Topal vs. Business Central: Kosten, Funktionen und Zukunftssicherheit im Check

Ob präzise Finanzbuchhaltung oder die Integration weiterer Geschäftsbereiche – die passende Lösung muss nicht nur die Gegenwart meistern, sondern auch zukunftssicher sein. Zwei führende Anbieter treten hier in den Fokus: Topal, eine spezialisierte Buchhaltungssoftware, die auf die Bedürfnisse von KMUs und Treuhändern zugeschnitten ist, und Microsoft Dynamics 365 Business Central, ein vielseitiges ERP-System, das über die Buchhaltung hinaus Funktionen wie Lagerverwaltung, Projektmanagement und CRM bietet.

Dieser Artikel beleuchtet die Stärken und Schwächen beider Systeme und hilft Ihnen, die beste Wahl für Ihre Unternehmensanforderungen zu treffen.

Das ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central ist ein cloudbasiertes ERP-System, das weit über die reine Buchhaltung hinausgeht. Es bietet umfangreiche Funktionen von Kundenmanagement bis hin zur Lagerverwaltung. Als Teil des Microsoft-Ökosystems integriert es nahtlos Tools wie Excel und Teams, um Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu vernetzen. Business Central richtet sich an Unternehmen, die komplexe Abläufe zentral steuern und ihre Prozesse skalieren möchten.

Zielgruppe

• KMUs und wachsende mittelständische Unternehmen.
• Unternehmen mit internationalen Anforderungen.
• Firmen, die branchenspezifische Lösungen und flexible Erweiterungen benötigen.

Vorteile von Business Central

• Umfangreiche Funktionen: Von Buchhaltung über Lagerverwaltung bis hin zu CRM und Projektmanagement bietet Business Central alles in einem System.
• Hohe Skalierbarkeit: Ideal für Unternehmen, die wachsen oder international agieren möchten.
• Flexibilität und Anpassbarkeit: Modularer Aufbau und API-Unterstützung für individuelle Erweiterungen.
• Integration ins Microsoft-Ökosystem: Nahtlose Verbindung zu Excel, Teams, Power BI und weiteren Microsoft-Tools.

Mögliche Einschränkungen von Business Central

• Höhere Kosten: Die Investitions- und Implementierungskosten sind höher als bei Topal.
• Komplexität: Der Funktionsumfang kann für kleine Unternehmen anfangs überwältigend wirken.
• Längere Implementierungszeit: Die Einführung erfordert Planung und oft Unterstützung durch Experten.

Überblick über die Buchhaltungssoftware Topal

Topal Solutions AG ist ein Schweizer Anbieter, der sich auf Buchhaltung für kleine und mittelständische Unternehmen sowie Treuhänder spezialisiert hat. Die Lösung ist in zwei separate Systeme aufgeteilt: Finanz- und Lohnbuchhaltung. Beide Systeme decken alle Anforderungen der Schweiz ab und bestechen durch einfache Bedienung. Die Buchhaltungssoftware eignet sich besonders für Unternehmen, die primär Rechnungsstellung, Kontoführung und MWST-Abrechnung benötigen, während die Lohnbuchhaltungssoftware speziell für die Anforderungen der Schweizer Lohnverarbeitung entwickelt wurde.

Zielgruppe

• Treuhänder und Buchhaltungsbüros.
• Kleinere und mittelständische Unternehmen.
• Unternehmen mit rein lokalen Geschäftsprozessen.

Vorteile von Topal

• Benutzerfreundlichkeit: Die intuitive Oberfläche erleichtert die Buchhaltung, auch für Einsteiger.
• Schweizer Fokus: Topal erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen der Schweiz, inklusive Mehrwertsteuerabrechnung und lokaler Finanzstandards.
• Kosteneffizienz: Günstige Lizenzmodelle machen Topal besonders für KMUs und Treuhänder attraktiv.
• Schnelle Implementierung: Geringer Aufwand bei der Einführung und Schulung.
• Kostenlose Testversion: Topal kann 20 Tage gratis genutzt werden.

Mögliche Nachteile von Topal

• Begrenzte Skalierbarkeit: Für wachsende Unternehmen oder internationale Expansion fehlen erweiterte Funktionen.
• Eingeschränkte Integrationsmöglichkeiten: Schnittstellen zu Drittanbieter-Software sind begrenzt.

Funktionen von Topal und Business Central im direkten Vergleich

Topal und Business Central richten sich an unterschiedliche Zielgruppen mit spezifischen Anforderungen. Während Topal sich auf Buchhaltung konzentriert, bietet Business Central eine umfassende Lösung, die weit über die diese hinausgeht. Im folgenden Vergleich stellen wir die zentralen Funktionen beider Systeme gegenüber, um ihre Unterschiede zu verdeutlichen.

