Was Schweizer Firmen über ERP-Systeme wissen sollten

Ein ERP-System ist für viele Unternehmen ein unverzichtbares Werkzeug, um ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und effizient zu gestalten. Doch was genau verbirgt sich hinter dem Begriff ERP, und wie unterscheidet es sich ein ERP-System von einem CRM oder einer Buchhaltungssoftware? In diesem Artikel geben wir eine Einführung in die Welt der ERP-Systeme, erklären deren Funktionen und nennen bekannte Anbieter. Zudem beleuchten wir die Vor- und Nachteile sowie die Unterschiede zwischen Cloud- und On-Premise-Lösungen.

Was ist ein ERP-System und wofür wird es benötigt?

ERP steht für Enterprise Resource Planning, als in etwa Firmenressourcenplanung. Ein ERP-System ist eine umfassende Softwarelösung, die verschiedene Geschäftsprozesse eines Unternehmens zentral zusammenführt und automatisiert. Ein ERP-System bietet eine zentrale Plattform, auf der Daten aus unterschiedlichen Abteilungen wie Finanzwesen, Produktion, Beschaffung, Logistik, Vertrieb und Personalwesen in Echtzeit erfasst und verarbeitet werden. Diese zentrale Datenbank ermöglicht es Unternehmen, Informationen schnell und präzise über Abteilungsgrenzen hinweg abzurufen und zu verwenden.

Der Einsatz eines ERP-Systems führt zu mehr Transparenz innerhalb des Unternehmens, da alle Unternehmensbereiche und Prozesse miteinander verknüpft sind. So können Abteilungen nicht nur ihre eigenen Aufgaben effizienter erledigen, sondern auch nahtlos mit anderen Bereichen zusammenarbeiten. So kann das Finanzwesen jederzeit auf aktuelle Zahlen aus der Produktion zugreifen, um Budgets und Kosten besser zu steuern. Dadurch wird nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch das Risiko von Fehlern und Informationsverlusten deutlich reduziert.

Darüber hinaus bietet ein ERP-System eine solide Grundlage für die Planung und Steuerung der Geschäftsressourcen, was besonders in komplexen, wachsenden Unternehmen wichtig ist. So können Ressourcen, wie Materialien und Arbeitskräfte, optimal geplant und eingesetzt werden, um Engpässe zu vermeiden und die betriebliche Leistung zu maximieren.

Wie unterscheidet sich ein ERP-System von anderen Business-Software-Lösungen?

Im Gegensatz zu anderen Business-Software-Lösungen ist ein ERP-System darauf ausgelegt, sämtliche Kernprozesse eines Unternehmens abzudecken und zu integrieren. Spezialisierte Softwarelösungen wie Customer-Relationship-Management-Systeme (CRM) oder Buchhaltungssoftware konzentrieren sich in der Regel nur auf bestimmte Funktionen innerhalb des Unternehmens.

• Ein CRM-System unterstützt die Verwaltung von Kundenbeziehungen und damit vor allem Vertrieb und Marketing. Es hilft dabei, Verkaufsprozesse zu organisieren, Kundeninteraktionen zu verfolgen und die Kundenbindung zu verbessern.
• Buchhaltungssoftware ist speziell auf finanzielle Prozesse wie die Erstellung von Bilanzen, die Überwachung von Einnahmen und Ausgaben im Controlling sowie die Einhaltung von Steuervorschriften ausgelegt. Sie bietet keine tiefergehende Integration in andere Geschäftsbereiche wie Logistik oder Personalmanagement.

Das Besondere an einem ERP-System ist, dass es diese Einzellösungen in einer einzigen Plattform zusammenführt. Alle Daten sind miteinander verknüpft, sodass Änderungen in einem Bereich (etwa Bestellungen im Einkauf) sofort in anderen Bereichen (z. B. dem Lagerbestand oder der Finanzbuchhaltung) sichtbar sind. Dies minimiert nicht nur den Zeitaufwand für manuelle Datenübertragungen, sondern reduziert auch das Risiko von Datenfehlern und Inkonsistenzen.

Ein ERP-System bietet also eine ganzheitliche Lösung, die es Unternehmen ermöglicht, auf einer einheitlichen Datenbasis alle Aspekte ihres Betriebs zu verwalten und zu optimieren. Es ist besonders für Unternehmen interessant, die wachsen oder deren Prozesse zunehmend komplexer werden.

Ein kurzer historischer Überblick der ERP-Systeme

Die Wurzeln der ERP-Systeme reichen zurück in die 1960er Jahre, als Unternehmen begannen, sogenannte Material-Requirements-Planning-Systeme (MRP) zu nutzen. Diese ersten Systeme halfen hauptsächlich in der Produktion, indem sie den Materialbedarf ermittelten und den Produktionsprozess optimierten. In den 1980er Jahren entwickelten sich MRP-Systeme weiter zu MRP II – jetzt Manufacturing Resource Planning. Neben der Materialplanung waren auch Produktionsplanung, Qualitätsmanagement und Finanzfunktionen enthalten.

