Rolle für die Kalkulation der Gesamtkosten und unterscheiden sich je nach gewähltem Modell erheblich. Als Unternehmer müssen Sie die Folgekosten im Blick behalten und sich frühzeitig mit Fragen zur Wartung, Service und Sicherheit auseinandersetzen. Das sind die Unterschiede zwischen On-Premises- und Cloud-ERP-Systemen:

On-Premise-ERP-Systeme

• Wartung und Updates: Bei On-Premises-Lösungen müssen eigenständig Software-Updates und Sicherheits-Patches installiert werden. Diese Prozesse können ressourcenintensiv sein und benötigen ein erfahrenes IT-Team oder Supportverträge mit externen Anbietern.
• Hardware- und Infrastrukturkosten: Da die gesamte IT-Infrastruktur lokal verwaltet wird, müssen auch die Hardware und Netzwerkkomponenten regelmässig gewartet und erneuert werden.
• Sicherheits- und Backup-Lösungen: Sicherheitslösungen, wie Firewalls und Verschlüsselungssysteme, sowie regelmässige Daten-Backups müssen intern verwaltet werden. Dies kann kostspielig sein, da zusätzliche Hardware, Software und IT-Ressourcen erforderlich sind.

Cloud-Lösungen am Beispiel Dynamics 365 Business Central

• Laufende Lizenzgebühren: Bei Dynamics 365 Business Central zahlt das Unternehmen monatliche oder jährliche Gebühren, die bereits Wartung, Updates und Sicherheitslösungen umfassen.
• Support und Service-Level-Agreements (SLA): Cloud-ERP-Anbieter wie Microsoft bieten verschiedene Supportpakete, von kostenlosem Basis- bis hin zu Premium-Optionen mit 24/7-Support und höchster Servicequalität.
• Sicherheitslösungen und Backups: Die Cloud-Infrastruktur bietet oft integrierte Sicherheitslösungen, automatische Backups und ein hohes Mass an Datenverschlüsselung.

Personalkosten für Umstellung und Schulung

Das neue ERP-System kann nur erfolgreich eingesetzt werden, wenn die Nutzer ausreichend geschult werden. Die Schulung und Einweisung des Teams darf nicht unterschätzt werden, da sie direkten Einfluss auf die Systemnutzung und die Betriebseffizienz hat. Die Kosten setzen sich wie folgt zusammen:

• Schulungskosten: Schulungskosten setzen sich aus verschiedenen Komponenten zusammen, wie Basis- und Fortgeschrittenenschulungen für die allgemeinen Funktionen des ERP-Systems sowie spezifischen Schulungen für die einzelnen Module, die Ihr Unternehmen nutzt.
• Key-User-Training: Key-User sind Nutzer, die eine intensivere Schulung erhalten und anschliessend als interne Ansprechpersonen dienen. Diese können dann ihr Wissen weitergeben und neue Mitarbeiter schulen, was langfristig Kosten spart.
• Produktivitätseinbussen: Während der Einführung ist oft mit einem temporären Rückgang der Produktivität zu rechnen, da sich Mitarbeiter an das neue ERP-System gewöhnen müssen. Dies kann die Einführungskosten indirekt beeinflusst.

Wann lohnt sich ein ERP-System?

Eventuell überschlagen Sie gerade im Kopf schon die Kosten für Lizenzierung, Einführung und die Schulung Ihrer Mitarbeiter und fragen sich, ob sich diese Investition überhaupt lohnt. Die Frage ist einfach zu beantworten: Eine ERP-Software lohnt sich dann, wenn der erzielte Nutzen Ihre anfänglichen und laufenden Kosten deutlich übersteigt.

Das Kosten-Nutzen-Verhältnis von ERP-Lösungen lässt sich durch den Return on Investment (ROI) und die Amortisationsdauer beurteilen. Ein hoher ROI und eine kurze Amortisierungsdauer sind deutliche Indikatoren dafür, dass das ERP-System Ihre langfristigen Unternehmensziele unterstützt.

ERP-Kosten anhand von Amortisierungsdauer und ROI bewerten

Im Kontext eines ERP-Systems bedeutet Amortisierungsdauer: Wie lange dauert es, bis die Anschaffungskosten und die laufenden Aufwendungen durch Effizienzsteigerungen, geringere Fehlerquoten und optimierte Prozesse ausgeglichen werden?

Der Begriff ist eng verbunden mit dem Return on Investment (ROI), der beschreibt, wie rentabel eine Investition ist. Der ROI stellt die erzielten Erträge in Relation zur Höhe der Investition und zeigt, wie stark die Investition zur Wertschöpfung des Unternehmens beiträgt.

So gibt die Amortisierungsdauer an, wann die Kosten eines ERP-Systems wieder eingespielt sind, während der ROI die Gesamtrentabilität über diesen Zeitraum hinaus beurteilt.