Finanzbuchhaltung

• Topal: Bietet alle Standardfunktionen der Schweizer Finanzbuchhaltung, inklusive MWST-Abrechnung, Kontoführung und Debitoren/Kreditoren-Buchhaltung.
• Business Central: Deckt erweiterte Buchhaltungsfunktionen ab, wie Budgetierung, Anlagenbuchhaltung, Mehrwährungsfähigkeit und Finanzprognosen.

Warenwirtschaft und Lagerverwaltung

• Topal: Bietet keine umfassende Warenwirtschaft oder Lagerverwaltung. Für Handels- oder Logistikunternehmen ist dies ein Nachteil.
• Business Central: Vollwertige Warenwirtschaft mit Bestandsführung, Beschaffung, Lieferkettenmanagement und automatisierten Lagerprozessen.

CRM-Funktionen

• Topal: Beschränkt auf grundlegende Kundendatenverwaltung.
• Business Central: Integriertes CRM für Vertrieb, Kundenpflege und Marketing-Automatisierung.

Projektmanagement

• Topal: Keine Projektmanagement-Funktionen verfügbar.
• Business Central: Umfassendes Projektmanagement mit Ressourcenplanung, Budgetierung und Zeiterfassung.

Mehrwährungs- und Mehrsprachenfähigkeit

• Topal: Eingeschränkt, da Mehrwährung nur im Zusatzmodul verfügbar.
• Business Central: Vollständige Unterstützung für internationale Geschäftsanforderungen mit Mehrwährungs- und Mehrsprachfähigkeit.

Reporting und Analyse

• Topal: Standardberichte wie Bilanzen, MWST-Auswertungen und Gewinn-Verlust-Rechnungen.
• Business Central: Erweiterte Analysefunktionen durch Power BI, Echtzeit-Reporting und anpassbare Dashboards.

Integration und Kompatibilität: Wie können die Lösungen in bestehende Systeme integriert werden?

Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet flexible Integrationsmöglichkeiten, um bestehende Systeme nahtlos einzubinden. Mithilfe der offenen REST-API und standardisierten Webservices können Sie individuelle Workflows erstellen und Daten direkt zwischen verschiedenen Softwarelösungen synchronisieren.

Die Software unterstützt den Datenaustausch über gängige Formate wie XML, CSV oder Excel und ermöglicht so eine reibungslose Verbindung mit bestehenden ERP-, CRM- oder E-Commerce-Systemen. Besonders hilfreich ist die Möglichkeit, Legacy-Systeme durch Integration schrittweise abzulösen, ohne den laufenden Geschäftsbetrieb zu unterbrechen.

Topal bietet standardisierte Schnittstellen, die eine einfache Integration in bestehende IT-Landschaften ermöglichen. Über Im- und Exportfunktionen können Buchhaltungsdaten, Kontenpläne oder Belege in Formaten wie CSV oder Excel unkompliziert in andere Systeme übertragen werden. Die API von Topal erlaubt darüber hinaus die Anbindung an spezifische Unternehmenslösungen, um den Datenaustausch automatisiert abzuwickeln.

Insbesondere für die Zusammenarbeit mit Schweizer ERP-Systemen und Banken ist Topal optimiert, wodurch bestehende Prozesse nahtlos ergänzt oder optimiert werden können.

Möglichkeiten zur Skalierung und Anpassung

Die Anforderungen an Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit variieren je nach Unternehmensgrösse und Komplexität der Geschäftsprozesse. Während Topal auf einfache Konfigurationen für kleinere Unternehmen setzt, bietet Business Central umfassende Möglichkeiten zur Individualisierung und Erweiterung.

Einfache Konfigurationen mit Topal

Topal richtet sich vor allem an Freiberufler, Treuhänder und kleinere KMUs, die einfache Buchhaltungsprozesse abbilden möchten. Die Software ist ideal für Unternehmen, die grundlegende Anforderungen wie Rechnungsstellung, Kontoführung und Mehrwertsteuerabrechnung haben. Für wachsende oder grössere Unternehmen bietet Topal jedoch kaum Skalierungsmöglichkeiten, da tiefere Individualisierungen oder modulare Erweiterungen fehlen.

Anpassungen beschränken sich auf einfache Konfigurationen, wie:

• Individuelle Rechnungs-Layouts
• Anpassung von Kontenplänen
• Basis-Datenexporte (z. B. CSV und PDF)

Umfangreiche Anpassungen mit Business Central

Dynamics 365 Business Central ist für mittelständische Unternehmen und wachstumsorientierte KMUs konzipiert, die ihre Geschäftsprozesse skalieren und individuell anpassen möchten. Dank der modularen Architektur kann die ERP-Lösung schrittweise erweitert werden: Lagerverwaltung, CRM und Projektmanagement lassen sich über die Dynamics-365-Suite flexibel hinzufügen.

Die zahlreichen Anpassungsmöglichkeiten umfassen:

• Customizing durch eigene Felder, Workflows und massgeschneiderte Berichte.
• Individuelle Integrationen und Anbindung externer Systeme mithilfe der REST-API.
• Zahlreiche Apps über den Microsoft AppSource-Marktplatz erweitern Business Central.
• Zusatzmodule für Fertigung, Handel oder E-Commerce über die Dynamics-365-Suite.
• Einfache Anbindung und Integration mit anderen Microsoft-Dienstes.