In den 1990er Jahren entstand dann das moderne ERP. Es integriert nicht nur Produktions- und Finanzprozesse, sondern alle wesentlichen Geschäftsbereiche, von der Beschaffung über das Personalwesen bis hin zum Vertrieb. Mit dem Aufkommen von Cloud-Technologien ab den 2010er Jahren verlagerten sich viele ERP-Programme in die Cloud, was zu einer höheren Flexibilität und Skalierbarkeit führte. Moderne ERP-Systeme bieten nun eine vollumfassende Lösung für Unternehmen jeder Größe und Branche.

SAP und ERP: Ein und dasselbe?

SAP ist einer der größten und bekanntesten Anbieter von ERP-Software weltweit. Oftmals wird der Begriff SAP fälschlicherweise synonym mit ERP verwendet. ERP bezeichnet eine Kategorie von Software, die verschiedene Geschäftsprozesse integriert und automatisiert. SAP ist lediglich einer der Anbieter einer solchen Lösung. Es gibt viele weitere Softwarelösungen für verschiedene Bedürfnisse und Unternehmensgrößen.

SAP bietet eine extrem leistungsfähige und vielseitige ERP-Lösung, die auf die Anforderungen großer, komplexer Unternehmen zugeschnitten ist. SAP S/4HANA, die aktuelle Version des SAP-ERP-Systems, deckt eine breite Palette an Funktionen ab, von der Finanzbuchhaltung über die Produktionssteuerung bis hin zur Supply-Chain-Optimierung. Diese Vielseitigkeit und Funktionsfülle macht SAP besonders für große Konzerne interessant, die mehrere Standorte und internationale Geschäftstätigkeiten verwalten müssen.

Ein großer Unterschied zwischen SAP und anderen ERP-Systemen, wie etwa Microsoft Dynamics 365 Business Central, liegt in der Komplexität und den Anforderungen an die Implementierung. SAP-Lösungen sind häufig umfangreich und erfordern eine detaillierte Anpassung an die spezifischen Geschäftsprozesse eines Unternehmens. Dies macht SAP zu einer robusten Lösung für Großkonzerne, die bereit sind, in eine aufwendige Implementierung zu investieren, um ihre komplexen Anforderungen zu erfüllen.

Im Gegensatz dazu sind ERP-Lösungen wie Microsoft Dynamics 365 Business Central oft flexibler und besonders für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet. Dynamics 365 ist modular aufgebaut, sodass Unternehmen nur die Funktionen nutzen können, die sie wirklich benötigen. Das System wächst mit der Organisation. Diese Flexibilität und der geringere Implementierungsaufwand machen Business Central zu einer beliebten Wahl für KMUs, die ihre Geschäftsprozesse optimieren möchten, ohne den Aufwand und die Kosten einer umfangreichen SAP-Implementierung zu tragen.

Während SAP also auf die komplexen Anforderungen großer Unternehmen abzielt, bieten ERP-Services wie Business Central, Abacus oder myfactory speziell für KMUs maßgeschneiderte Lösungen. Diese Systeme sind leichter zu implementieren und bieten dennoch eine starke Integration und sind für kleinere Unternehmen oft kosteneffizienter.

Typische Funktionen eines ERP-Systems

ERP-Systeme bestehen aus einer Reihe von Modulen, die verschiedene Geschäftsprozesse unterstützen und miteinander verknüpfen. Jedes Modul ist auf bestimmte Funktionen eines Unternehmens spezialisiert, doch das zentrale Merkmal eines ERP-Systems ist die Integration all dieser Module in einer gemeinsamen Plattform. Dadurch wird sichergestellt, dass Daten nur einmal eingegeben und in allen relevanten Bereichen in Echtzeit verfügbar sind.

Hier sind einige der wichtigsten Funktionen, die in einem typischen ERP-System enthalten sind:

Finanzwesen und Buchhaltung

Das Finanzmodul eines ERP-Systems ist oft eines der wichtigsten, da es die Verwaltung sämtlicher finanzieller Transaktionen im Unternehmen übernimmt. Dazu gehören die Erfassung von Einnahmen und Ausgaben, die Automatisierung der Buchhaltung, die Verwaltung von Zahlungen und Verbindlichkeiten sowie die Erstellung von Finanzberichten und die Unterstützung des Controllings. Unternehmen können damit ihre Finanzen effizienter steuern und erhalten durch Echtzeit-Daten einen klaren Überblick darüber wo sie gerade stehen. Zudem können Steuerberechnungen und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen automatisiert werden, was das Risiko menschlicher Fehler minimiert.

