ERP, PPS oder Warenwirtschaft: Welches System erfüllt Ihre Unternehmens-anforderungen?

Eine moderne Softwarelösung ist für ein Unternehmen wie das Cockpit für einen Piloten: Ohne die richtigen Instrumente, die alle Prozesse im Blick behalten und steuern, wird die Navigation durch die Herausforderungen des Geschäftslebens nahezu unmöglich. Die wichtigsten Softwarelösungen sind: Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP), Produktionsplanungs- und -steuerungssysteme (PPS) und Warenwirtschaftssysteme (WWS).

Da diese oft durcheinandergebracht und manchmal auch gar nicht so klar voneinander abgegrenzt werden können, beleuchtet wir in diesem Artikel die spezifischen Einsatzgebiete, Funktionen und Unterschiede der Systeme und zeigt, wie sie miteinander arbeiten.

Was ist ein PPS-System?

Ein PPS-System, kurz für Produktionsplanungs- und -steuerungssystem, ist eine spezialisierte Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Fertigungsprozesse effizient zu planen, zu koordinieren und zu überwachen. Der Fokus liegt auf der optimalen Nutzung von Ressourcen. Dazu zählen Maschinen, Personal und Material, um Produktionsziele termingerecht und kosteneffizient zu erreichen.

Kernelemente eines PPS-Systems umfassen Funktionen wie:

• Kapazitätsplanung: Sicherstellung, dass Maschinen und Personal verfügbar sind, um Aufträge termingerecht zu bearbeiten.
• Materialbedarfsplanung: Berechnung und Überwachung der benötigten Materialien, um Produktionsengpässe zu vermeiden.
• Fertigungssteuerung: Echtzeitüberwachung der Produktionsprozesse, um Anpassungen bei Abweichungen vorzunehmen.
• Auftragsmanagement: Verwaltung und Priorisierung von Produktionsaufträgen basierend auf Lieferterminen und Ressourcenverfügbarkeit.

Wo finden PPS-Systeme hauptsächlich Anwendung?

Software für Produktionsplanung und -steuerung wird vor allem in produzierendem Gewerbe eingesetzt, zum Beispiel in der Fertigungs-, Automobil- oder Maschinenbaubranche. Sie ist unverzichtbar, um komplexe Produktionsplanung zu koordinieren, Leerlaufzeiten zu minimieren und Kosten zu optimieren. Trotz ihrer spezialisierten Aufgaben arbeiten PPS-Systeme oft nicht isoliert, sondern in Kombination mit umfassenderen ERP-Softwarelösungen, um eine nahtlose Integration in die Geschäftsprozesse zu gewährleisten.

ERP – Das zentrale Nervensystem Ihres Unternehmens

Ein Enterprise-Resource-Planning-System ist eine umfassende Softwarelösung und wird oft als „zentraler Nerv“ des Unternehmens bezeichnet, da es verschiedene Abteilungen und Datenquellen miteinander vernetzt und so einen reibungslosen Informationsfluss ermöglicht. Ziel eines ERP-Systems ist es, die Effizienz und Transparenz im Unternehmen zu steigern, indem alle relevanten Daten und Prozesse in einer zentralen Plattform zusammengeführt und von dort aus gesteuert werden.

Zu den typischen Funktionen eine ERP-Software gehören:

• Finanzmanagement: Buchhaltung, Controlling und Berichtswesen in Echtzeit.
• Supply Chain Management: Verwaltung von Lieferketten, Lagerbeständen und Logistik.
• Vertriebs- und Kundenmanagement: Unterstützung des Vertriebsprozesses, vom Angebot bis zum Auftrag, sowie Customer-Relationship-Management- oder CRM-Funktionen.
• Personalwesen: Verwaltung von Gehaltsabrechnungen, Zeiterfassung und Personalplanung.

Es bietet zahlreiche Vorteile, wie die Steigerung der Effizienz, Minimierung von Fehlern und langfristige Skalierbarkeit. Besonders in Branchen wie Handel, Dienstleistung oder Produktion ein ERP ein unverzichtbares Werkzeug, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

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PPS und ERP – Wo liegt der Unterschied?

Obwohl PPS- und ERP-Systeme oft zusammenarbeiten, haben sie unterschiedliche Schwerpunkte und Einsatzbereiche. Während das PPS-System speziell auf die Produktionsprozesse ausgerichtet ist, deckt die ERP-Software die übergeordneten, unternehmensweiten Prozesse ab.

Ein weiterer Unterschied ist, dass das PPS-System eher operativ und kurzfristig agiert. Es unterstützt die tägliche Produktion, optimiert Ressourcen und reagiert flexibel auf Änderungen wie Maschinenstillstände oder Engpässe. Die ERP-Lösung ist strategischer ausgerichtet. Sie unterstützt langfristige Entscheidungen, wie Budgetplanung, Ressourcenverteilung und die Entwicklung von Wachstumsstrategien.

Fokus und Kernaufgaben von PPS- und ERP-Software

• PPS-System: Der Fokus liegt auf der Planung, Steuerung und Optimierung der Produktion. Es koordiniert Maschinen, Materialien und Personal, um die Fertigung effizient und termingerecht abzuwickeln. Typische Aufgaben sind Kapazitätsplanung, Fertigungssteuerung und Materialbedarfsplanung.
• ERP-System: Die Software ist umfassender und integriert alle Kernbereiche des Unternehmens, wie Finanzen, Logistik, Personalwesen und Vertrieb. Sie bietet eine zentrale Plattform, die Abteilungen miteinander verbindet und einen ganzheitlichen Überblick über die Geschäftsprozesse ermöglicht.