Wie gehe ich bei einer Amortisierungs- und ROI-Analyse vor?

Eine Amortisierungs- und ROI-Analyse hilft Ihnen dabei, die Wirtschaftlichkeit eines ERP-Systems zu beurteilen. Der Prozess umfasst folgende Schritte:

1. Kostenanalyse: Bestimmen Sie die Anfangsinvestitionen für das ERP-System, einschliesslich Lizenzkosten, Implementierung, Schulung und Hardware. Erfassen Sie auch die laufenden Wartungs- und Supportkosten.
2. Einschätzung der potenziellen Einsparungen: Berechnen Sie, wie viel Sie durch den Einsatz des ERP-Systems jährlich einsparen können. Typische Einsparungen ergeben sich durch verbesserte Produktivität, reduzierte Bestände, effizienteren Einkauf und weniger Fehler in der Produktion und Verwaltung.
3. Amortisierungszeitraum und ROI berechnen: Die Amortisierungsdauer und der ROI lassen sich wie folgt berechnen:
   • Amortisierungsdauer = Gesamtkosten/Jährliche Einsparungen
   • ROI = ((Ersparnisse – Investitionskosten)/Investitionskosten) × 100
   • Der ROI-Wert zeigt in Prozent, wie rentabel das ERP-System ist.
4. Risiken und Unsicherheiten einbeziehen: Überlegen Sie, welche unvorhergesehenen Kosten oder potenziellen Risiken es gibt, und passen Sie die Berechnung gegebenenfalls an, um eine realistischere Amortisierungsdauer und einen konservativeren ROI zu erhalten.

Beispielrechnung für ein KMU

Angenommen, ein KMU entscheidet sich für die Einführung eines ERP-Systems und rechnet mit folgenden Kosten und Einsparungen:

• Initiale Investition (inkl. Lizenzen, Implementierung und Schulung): CHF 80’000
• Jährliche Wartung und Supportkosten: CHF 10’000
• Geschätzte jährliche Einsparungen (z.B. durch Effizienzsteigerungen und geringere Bestände): CHF 30’000

Berechnung der Amortisierungsdauer und des ROI:

• Gesamtkosten für das erste Jahr: CHF 80’000 (Initialkosten) + CHF 10’000 (Wartungskosten) = CHF 90’000
• Jährliche Einsparungen: CHF 30’000
• Amortisierungsdauer = CHF 90’000/CHF 30’000 (pro Jahr) = 3 Jahre
• Return on Investment (ROI) = ((30’000 x 3) – 90’000)/90’000 x 100 = 0 Prozent

Nach der Amortisierungsgzeit (3 Jahre) liegt der ROI dann jährlich bei etwa 33 Prozent der eingesparten Kosten in Bezug zur ursprünglichen Investition (CHF 90’000).

Das bedeutet: Nach etwa drei Jahren hat das KMU die Investitionskosten durch die Einsparungen wieder hereingeholt, und ab diesem Zeitpunkt steigert das ERP-System fortlaufend den ROI des Unternehmens.

Tipps zur Kostenoptimierung

Jede Phase eines ERP-Projekts, beginnend bei der Auswahl der Lizenzierung bis zur Schulung der Mitarbeiter, bietet Potenzial zur Optimierung. Hier sind einige praxiserprobte Ansätze, um die Gesamtkosten zu reduzieren und die Amortisationszeit zu verkürzen:

• Auswahl des passenden Lizenzmodells: Vergleichen Sie On-Premises- und Cloud-Optionen gründlich. Bei Cloud-basierten Modellen benötigen Sie weniger Startkapital und verteilen die Kosten über die Nutzungsdauer. Bei On-Premises könnten die einmaligen Kosten langfristig günstiger sein, wenn langfristig umfangreiche Anpassungen benötigt werden und die Nutzerzahlen kontinuierlich steigen.
• Modulare Lizenzierung nutzen: Wenn Sie nur spezifische ERP-Funktionen benötigen, wählen Sie eine modulare Anwendung, wie beispielsweise Dynamics 365. Der Vorteil ist, dass Sie nur die notwendigen Module lizenzieren müssen.
• Schnittstellenanforderungen minimieren: Konzentrieren Sie sich bei der Integration zusätzlicher Anwendungen auf das Notwendigste, denn Schnittstellen und Integrationen kosten nicht nur initial, sondern verursachen auch Folgekosten durch Wartung. Eine konsolidierte Systemlandschaft kann diese Kosten langfristig senken.
• Effiziente Wartungsstrategie entwickeln: Planen Sie Updates und Wartungsmassnahmen so, dass sie regelmässig und geplant durchgeführt werden, um Notfall- oder Ad-hoc-Kosten zu vermeiden.