Logistik und Beschaffung

Das Logistik- und Beschaffungsmodul ermöglicht es Firmen, ihre Lagerbestände, Bestellungen und Lieferketten effizient zu verwalten. Ein ERP-System kann automatisch Lagerbestände verfolgen und melden, wenn Materialien oder Produkte knapp werden. Bestellungen lassen sich von der Anforderung bis zur Lieferung verwalten. Dies sorgt für eine bessere Planung der Materialressourcen und verhindert Engpässe, die die Produktion oder den Verkauf beeinträchtigen könnten. Durch die Integration mit dem Finanzmodul können die Kosten der Beschaffung und Lagerhaltung in Echtzeit überwacht werden.

Human Resources (HR)

Im Personalwesen unterstützt das ERP-System die Verwaltung von externem wie internem Personal, einschließlich Gehaltsabrechnungen, Zeiterfassung, Urlaubsplanung und Mitarbeiterentwicklung. Ein HR-Modul bietet eine vollständige Übersicht über die Personalressourcen des Unternehmens und hilft dabei, Personalprozesse wie die Verwaltung von Arbeitsverträgen effizienter zu gestalten. Die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen etwa bezüglich Sozialabgaben oder Arbeitszeitregelungen wird automatisiert.

Customer Relationship Management (CRM)

Das CRM-Modul konzentriert sich auf die Verwaltung von Kundenbeziehungen. Hier werden sämtliche Kundendaten, Verkaufschancen und Kundeninteraktionen erfasst. Unternehmen können damit Verkaufsprozesse gezielt steuern, Verkaufschancen verfolgen und die Kundenbindung stärken. Durch die Verknüpfung mit anderen Bereichen, wie dem Vertrieb und der Lagerhaltung, haben Unternehmen stets einen vollständigen Überblick über Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen.

Schnittstellen und Automatisierungen

Ein entscheidender Vorteil von ERP-Systemen liegt in ihrer Fähigkeit zur Integration mit anderen Softwarelösungen und Plattformen. Moderne ERP-Systeme bieten Schnittstellen zu Drittanbietersystemen, etwa zu E-Commerce-Plattformen, Zahlungsanbietern oder Lieferkettenmanagement-Tools. Dies ermöglicht es Unternehmen, verschiedene Geschäftsanwendungen miteinander zu verknüpfen und einen durchgängigen Datenfluss zu gewährleisten.

Ein weiterer zentraler Aspekt von ERP-Systemen ist die Automatisierung. Manuelle Prozesse, die früher viel Zeit und Aufwand erfordert haben, können durch ERP-Systeme automatisiert werden. Bestellungen können je nach Lagerbestand automatisch ausgelöst, Gehaltsabrechnungen auf Grundlage der erfassten Arbeitszeiten und Gehaltsvereinbarungen automatisch berechnet werden. Das reduziert das Risiko von Fehlern, beschleunigt Prozesse und entlastet die Mitarbeiter von Routineaufgaben, sodass sie sich auf strategische Themen konzentrieren können.

Cloud- vs. On-Premise-ERP: Was sind die Unterschiede?

Bei der Auswahl eines ERP-Systems müssen Unternehmen nicht nur entscheiden, welche Funktionen sie benötigen, sondern auch, wie das System bereitgestellt wird. Es gibt zwei Hauptoptionen: Cloud-basierte ERP-Systeme und On-Premise-ERP-Systeme.

Cloud-ERP: Flexibler Zugriff und weniger Wartungsaufwand

Bei einem Cloud-ERP wird das gesamte System in der Cloud gehostet. Das bedeutet, dass Software und Daten auf den Servern des Anbieters liegen und über das Internet zugänglich sind. Nutzer benötigen nur eine Internetverbindung, um von überall auf die ERP-Software zuzugreifen.

Wartung, Updates und Datensicherung werden vollständig vom Anbieter übernommen. Dies entlastet die internen IT-Abteilungen und reduziert den Aufwand für die Infrastruktur. Da Updates automatisch eingespielt werden, arbeiten Unternehmen stets mit der neuesten Version des ERP-Systems und müssen sich keine Sorgen um veraltete Software machen.

In puncto Kosten bieten Cloud-ERP-Lösungen oft ein Abonnementmodell (Software-as-a-Service, SaaS). Firmen zahlen eine monatliche oder jährliche Gebühr, was die Anfangsinvestitionen im Vergleich zu On-Premise-Systemen deutlich senkt.

On-Premise-ERP: Mehr Kontrolle, aber höhere Verantwortung

Im Gegensatz dazu wird ein On-Premise-ERP direkt auf den firmeneigenen Servern installiert und betrieben. Dies gibt Firmen die volle Kontrolle über ihre Daten, ihre Infrastruktur und ihre Sicherheitsmaßnahmen. Für Unternehmen, die strenge Datenschutzrichtlinien oder branchenspezifische Compliance-Vorschriften einhalten müssen, kann dies ein entscheidender Faktor sein.