ERP und PPS – So arbeiten die Systeme zusammen

ERP- und PPS-Systeme ergänzen sich ideal, um Unternehmen eine umfassende Kontrolle über ihre Geschäfts- und Produktionsprozesse zu ermöglichen. Während eine ERP-Software als zentrale Plattform die Gesamtorganisation abbildet, konzentriert sich das PPS-System auf die Planung und Steuerung der operativen Fertigungsprozesse. Durch die Kombination beider Systeme entsteht eine nahtlose Integration zwischen strategischer Unternehmensführung und operativer Produktion.

So funktioniert die Zusammenarbeit:

• Datenfluss: Ein ERP-System stellt dem PPS-System relevante Informationen wie Verkaufsprognosen, Bestellungen oder Lagerbestände zur Verfügung. Das PPS-System nutzt diese Daten, um Produktionspläne zu erstellen und die optimale Ressourcennutzung zu gewährleisten.
• Produktionsrückmeldungen: Das PPS-System liefert Echtzeitdaten zu Produktionsfortschritten, Maschinenkapazitäten und Materialverbrauch an die ERP-Software zurück. Dadurch können Finanz-, Vertriebs- und Bestandsdaten im ERP automatisch aktualisiert werden.
• Effizienzsteigerung: Durch die Synchronisation der Systeme können Engpässe frühzeitig erkannt, Lieferzeiten optimiert und Kosten gesenkt werden.
• Bessere Entscheidungsfindung: Die Integration bietet Entscheidungsträgern einen ganzheitlichen Überblick über Unternehmens- und Produktionsprozesse, was zu fundierteren und schnelleren Entscheidungen führt.

Welche Branchen nutzen ERP- und PPS-Software?

ERP- und PPS-Systeme werden häufig in Branchen eingesetzt, in denen eine enge Verzahnung von Unternehmenssteuerung und Produktionsplanung notwendig ist. Dazu gehören insbesondere die Fertigung (z. B. Maschinenbau, Automobil- und Elektrotechnik), die chemische und pharmazeutische Industrie sowie die Lebensmittel- und Textilbranche. Auch in der Luft- und Raumfahrt sowie der Medizintechnik kommen beide Lösungen zum Einsatz.

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Ein Warenwirtschaftssystem (WWS) ist eine Softwarelösung die, wie der Name bereits vermuten lässt, Warenströme innerhalb eines Unternehmens verwaltet und steuert. Es bildet sämtliche Prozesse ab, die mit der Beschaffung, Lagerung und dem Verkauf von Waren zusammenhängen. Dadurch soll der Warenfluss effizient gestaltet, Bestände optimal verwaltet und Transparenz über den gesamten Prozess geschaffen werden.

Typische Funktionen eines Warenwirtschaftssystems:

• Bestandsmanagement: Überblick über Lagerbestände, automatische Nachbestellungen und Vermeidung von Über- oder Unterbeständen.
• Einkauf: Unterstützung bei der Lieferantenauswahl, Bestellung und Überwachung von Lieferungen.
• Vertrieb: Verwaltung von Verkaufsprozessen, Auftragsabwicklung und Rechnungsstellung.
• Logistik: Steuerung des Warenflusses, von der Wareneingangskontrolle bis zur Auslieferung.

Warenwirtschaftssysteme kommen vor allem in Handelsunternehmen zum Einsatz, sowohl im Grosshandel als auch im Einzelhandel. Sie bieten die Grundlage für eine effiziente Lagerhaltung und helfen dabei, Lieferzeiten zu verkürzen und Kosten zu reduzieren.

ERP vs. Warenwirtschaft – Die Unterschiede auf einen Blick

Obwohl ERP- und Warenwirtschaftssysteme ähnliche Ziele verfolgen – die Effizienz und Transparenz im Unternehmen zu steigern – gibt es deutliche Unterschiede in den Funktionen und Anwendungsbereichen. Während ein Warenwirtschaftssystem vor allem auf den Warenfluss fokussiert ist, bietet ein ERP-System eine ganzheitliche Lösung für nahezu alle Unternehmensprozesse, Warenwirtschaft inklusive. Dies sind die gravierendsten Unterschiede:

Funktionsumfang

• Warenwirtschaftssystem: Konzentriert sich auf die Verwaltung von Lagerbeständen, Bestellungen, Wareneingängen und Vertrieb. Es ist ideal für Unternehmen, die primär Waren bewegen, zum Beispiel im Handel oder Grosshandel.
• ERP-System: Geht weit über die Warenwirtschaft hinaus und integriert Bereiche wie Finanzen, Personalwesen, Produktionsplanung und Kundenmanagement.

Nutzung

• Warenwirtschaftssystem: Perfekt für kleinere Unternehmen oder KMU, die eine spezialisierte Lösung für den Warenfluss suchen, ohne umfangreiche Prozesse zu integrieren.
• ERP-System: Für Unternehmen, die eine zentrale Plattform benötigen, um alle Abteilungen miteinander zu verknüpfen und datengetrieben zu arbeiten.

Skalierbarkeit

• Warenwirtschaftssystem: Eher begrenzt in der Erweiterung, da es auf den Warenfluss spezialisiert ist.
• ERP-System: Modular aufgebaut, sodass Unternehmen mit einem Basismodul starten und weitere Funktionen bei Bedarf hinzufügen können.

Wenn ein Unternehmen primär Waren verwaltet und einfache Prozesse abbilden möchte, kann ein Warenwirtschaftssystem eine kostengünstige Lösung sein. Ist das Ziel jedoch langfristige Skalierbarkeiten und die Integration mehrerer Geschäftsbereiche, dann führt kein Weg an einem ERP-System vorbei.