Durch diese Flexibilität bleibt Business Central auch für wachsende Unternehmen oder internationale Organisationen zukunftssicher und passt sich individuellen Anforderungen optimal an.

Bereitstellungsoptionen und Implementierung von Business Central und Topal

Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet flexible Bereitstellungsoptionen, die sowohl als Cloud-Lösung als auch On-Premises verfügbar sind. Die Cloud-Version ermöglicht eine schnelle Bereitstellung, ohne dass eigene Server erforderlich sind, während On-Premises mehr Kontrolle über Daten und Systeme bietet. Die Implementierung von Business Central kann komplex sein, da sie häufig eine Datenmigration, individuelle Anpassungen und Schulungen erfordert. Mit der Unterstützung von Microsoft-Partnern wie Nexova Dynamics können Sie jedoch effizient und schnell mit Business Central starten.

Topal ist eine rein cloudbasierte Lösung, die sich durch ihre einfache Bereitstellung auszeichnet, da keine zusätzliche IT-Infrastruktur notwendig ist. Die Implementierung ist in der Regel in kürzester Zeit abgeschlossen, da das System übersichtlich gestaltet und auf die Kernanforderungen von KMU ausgerichtet ist. Die Übernahme bestehender Daten, etwa aus vorherigen Buchhaltungssystemen, erfolgt über standardisierte Importformate wie CSV oder Excel, wodurch der Einstieg in die Nutzung von Topal unkompliziert ist.

Massnahmen für Sicherheit und Compliance

Topal speichert sensible Unternehmensdaten in zertifizierten Schweizer Rechenzentren, was besonders für lokal agierende Unternehmen attraktiv ist. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt, regelmässige Backups sorgen für zusätzliche Sicherheit. Topal erfüllt die Schweizer Datenschutzgesetze sowie die Anforderungen der DSG, was eine gesetzeskonforme Verwaltung von Finanz- und Personendaten gewährleistet.

Dynamics 365 Business Central setzt auf die Microsoft Azure Cloud, die höchsten globalen Sicherheitsstandards entspricht. Unternehmen können den Speicherort regional festlegen (z. B. Schweiz oder EU), um nationale Datenschutzvorgaben einzuhalten. Die Lösung erfüllt ebenfalls die DSG und unterstützt internationale Finanz- und Compliance-Anforderungen wie IFRS. Durch umfassende Verschlüsselung bietet Business Central zusätzliche Sicherheit für wachsende und global tätige Unternehmen.

Preisüberblick: Was kosten Business Central und Topal?

Die Kosten für Business-Software setzen sich aus mehreren Faktoren zusammen, darunter Lizenzgebühren, Support, Wartung, Erweiterungen und Implementierungsaufwand. Sowohl Topal als auch Business Central bieten unterschiedliche Preismodelle für die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe.

Topal – Günstige Software für die Buchhaltung

Topal eignet sich vor allem für Freiberufler und kleinere KMUs, die eine kostengünstige Lösung ohne hohe Investitionen suchen.

• Lizenzkosten: Basispaket Finanzbuchhaltung inkl. 2 Benutzer und 5 Mandanten für einmalig CHF 1’400. Dazu kommen nach Bedarf Zusatzmodule, wie Fremdwährung oder Kostenstellen ab CHF 400.
• Support: Im Preis inbegriffen.
• Wartung: Für regelmässige Updates muss das „TopUp“-Modul für jährlich CHF 280 gebucht werden.
• Implementierung: In der Regel einfach und kostengünstig.
• Erweiterungen: Begrenzte Möglichkeiten, die langfristig zu Einschränkungen führen können.

Business Central – Höhere Kosten, mehr Leistung

Die Einstiegskosten von Business Central sind deutlich höher, es handelt sich jedoch auch um eine umfangreiche ERP-Software und nicht um eine reine Buchhaltungsösung. Durch die langfristige Skalierbarkeit, Flexibilität und Anpassungsmöglichkeiten amortisiert sich die Investition meist bereits nach wenigen Jahren.

• Lizenzkosten: Essentials-Lizenz ab 62.70 CHF pro Benutzer/Monat und Premium-Lizenz ab 89.60 CHF pro Benutzer/Monat für erweiterte Funktionen.
• Implementierung: Komplexer als bei Topal, oft begleitet durch Partner wie Nexova Dynamics. Die Kosten starten bei CHF 7’900 und variieren je nach Projektspezifikationen.
• Wartung: Updates werden im Rahmen der Cloud-Lösung regelmässig bereitgestellt und sind in den monatlichen Lizenzgebühren enthalten.
• Support: Grundlegender Support ist im Abonnement enthalten.
• Erweiterungen: Die Kosten variieren für zusätzliche Apps über Microsoft AppSource oder massgeschneiderte Anpassungen.