Allerdings bringt diese Kontrolle auch einen größeren Verwaltungsaufwand mit sich. Unternehmen sind selbst für die Wartung der Hard- und Software, für regelmäßige Updates sowie für die Datensicherung und den Schutz vor Cyberangriffen verantwortlich. Dies erfordert eine gut ausgestattete IT-Abteilung und kann zu höheren Betriebskosten führen.

In Bezug auf Kosten ist die Anfangsinvestition bei On-Premise-ERP-Systemen oft höher, da Unternehmen die Softwarelizenzen sowie die erforderliche Hardware kaufen und installieren müssen. Diese einmaligen Investitionen können für kleinere Unternehmen eine finanzielle Hürde darstellen. Allerdings könnten die laufenden Kosten für große Unternehmen geringer sein, da je nach vertraglicher Gestaltung keine regelmäßigen Abonnementgebühren anfallen.

Wahl zwischen Cloud und On-Premise-ERP

Die Entscheidung zwischen einem Cloud-ERP und einem selbst betriebenen System hängt stark von den individuellen Bedürfnissen ab. Ein Cloud-ERP bietet mehr Flexibilität und geringere Wartungskosten und eignet sich besonders für kleinere Unternehmen oder solche, die Wert auf eine einfache und schnelle Implementierung legen. Ein On-Premise-ERP ist ideal für Unternehmen, die mehr Kontrolle über ihre Daten und Software benötigen und bereit sind, die damit verbundenen höheren Anfangskosten und Verwaltungsaufwände in Kauf zu nehmen.

Vor- und Nachteile eines ERP-Systems

Ein ERP-System bietet viele Vorteile, die die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens erheblich steigern können:

• Effizienz: Daten müssen nur einmal eingegeben werden und sind sofort in allen Abteilungen verfügbar. Dadurch werden Doppelarbeit und Fehler minimiert, da alle auf dieselben, aktuellen Informationen zugreifen.
• Transparenz: Echtzeit-Daten ermöglichen es, jederzeit einen Überblick über den gesamten Geschäftsbetrieb zu haben. Dies verbessert die Entscheidungsfindung und Reaktionsfähigkeit.
• Skalierbarkeit: ERP-Systeme wachsen mit dem Unternehmen und lassen sich problemlos an steigende Anforderungen anpassen, sei es durch zusätzliche Benutzer, Funktionen oder Module.
• Kostenersparnis durch Automatisierung: Viele manuelle Prozesse wie Bestellvorgänge oder Rechnungsabwicklungen werden automatisiert, was den Zeitaufwand reduziert und Kosten spart.

Trotz der vielen Vorteile gibt es auch Herausforderungen bei der Einführung eines ERP-Systems:

• Hohe Anfangsinvestitionen: Die Anschaffung eines ERP-Systems, insbesondere bei On-Premise-Lösungen, kann teuer sein. Dies gilt nicht nur für die Software, sondern auch für die notwendige Hardware und die IT-Infrastruktur.
• Implementierungsaufwand: Die Einführung kann zeitaufwendig sein, besonders wenn viele Prozesse angepasst oder neu strukturiert werden müssen.
• Anpassungsbedarf: Je nach Komplexität der bestehenden Geschäftsprozesse kann es notwendig sein, das ERP-System umfangreich zu customizen, was zusätzliche Zeit und Kosten erfordert.
• Betriebsstörungen: Der Übergang zu einem neuen System kann vorübergehend zu Störungen führen, während sich die Nutzer an die neuen Arbeitsabläufe gewöhnen.

In unserem Artikel ERP-Einführung: Warum so viele Projekte schief gehen und wie Sie es besser machen erläutern wir häufige Fehler und schlagen einen Prozess vor, der die Risiken minimiert.

Bekannte ERP-Systeme

Es gibt zahlreiche ERP-Systeme auf dem Markt, die speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen unterschiedlicher Größe zugeschnitten sind:

• Microsoft Dynamics 365 Business Central: Flexibel und benutzerfreundlich, ideal für KMUs.
• SAP: Marktführer, besonders geeignet für große Unternehmen.
• Oracle: Bietet umfassende ERP-Lösungen für international agierende Unternehmen.
• Abacus: Eine schweizerische ERP-Lösung für KMUs.
• myfactory: Cloud-basierte Lösung für KMUs.

Für detaillierte Vergleiche lesen Sie unsere Artikel 10 in der Schweiz beliebte ERP-Systeme im Vergleich und Cloud-ERP im Vergleich: Die besten Lösungen für Schweizer Unternehmen.